Set Solutions ne se soucie plus de la complexité de la taxe sur les ventes

Basée à Houston, Set Solutions, une société de Trace3, aide ses clients présents dans 27 États à résoudre un large éventail de problématiques de cybersécurité. À l’image de ces problématiques, l’offre de l’entreprise repose sur une combinaison complexe de produits, de services et de formations. « Si nous avions un catalogue de produits, il contiendrait 90 000 références », explique Missy Basone, directrice financière de l’entreprise.

Les logiciels en tant que service, ou SaaS, représentent un défi particulièrement épineux en matière de taxe sur les ventes. Le traitement fiscal des SaaS varie d’un État à l’autre, et il appartient aux entreprises de déterminer les règles applicables. Pour compliquer encore les choses, Set Solutions établit ses devis dans QuoteWerks. Ceux-ci comprennent non seulement ses propres produits et services, mais aussi ceux d’autres fabricants et distributeurs. Bon nombre de ses clients disposent de plusieurs sites répartis dans différentes juridictions fiscales, et les devis doivent refléter correctement la taxabilité de chaque ligne.

Lorsque Set Solutions ne percevait la taxe que dans son État d’origine, le Texas, l’équipe de Missy parvenait encore à gérer ces différents niveaux de complexité. Puis la Cour suprême des États-Unis a rendu son arrêt dans l’affaire South Dakota v. Wayfair, Inc. Cette décision a remis en cause la règle historique de la présence physique et a permis aux États d’adopter des règles de lien fiscal économique pour les entreprises vendant des produits et des services dans des juridictions où elles n’ont aucune présence physique.

« Nous savions que nous allions devoir percevoir et reverser la taxe dans différents États, mais nous ignorions encore combien seraient concernés », se souvient Missy. « Comme notre équipe est réduite, l’arrêt Wayfair nous a poussés à rechercher une solution automatisée pour gérer la taxe sur les ventes. »

« Juste après l’arrêt Wayfair, nos conseillers fiscaux m'ont recommandé Avalara », explique Missy. « En tant qu’entreprise de cybersécurité, nous devons toujours travailler avec les partenaires les plus innovants, et Avalara est clairement le leader des services fiscaux basés dans le cloud. La solution facilite le suivi et le dépôt des déclarations fiscales pour différents sites et s’intègre parfaitement à QuoteWerks ainsi qu’à QuickBooks, qui était alors notre logiciel de comptabilité. Je me suis dit : « D’accord, on le fait. »

Lorsque l’entreprise a décidé d’investir dans un nouveau logiciel de comptabilité, Missy a choisi Sage Intacct principalement pour la simplicité de son intégration avec Avalara. « Quelle que soit la solution retenue, elle devait fonctionner avec Avalara », explique-t-elle, « car j’avais déjà beaucoup investi dans ses produits et j’ai confiance dans son expertise. »

Set Solutions a commencé à utiliser Avalara dans un seul État, puis est passée à quatorze États dès la première année. Quatre ans plus tard, l’entreprise dépose des déclarations dans 27 États. « Nous utilisons Avalara AvaTax pour calculer en temps réel les taxes applicables aux devis et aux factures, ainsi qu’Avalara Returns pour déposer les déclarations de taxe sur les ventes et reverser les montants dus », explique Missy. « Nous utilisons également Avalara Exemption Certificate Management, Avalara Tax Research et Avalara Professional Services. »

« En travaillant avec Avalara et Sage, Set Solutions économise plus de 300 000 dollars par an et 30 heures par semaine sur les tâches liées à la conformité fiscale. Ce gain de temps et de ressources est particulièrement précieux pour notre entreprise en pleine croissance », explique Missy.

Lorsque les auditeurs se présentent, Missy et son équipe peuvent désormais rester sereins. « J’ai déjà subi un contrôle de la taxe sur les ventes au Texas qui a duré près d’un an », se souvient-elle. « Avec Avalara, j’ai immédiatement accès à toutes les informations et à tous les justificatifs nécessaires. Cela représente un gain considérable de temps et d’énergie, ainsi qu’une véritable tranquillité d’esprit. »

Set Solutions travaille avec de nombreuses organisations exonérées de taxe sur les ventes. Grâce à Avalara Exemption Certificate Management, Missy n’a plus à se soucier du suivi des certificats d’exonération et de leurs dates d’expiration. « Avalara s'occupe de tout cela », dit-elle.

Avec Avalara Returns, le dépôt des déclarations dans 27 États n’impose pas une charge excessive à l’équipe de Missy. « Avalara se charge pour nous du dépôt des déclarations et du reversement des taxes », explique-t-elle. « Nous comptons également sur Avalara pour déterminer à quel moment nous devons nous immatriculer dans un nouvel État. La solution nous avertit lorsque nous sommes sur le point de franchir un seuil de lien fiscal. Nous faisons alors appel à Avalara pour nous aider à nous immatriculer dans cet État, avec la certitude que tout sera correctement configuré. »

Même si Missy apprécie les économies de temps et d’argent réalisées, c’est avant tout la relation de partenariat qu’elle valorise. « Notre collaboration avec Avalara est parfaite », explique-t-elle. « Nous nous appuyons sur son expertise de nombreuses façons, notamment en utilisant Avalara Tax Research pour déterminer le caractère taxable d’un produit dans différentes juridictions. Pouvoir compter sur cette expertise fait gagner énormément de temps à mon équipe ; je ne sais pas comment nous pourrions nous en passer. »

« Travailler avec Avalara, ainsi qu’avec QuoteWerks et Sage Intacct, m’a permis de retrouver du temps à consacrer à ma famille et la tranquillité d’esprit nécessaire pour en profiter pleinement », conclut-elle. « Quand je suis avec ma famille maintenant, je suis pleinement présente. »