Exigences applicables aux factures électroniques en matière de TVA

Ce texte a été adopté en 2001 pour une mise en œuvre dans chaque État membre d’ici 2004. Elle a ensuite été incluse dans la « nouvelle » directive TVA de l’UE (2006/112/CE), qui a remplacé la 6e directive TVA.

Les principales obligations applicables à toutes les entreprises réalisant des opérations taxables comprennent notamment :

• Une liste de dix mentions obligatoires devant figurer sur toute facture de TVA. Il s’agit notamment des éléments suivants : nom et adresse du fournisseur ; nom et adresse du client ; date ; numéros de TVA du client et du fournisseur ; description et quantité des biens/services ; valeur nette, TVA et valeur brute de l’opération ; taux de TVA appliqué.
• La possibilité d’émettre des factures simplifiées comportant des exigences limitées en matière d’informations à fournir. Cela comprend notamment des seuils minimaux en dessous desquels aucune facture n’est requise. Les États membres sont libres de fixer les règles détaillées au niveau national.
• La possibilité d’externaliser le traitement et l’archivage des factures auprès d’autres entreprises, à condition que ces opérations soient réalisées au sein de l’UE.
• Le droit de reconnaître les factures électroniques, sous réserve que leur authenticité puisse être démontrée au moyen de mesures de sécurité appropriées. Cela comprend notamment l’utilisation de signatures électroniques permettant au client d’identifier de manière sécurisée l’émetteur de la facture.

Ce texte a été adopté en juillet 2010, avec une mise en œuvre complète au plus tard le 1er janvier 2013 dans chaque État membre. Son objectif est de promouvoir l’utilisation des factures électroniques. Elle contient des règles détaillées relatives aux factures électroniques, notamment :

• La définition d’une facture électronique (y compris les formats, XML, PDF, etc.)
• Les exigences relatives à l’acceptation des factures électroniques par le client, condition préalable à leur utilisation. Cette acceptation peut généralement prendre la forme d’un accord écrit.
• La garantie d’authenticité, tant par le fournisseur (au moyen d’une tenue efficace des registres) que par le destinataire (grâce aux signatures électroniques).
• L’intégrité du contenu de la facture, afin de garantir sa conformité aux exigences de la directive TVA et l’absence de toute altération.
• La lisibilité.
• La mise en place de contrôles internes relatifs à la création, à l’enregistrement et à la conservation des factures électroniques.
• Une piste d’audit permettant d’assurer la traçabilité entre l’émission de la facture et la fourniture des biens ou services.
• Les types de signature électronique (p. ex. EDI).
• La date d’émission et la période de conservation des factures.
• La détermination des règles de TVA de l’État membre applicables à la facture.

Tous les États membres de l’Union européenne appliquant la TVA ont désormais mis en œuvre la deuxième directive relative à la facturation TVA.