Aseptico ottimizza la gestione della sales tax

Fondata nel 1975, Aseptico produce e distribuisce apparecchiature odontoiatriche di alta qualità, come sistemi per implantologia, endodonzia e soluzioni portatili, a clienti con sede in 40 Stati e in oltre 125 paesi.

Aseptico si è registrata in cinque Stati, dove ha riscosso e versato l'imposta sulle vendite (sales tax). L'azienda sospettava comunque di avere altri obblighi fiscali, a causa della sua ampia presenza commerciale e della crescita dei canali di vendita. Aseptico ha condotto uno studio sul "nexus", che ha confermato che non stava riscuotendo e versando l'imposta in alcuni Stati.

"La nostra proprietà voleva essere conforme, ma il volume e la complessità erano più di quanto potessimo gestire, date le nostre dimensioni", afferma il CFO Paul Jackson. "Era più conveniente automatizzare i processi, perché non avevamo le risorse per gestire tutto." 

Prima di implementare Avalara 1099 & W-9, Armanino utilizzava sistemi e procedure diversi nelle sue oltre 20 sedi. "Abbiamo pensato: 'Questo processo va migliorato'", afferma Max Langfield, membro del team di esternalizzazione aziendale (BOS) di Armanino, specializzato nella conformità ai moduli 1099. "[La standardizzazione del processo] consente al nostro team che si occupa dei clienti di concentrarsi su un servizio più curato e su misura, mentre noi ci occupiamo internamente di questa attività amministrativa piuttosto ordinaria."

Questo ha aumentato significativamente produttività ed efficienza, dimezzando i tempi di elaborazione: grazie all’automazione, ogni dichiarazione richiede solo 15–30 minuti, secondo Tyler DeWitt, consulente senior dello studio. Il cambiamento ha fatto risparmiare fin da subito centinaia di ore di lavoro, spingendo Armanino ad adottare la soluzione Avalara in tutta l'azienda. "L'automazione funziona circa 20 ore al giorno, ma noi non lavoravamo 20 ore, al giorno" dice Tyler. "Così, mentre siamo assenti, possiamo comunque continuare a elaborare i modelli 1099."

Dopo aver completato lo studio sul "nexus", Aseptico ha incaricato Avalara Voluntary Compliance & VDA Services di occuparsi degli Stati in cui esistevano obblighi pregressi. Il processo di accordo di collaborazione volontaria (VDA) ha permesso ad Aseptico di gestire le vecchie passività fiscali.

Mentre lavorava al "nexus" e ai VDA, Paul ha scoperto il programma Streamlined Sales Tax (SST) e i vantaggi di una collaborazione con un fornitore di servizi certificato SST (CSP), come Avalara.

"Alcuni degli Stati in cui dovevamo registrarci aderivano al programma SST, quindi aveva senso partecipare, perché in quegli Stati avevamo i requisiti per ottenere lo status di Volunteer."

Una volta concluso il processo VDA, Paul si è preparato a registrarsi negli altri Stati non aderenti al programma SST e negli Stati aderenti al programma SST. Poi la Corte Suprema si è pronunciata a favore dello Stato nella causa South Dakota contro Wayfair, Inc., supportando ulteriormente la decisione di Paul di registrarsi in tutti gli Stati aderenti SST.

"Al momento della decisione Wayfair, eravamo già pronti: dovevamo solo premere il pulsante e partire", dice Paul. Ho inviato un'e-mail al mio account manager Avalara e il team SST mi ha contattato. Hanno fatto qualche domanda, mi hanno registrato, hanno impostato le scadenze e hanno iniziato a preparare le dichiarazioni. Dato che eravamo così preparati, ci è voluto meno di un mese."