Quelques mois seulement après le lancement du site de Merle Norman Cosmetics, la pandémie de COVID-19 a frappé les entreprises du commerce de détail. Alors que de nombreux instituts Merle Norman Cosmetics commençaient à fermer, l’activité de commerce électronique est devenue une véritable bouée de sauvetage pour l’entreprise. L’investissement dans une solution automatisée de gestion des taxes sur les ventes, étroitement intégrée à son ERP, s’est alors révélé particulièrement judicieux.
« Nous vendons dans les 50 États ainsi que dans le district de Columbia », explique Michael. « Nous déposons des déclarations dans 37 États, selon une fréquence mensuelle, trimestrielle ou annuelle. Cela inclut certains des plus grands États du pays, qui comptent de très nombreuses villes et de très nombreux comtés. Les exigences de conformité y sont donc particulièrement lourdes. Il nous serait impossible de gérer tout cela en interne. Heureusement, Avalara était déjà en place. »
Michael souligne les gains de temps et la sérénité que l’automatisation et l’intégration ont apportés, notamment pour le dépôt des déclarations avec Avalara Returns. « Auparavant, le processus était extrêmement laborieux : il fallait littéralement remplir une déclaration fiscale, télécharger les informations depuis SYSPRO et passer beaucoup de temps à en vérifier l’exactitude. Nous avons environ 800 codes article actifs, dont la taxabilité varie d’une juridiction à l’autre. Tout cela a été correctement paramétré, ce qui simplifie considérablement les choses. La vie de mon contrôleur financier s’est radicalement améliorée depuis que le processus a été autant simplifié, car il peut désormais se concentrer essentiellement sur la vérification. »
« L’autre grande composante de notre activité est la vente en gros », ajoute Michael. « J’ai donc immédiatement pensé qu’il fallait aussi utiliser cette solution automatisée dans ce domaine. »
L’activité de vente en gros connaît à nouveau une forte croissance et représente une part importante du chiffre d’affaires de Merle Norman Cosmetics. Bon nombre de ces ventes sont exonérées de taxe.
« L’obtention et la gestion des certificats de revente étaient autrefois un véritable casse-tête », explique Michael. « Notre interlocuteur chez Avalara m’a présenté Avalara Exemption Certificate Management, et le processus est désormais entièrement automatisé. Nous avons mis en place plusieurs campagnes qui ont immédiatement permis de recueillir les certificats de revente auprès des propriétaires d’instituts, au lieu que je doive passer 800 appels téléphoniques pour les obtenir. Et bien sûr, Avalara AvaTax récupère ces données afin que les grossistes exonérés ne soient pas taxés sur les articles destinés à la revente. Ils seraient furieux si cela arrivait. »
« Le principal apport d’Avalara dans notre parcours de conformité fiscale est l’automatisation d’un processus extrêmement complexe », conclut Michael. « La conformité n’est pas négociable, mais il n’y a tout simplement pas assez d’heures dans une journée pour tout gérer, à moins de constituer une équipe fiscale complète. La plupart des services comptables cherchent à faire davantage avec moins de ressources, et Avalara nous permet de consacrer notre temps aux véritables enjeux de l’entreprise. C’est ainsi que je souhaite que mon équipe utilise son temps, et c’est précisément ce qu’Avalara nous a permis de faire. »
