LAZ Parking réduit ses risques de non-conformité grâce à Avalara

Fondée en 1981 à Hartford, dans le Connecticut, LAZ Parking est l’une des entreprises de stationnement les plus importantes et à la croissance la plus rapide aux États-Unis. Elle exploite plus de 1,2 million de places de stationnement réparties sur plus de 3 100 sites dans 35 États. Forte de quatre décennies d’expérience dans la gestion du stationnement ainsi que dans les services de transport et de mobilité, LAZ intervient dans de nombreux secteurs, notamment l’hôtellerie et les services de voiturier, les immeubles de bureaux, les établissements de santé, les aéroports et les transports, les campus, les administrations publiques et municipales, le commerce de détail, l’événementiel, les immeubles résidentiels et les services de navette.

La croissance de LAZ Parking s’est fortement accélérée ces dernières années, à la fois de manière organique et par le biais d’acquisitions. Cette évolution a accru la charge de travail et la complexité liées aux licences d’exploitation exigées aux différents niveaux de juridiction. Le volume de licences, d’autorisations et de redevances à gérer a encore augmenté avec l’ajout rapide de nouvelles activités.

« Heureusement, nous entretenons de bonnes relations avec la plupart des administrations avec lesquelles nous travaillons », explique Heather Parker, responsable de la conformité. « Mais sur certains de nos principaux marchés, aucune non-conformité n’est tolérée. Les autorités peuvent tout simplement vous obliger à cesser votre activité. »

Chez LAZ Parking, seules deux personnes sont chargées de gérer les licences d’exploitation nécessaires dans l’ensemble du pays. Pour suivre la forte croissance de l’entreprise, il était évident qu’il fallait mettre en place des systèmes et des processus adaptés. Heather et sa collègue, Sarah Parente, ont commencé par répertorier les licences et autorisations requises dans une feuille de calcul Excel, avant de stocker les documents dans une base de données développée en interne. Cette base permettait de mieux centraliser les licences, mais ses fonctions de reporting, de notification et de suivi restaient limitées. « Elle ne répondait pas à nos besoins. Nous ne gérions pas vraiment les licences : c’était simplement un endroit où les stocker », reconnaît Heather.

« Cela faisait dix ans que je réclamais une solution de ce type », plaisante Heather. « Avec notre expansion dans des villes très réglementées, où les contrôles sont stricts, ainsi qu’avec toutes nos acquisitions, nous sommes devenus une cible importante. L’année dernière, je suis donc allée voir notre directeur financier et je lui ai dit : « Cette fois, nous nous lançons. »

Plusieurs facteurs ont permis à Avalara License Management (ALM) de figurer parmi les solutions présélectionnées par LAZ Parking. Le fait qu’ALM soit une solution cloud a constitué un argument majeur. « Comme nous fonctionnons avec des équipes réduites, nous ne voulions pas que notre service informatique ait à prendre en charge une quelconque partie du système. Au final, nous avons simplement fourni nos données et Avalara s’est occupée du reste. Les équipes chargées de la gestion du projet et de la transition ont été excellentes », explique Heather.

Avant même la fin du projet, LAZ Parking a également fait personnaliser la solution afin de gérer ses obligations en matière de cautionnement. Grâce à ALM, l’entreprise a pu regrouper ses nombreux portefeuilles de licences d’exploitation dans une base de données unique et sécurisée, puis les gérer dans un environnement collaboratif à l’aide de workflows adaptés à ses besoins. Heather et Sarah peuvent désormais assurer la conformité continue de l’entreprise grâce à un calendrier dynamique et récupérer le temps auparavant consacré à des tâches répétitives.