Pour la plupart des gens, la « saison fiscale » évoque les formulaires 1040 et les échéances du mois d’avril. Mais pour les entreprises, ainsi que pour les cabinets fiscaux et comptables qui les accompagnent, cette période commence bien plus tôt. Le 31 janvier est notamment une date clé : il s’agit de la date limite à laquelle les employeurs doivent remettre un formulaire 1099 aux prestataires et aux autres travailleurs considérés comme non-salariés. Ils doivent également transmettre ces informations à des organismes tels que l’IRS.
Ce processus est déjà suffisamment complexe, mais dans le domaine fiscal, les règles restent rarement inchangées très longtemps. L’évolution de la réglementation accroît la complexité pour les entreprises de toutes tailles, qu’il s’agisse du nombre total de formulaires 1099 à déposer ou du processus de dépôt lui-même.
Selon Lynnae Robinson, experte-comptable et responsable du pôle Entrepreneurial Services de RubinBrown, le cabinet suit attentivement ces changements et collabore de manière proactive avec ses clients pour assurer leur conformité. Toutefois, de nombreuses petites entreprises qui gèrent encore ce processus manuellement risquent d’avoir une mauvaise surprise.
Pour les cabinets comptables, cette difficulté représente néanmoins une occasion de dialoguer avec leurs clients, de les informer et de renforcer leur relation en tant que conseiller de confiance. « Parmi nos petites entreprises clientes, souvent familiales, certaines sont plus à l’aise avec des méthodes essentiellement manuelles », explique Lynnae. « Nous avons donc dû les sensibiliser de manière proactive, les encourager à adopter un nouveau système et leur faire savoir que nous pouvions les aider à améliorer leur conformité. »
La plateforme automatisée d’Avalara dédiée à la conformité des formulaires 1099 et W-9 constitue un élément essentiel de ce nouveau système. RubinBrown l’utilise pour le compte de ses clients pendant la saison fiscale, mais aussi tout au long de l’année.
