Micro Matic dépose environ 350 déclarations chaque mois dans 31 États. Selon Nick, son directeur financier consacrait auparavant quatre à cinq jours par mois à préparer les déclarations pour chaque État. Avec Avalara Returns, il accomplit désormais cette même tâche en 15 à 20 minutes.
Le logiciel a également réduit le temps nécessaire à l’ajout d’un nouvel État. « Auparavant, mon directeur financier pouvait consacrer plusieurs jours à l’ajout d’un État », se souvient Nick. « Il fallait extraire du système les données nécessaires pour remplir un formulaire, envoyer celui-ci, puis émettre un chèque si besoin. Grâce à Avalara, tout ce temps a été supprimé. Désormais, quelques minutes suffisent pour ajouter un État. »
Le Texas a de nouveau contrôlé Micro Matic au début de l’année 2021, cette fois pour une période de trois ans postérieure à la mise en œuvre d’Avalara AvaTax, d’Avalara Returns et d’Avalara CertCapture. Ce contrôle a demandé beaucoup moins de travail. « Grâce à la mise en œuvre d’Avalara, nous avons pu répondre à ce contrôle environ 90 % plus rapidement », explique Nick. « Avec CertCapture, je peux facilement télécharger un fichier de certificats d’exonération selon les critères de recherche de mon choix. Si je veux tous les certificats pour le Texas, par exemple, cela ne prend quelques minutes. »
Nick a ainsi constaté qu’il pouvait avoir confiance dans la conformité de Micro Matic. « Cette fois, nous ne devions pas un centime au Texas », dit-il. « C’est un excellent indicateur de la manière dont Avalara nous aide à protéger l’entreprise. Le risque d’erreur humaine est presque totalement éliminé. »
Nick utilise également la fonction de campagne de CertCapture pour gérer les certificats d’exonération arrivant bientôt à expiration « Je travaille par exemple en Floride, où les certificats expirent chaque année », explique-t-il. « Nous commençons à envoyer des messages en octobre ou en novembre, et il est appréciable de pouvoir régler ces questions dès le début de l’année. C’est bien préférable à devoir établir ultérieurement des avoirs sur un grand nombre de factures lorsqu’un client s’aperçoit qu’une taxe sur les ventes lui a été facturée. Cela nous a également fait gagner du temps de cette façon. De plus, nos clients ont le sentiment que nous les aidons de manière proactive à éviter ce désagrément. Nous utilisons aussi cette fonction chaque mois afin de cibler les certificats qui arriveront prochainement à expiration. »
