Equipment Corporation of America gagne du temps et de l'argent avec Avalara

Equipment Corporation of America (ECA) fournit des équipements lourds destinés aux projets de forage, de battage de pieux, de levage, de gréage, de découpe de boues, de malaxage des sols et de stabilisation des terrains. Les équipements peuvent être achetés ou loués. L’entreprise fournit également des pièces détachées, des services de maintenance et un accompagnement en conseil. La liste, presque interminable, des projets auxquels ECA a participé comprend notamment la fourniture d’équipements de fondation pour le World Trade Center, le mémorial des vétérans du Vietnam, le mémorial Thomas Jefferson, le barrage Hoover, le métro de Washington, le projet Big Dig, le métro de Toronto et presque tous les stades situés à l’est du Mississippi. Fondée en 1918, l’entreprise compte aujourd’hui neuf agences, de Toronto à Jacksonville, en Floride, et de Washington à Milwaukee, dans le Wisconsin.

« Lorsque j’ai commencé à travailler ici, il y a 15 ans, nous n’avions que trois agences et nous percevions la taxe sur les ventes dans sept à dix États », explique Becky Wade, comptable chez ECA. « C'était déjà compliqué. Nous n’étions que quatre dans le service et nous étions constamment débordés. Les autres services ne pouvaient pas établir eux-mêmes leurs factures, car nous utilisions un énorme classeur rempli de codes, pour la main-d’œuvre, le transport, la vente de pièces et la vente d’équipements, qu’il fallait, semblait-il, modifier ou mettre à jour chaque jour. » « La gestion des taxes sur les ventes était extrêmement stressante », poursuit Becky. « On se demande sans cesse si l’on procède correctement, et les délais jouent aussi un rôle important. Lorsqu’une erreur imposait de corriger une déclaration, il fallait parfois passer beaucoup de temps au téléphone avec l’administration fiscale de l’État… C’était vraiment pénible. » Pour ne rien arranger, Becky explique que les devis commerciaux d’ECA n’étaient jamais exacts. « Nous ajoutions en bas de page une mention indiquant : « Taxes sur les ventes non comprises. » Pire encore, lorsque l’État de New York a contrôlé l’entreprise, le déroulement du contrôle comme son issue ont été particulièrement éprouvants. « Nous avons tous dû mettre la main à la pâte », se souvient Becky, « en ressortant des factures de cartons et en recherchant les chiffres nécessaires. Au final, l’entreprise a dû payer une somme importante. »

Peu après le contrôle de l’État de New York, Becky et Jamie Govey, vice-président chargé des finances, ont participé à une réunion d’un groupe d’utilisateurs consacrée à Equipment Business Software (eBS) Next, au cours de laquelle un représentant d’Avalara est intervenu. Après la réunion, ils ont rencontré le représentant d'Avalara. « Nous voulions en savoir plus, puis nous avons commencé à comprendre à quel point notre travail pourrait devenir plus simple », explique Becky, « et à quel point ce contrôle fiscal aurait lui aussi pu être plus facile à gérer. »