Automatisation complète avec Elettric80 et Avalara

Basée à Viano, en Italie, Elettric80 conçoit et fabrique des équipements robotisés pour entrepôts, des chariots élévateurs guidés par laser, des systèmes de stockage haute densité ainsi que les logiciels permettant de piloter l’ensemble. Lorsqu’elle a ouvert une filiale américaine à Skokie, dans l’Illinois, l’entreprise a connu très rapidement une croissance considérable.

La petite équipe administrative de Skokie était fortement sollicitée par la gestion des certificats d’exonération, des déclarations, de la base de données en constante évolution des taux de taxe sur les ventes, ainsi que des changements résultant des fusions et acquisitions de clients.

« Il devenait difficile pour nous de suivre l’évolution des taxes sur les ventes », explique Julie Meredith, directrice de la comptabilité et de l’administration chez Elettric80. « Le processus était assez manuel, et nous espérions alléger une partie de la charge de travail supplémentaire qui pesait sur notre équipe administrative : paramétrer les taux de taxe de nouveaux clients, gérer la base de données des taux, administrer les certificats d’exonération et nous tenir au courant des règles fiscales aux États-Unis et au Canada. À plusieurs reprises, nous avons appris qu’un taux avait changé par l’intermédiaire d’un client, ou parce que nos chiffres ne correspondaient pas au moment de déposer une déclaration. À mesure que l’entreprise se développe, ce type d’erreur devient de plus en plus coûteux. »

« Notre principale exigence était que la solution soit hébergée dans le cloud », explique Luciano Spotti, responsable informatique de l’entreprise. « Je ne voulais rien avoir à installer sur site, car nous cherchons à réduire la maintenance de nos solutions informatiques. »

« Nous ne vendons pas un million de références différentes, nous ne voulions donc pas d’une solution extrêmement complexe », ajoute Julie. « Nous avions surtout besoin d’un outil permettant d’automatiser le processus, de le rendre plus objectif et d’être simple à utiliser. »

Compte tenu de ces exigences et de la nécessité d’intégrer la solution à SAP, l’équipe a choisi Avalara, qui a fait appel à DuCharme, McMillen & Associates (DMA), un partenaire spécialisé dans l’intégration à SAP.

Une fois le choix d’Avalara arrêté, la mise en œuvre s’est déroulée rapidement. « Je crois que nous n’avons eu que deux réunions », se souvient Luciano. « La première, début novembre, pour signer le contrat avec Avalara, et la seconde, une semaine plus tard, avec DMA, afin de discuter de la configuration et du calendrier du projet. Il ne nous a fallu que quelques jours pour configurer SAP en vue de l’intégration, car Julie et moi étions pratiquement les seuls à prendre les décisions. Le processus a été très court. »

Après avoir testé les systèmes en interne pendant quelques semaines, Elettric80 a mis en production Avalara AvaTax, Avalara Returns et Avalara CertCapture.