Armanino assicura ai clienti la massima tranquillità nella gestione delle dichiarazioni 1099.

Armanino è una delle più grandi società indipendenti di servizi contabili degli Stati Uniti. L'azienda ha più di 12.000 clienti che si affidano ai servizi di esternalizzazione aziendale (BOS), delegando al team Armanino le funzioni contabili e di reporting operative e di chiusura annuale. Mentre il team dei servizi di esternalizzazione aziendale conta circa 400 persone, un gruppo ristretto di soli sei specialisti gestisce la maggior parte dei compiti di compilazione e presentazione dei moduli 1099, grazie alla soluzione automatizzata Avalara 1099 & W-9.

Per le imprese, e per gli studi che si occupano dei loro adempimenti fiscali, gennaio è un mese particolarmente impegnativo, perché entro il 31 gennaio devono essere preparate e trasmesse le "comunicazioni fiscali", tra cui i moduli 1099.

La soglia attuale è piuttosto bassa: un’azienda che, nel corso dell’anno, effettua pagamenti complessivi pari o superiori a 600 dollari a determinati collaboratori o beneficiari deve presentare un modulo 1099 per ogni singolo collaboratore o beneficiario. Questo significa che il numero di dichiarazioni può aumentare in fretta, in particolare per le aziende più grandi. Altri requisiti complicano ulteriormente la situazione:

• Se un'azienda non dispone delle informazioni corrette per compilare un modulo 1099, deve inviare un W-9 al collaboratore o al beneficiario per raccogliere le informazioni, ad esempio il numero di identificazione fiscale. 
• I moduli 1099 devono essere inviati al collaboratore o al beneficiario ed essere presentati all'IRS.
• Qualsiasi entità che presenta 10 o più moduli 1099 è tenuta a farlo elettronicamente, un processo complesso di per sé.

È naturale che le aziende si affidino a società come Armanino per gestire tutto questo; non solo occuparsi dei moduli 1099 e W-9 è una seccatura, ma sono previste anche multe e sanzioni per la non conformità. Armanino si affida ad Avalara per snellire questo processo. Gli obblighi 1099 sono già abbastanza difficili per una singola azienda; gestirli manualmente per migliaia di clienti sarebbe un incubo.

Prima di implementare Avalara 1099 & W-9, Armanino utilizzava sistemi e procedure diversi nei suoi oltre 20 uffici. "Abbiamo pensato: 'Questo processo va migliorato'", afferma Max Langfield, membro del team di esternalizzazione aziendale (BOS) di Armanino, specializzato nella conformità ai moduli 1099. "[La standardizzazione del processo] consente al nostro team che si occupa dei clienti di concentrarsi su un servizio più curato e su misura, mentre noi ci occupiamo internamente di questa attività amministrativa piuttosto ordinaria."

Ciò ha aumentato significativamente la produttività e l'efficienza, dimezzando i tempi di elaborazione: con l'automazione, ogni pratica richiede solo 15-30 minuti, secondo Tyler DeWitt, consulente senior dell'azienda. Il cambiamento ha fatto risparmiare fin da subito centinaia di ore di lavoro, spingendo Armanino ad adottare la soluzione Avalara in tutta l'azienda. "L'automazione funziona circa 20 ore al giorno, ma noi non lavoravamo 20 ore, al giorno" dice Tyler. "Così, mentre siamo assenti, possiamo comunque continuare a elaborare i modelli 1099."

Tyler afferma che la flessibilità di Avalara nella gestione dei modelli 1099 & W-9 è la sua caratteristica migliore, perché rende l'inserimento e l'estrazione dei dati più rapidi e precisi, anche per i clienti aziendali che utilizzano sistemi di contabilità obsoleti. Se il sistema del cliente può esportare in Excel o .csv, il file può essere facilmente importato in Avalara. (Il software può importare direttamente dalla maggior parte dei sistemi ERP, contabili e di vendita online più recenti.)

Max aggiunge che spesso sente parlare di aziende che in passato hanno utilizzato altre soluzioni prive delle funzionalità di Avalara, e che i clienti sono contenti per la ritrovata velocità e affidabilità. "Si affidano a noi perché questo compito li mette in difficoltà e noi riusciamo a prenderlo in carico per loro" afferma. "Sono visibilmente sollevati."

Il servizio clienti di Avalara è un altro vantaggio fondamentale, secondo Tyler: "Se abbiamo un problema e qualcosa non funziona come previsto oppure ho bisogno di chiarimenti su un avviso ricevuto dal sistema, invio un messaggio o un'e-mail e ricevo una risposta entro un'ora al massimo."

Oggi, grazie alla potenza dell'automazione, Armanino ha bisogno solo di un team centrale di sei dipendenti per gestire decine di migliaia di moduli 1099 per i clienti — oltre 76.000 moduli per più di 4.000 clienti solo nel 2025. Tyler afferma che più della metà dei modelli 1099 inviati dai clienti dello studio nel 2025 sono stati verificati e trasmessi automaticamente, senza che il team addetto ai 1099 dovesse nemmeno toccarli.

Questa efficienza e flessibilità saranno ancora più importanti nei prossimi anni, sia per Armanino che per i suoi clienti, perché i requisiti dell'IRS continuano a cambiare. Negli ultimi anni, l'agenzia ha abbassato la soglia per la comunicazione degli importi dei pagamenti, ha ridotto il numero di moduli che attivano l'obbligo di invio elettronico e ha apportato altre modifiche.

Un cambiamento che ha un impatto enorme sui venditori e rivenditori online è il requisito del modulo 1099-K, solitamente associato ai marketplace online, app di pagamento e società di elaborazione dei pagamenti. L'importo limite era di 20.000 dollari, ma è sceso a 5.000 dollari ed è destinato a diminuire ulteriormente: nel 2026 sarà di 2.500 dollari e alcuni pensano che potrebbe arrivare a 600 dollari nel 2027.

È fondamentale per le aziende (e gli studi) restare aggiornati tutto l'anno, non solo quando arriva il momento di presentare la dichiarazione a gennaio. Ecco perché Avalara 1099 & W-9 offre funzioni di gestione per creare un processo di conformità che dura tutto l'anno.

"La chiave di volta per stare tranquilli a gennaio è fare il lavoro prima di gennaio, per assicurarsi che tutto sia a posto prima di arrivare alla scadenza", afferma Max. "Diciamo sempre alle persone: se aspettate fino a dicembre, potreste farcela, ma non è garantito."

È anche fondamentale avere il partner giusto al proprio fianco. Con Armanino e Avalara, i titolari d'azienda e i dirigenti possono concentrarsi sulla propria attività, invece di dedicare tempo a compiti amministrativi come la conformità fiscale. "Non siamo qui a dirvi come gestire la vostra attività", afferma Tyler, "ma possiamo dirvi cosa dovete fare per restare conformi e occuparci noi di questo aspetto".