IDville réduit ses coûts et gagne en efficacité grâce à Avalara et SalesPad by Cavallo®

IDville est un acteur majeur des solutions d’identification, spécialisé dans le contrôle d’accès par carte, les badges employés, les systèmes d’impression de cartes d’identité et les accessoires. Basée à Kentwood, dans le Michigan, l’entreprise adopte une stratégie marketing multicanal combinant la vente directe, des places de marché en ligne comme Amazon et Staples, ainsi qu’un programme national de catalogues, avec trois millions d’exemplaires envoyés chaque année aux entreprises. Avec une équipe réduite mais très efficace de 17 personnes, l’entreprise traite chaque jour de nombreuses commandes et sert des clients dans les secteurs de l’éducation, de la santé et de la sécurité des entreprises.

À mesure qu’IDville étendait sa présence à l’échelle nationale, la conformité fiscale devenait de plus en plus complexe. Avec une présence dans 35 États, la gestion manuelle de ses obligations multijuridictionnelles était chronophage et source d’erreurs. Les exigences en matière d’immatriculation et de licences variaient d’un État à l’autre, ce qui compliquait leur suivi et augmentait le risque de non-conformité. Le dépôt manuel des déclarations entraînait des retards et des erreurs, avec à la clé des amendes et des pénalités.

La gestion des ventes exonérées de taxes réalisées auprès des établissements scolaires constituait un autre défi majeur : l’absence de certificats retardait le traitement des factures et alourdissait la charge administrative.

La stratégie de vente multicanal d’IDville, qui associe commerce en ligne, places de marché et catalogues, complexifiait encore la gestion fiscale. L’entreprise avait donc besoin d’une solution évolutive, fluide et automatisée capable de gérer ses obligations fiscales à chaque étape du processus.

Avant d’adopter Avalara, IDville faisait appel à un prestataire pour gérer sa conformité fiscale, mais rencontrait des difficultés en raison d’un service client irrégulier. Des erreurs dans le dépôt des déclarations avaient entraîné des pénalités, tandis que la gestion des certificats d’exonération était devenue difficile. L’entreprise avait besoin d’un système capable de s’intégrer à Microsoft Dynamics GP et à SalesPad afin d’optimiser la gestion de la taxe sur les ventes.

L’intégration d’Avalara à SalesPad a aidé IDville à améliorer la gestion de ses commandes et à assurer sa conformité avec un minimum d’interventions manuelles. En adoptant les deux solutions, IDville a automatisé le calcul des taxes, simplifié la gestion des exonérations et intégré la conformité à ses processus. L’entreprise a ainsi réduit la saisie manuelle et amélioré la précision de ses déclarations dans tous les États où elle collecte et reverse la taxe sur les ventes.