Tenth Revolution Group utilise AvaTax pour automatiser et simplifier la gestion de la taxe sur les ventes aux États-Unis

Tenth Revolution Group est un leader mondial du recrutement de professionnels de l’informatique. L’entreprise propose à ses clients des solutions de recrutement pour des postes permanents et des missions contractuelles. Réalisant plusieurs millions de livres sterling de chiffre d’affaires et effectuant des ventes transfrontalières dans plusieurs États américains ainsi qu’au Canada, l’entreprise doit s’assurer que les taxes appropriées sont appliquées à chaque facture. Son système comptable ne permettait pas de gérer les milliers de juridictions fiscales et de taux différents qui existent en Amérique du Nord.

Le service fiscal de l’entreprise savait qu’il lui fallait une solution automatisée capable de calculer automatiquement la taxe due sur chaque commande, en tenant compte des taxes déterminées selon le lieu d’origine ou de destination, dont les règles peuvent varier d’un État à l’autre. La solution devait également intégrer ces informations dans les déclarations fiscales, afin de réduire le risque de pénalités liées à des déclarations ou à des paiements incorrects.

Avant de travailler avec Avalara, Tenth Revolution Group gérait manuellement sa conformité fiscale. La taxe sur les ventes devait être calculée et ajoutée manuellement à chaque facture. La préparation des déclarations fiscales nécessitait également de retraiter manuellement les données historiques. Ce processus était non seulement long, répétitif et particulièrement fastidieux, mais il comportait aussi un risque permanent d’erreur humaine.

L’entreprise collecte la taxe sur les ventes dans dix États américains, ainsi que la TPS, la TVH et la TVP au Canada. Ses équipes devaient donc gérer de nombreux taux différents dans plusieurs juridictions, alors même que ces taux évoluent régulièrement. L’activité progressant d’environ 30 à 40 % par an, le volume considérable de factures et la quantité de tâches manuelles à effectuer ont rendu nécessaire l’adoption d’une solution automatisée. L'équipe a donc décidé de chercher le bon partenaire pour l'aider.

Appliquer un taux incorrect sur une facture peut détériorer la relation avec un client. Dans un secteur comme le recrutement, qui repose largement sur la qualité des relations, une telle erreur peut entraîner la perte de précieuses sources de revenus récurrents. Toute erreur dans les déclarations fiscales pouvait également obliger Tenth Revolution Group à payer les taxes manquantes ou incorrectement calculées. L’entreprise s’exposait en outre à des amendes en cas de déclaration erronée.

L’équipe fiscale de Tenth Revolution Group a donc décidé de rechercher un moteur de calcul fiscal capable de répondre à ses besoins et de se connecter facilement et automatiquement à son progiciel Sage X3. Afin de garantir une intégration plus rapide, elle s’est tournée vers un partenaire agréé par Sage. AvaTax, la solution cloud d’Avalara, figurait sur sa liste de solutions potentielles. Grâce à la solide réputation d’Avalara sur le marché et à son connecteur Sage X3 préconfiguré, AvaTax est rapidement devenue la solution privilégiée.

Après avoir vérifié qu’AvaTax répondait à l’ensemble de ses besoins et satisfait à toutes ses exigences techniques et de sécurité, la mise en œuvre s’est déroulée simplement. Les équipes d’Avalara ont travaillé avec le service fiscal de Tenth Revolution Group afin de garantir le bon déroulement de chaque étape. Une fois la solution installée, AvaTax a pu prendre en charge, pour chaque facture, la mise à jour des taux de taxe, la réalisation de calculs précis et la détermination automatisée des taxes en temps réel.