À mesure que ProviNET étendait sa présence géographique et élargissait son offre, ses obligations en matière de taxes sur les ventes se sont complexifiées, rendant la conformité plus difficile à assurer. Les processus manuels utilisés pour calculer les taxes sur les ventes et gérer les exonérations étaient devenus trop risqués et trop contraignants.
« C’était une tâche extrêmement laborieuse », explique Barb Cullinan, alors responsable des services aux entreprises chez ProviNET. Elle devait extraire les informations relatives aux transactions de l’ERP ConnectWise, puis transférer les données de taxe sur les ventes vers Microsoft Dynamics GP. Chaque mois, elle rapprochait les données des deux systèmes afin de vérifier que toutes les opérations imposables étaient correctement taxées et que les opérations exonérées ne l’étaient pas. La situation était d’autant plus complexe que ProviNET est également un revendeur assujetti à la taxe d’utilisation.
« Lorsque notre entreprise vendait des produits ou fournissait des services à des clients situés dans d’autres États, je constatais parfois des écarts », se souvient Barb. « Je devais alors rechercher leur origine et effectuer les corrections nécessaires. » Si, par exemple, une taxe sur les ventes avait été facturée par erreur à un client exonéré, il revenait à Barb de déterminer à quel niveau du processus l’erreur s’était produite.
Le principal risque en matière de conformité concernait toutefois la gestion des certificats d’exonération. « Je les conservais dans un gros classeur posé sur mon bureau », raconte Barb en riant. « J’avais même demandé à quelqu’un d’imprimer une feuille de calcul pour m’aider à suivre les clients exonérés et les motifs de leur exonération… C’était un peu désordonné. »
