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Produzione

Un fornitore di aziende Fortune 500 rafforza la compliance fiscale con Avalara

Risultati

Compliance consolidata

Sistemi integrati

Procedure migliorate

Profilo dell'azienda

Dalla progettazione e ingegnerizzazione personalizzate, fino alla produzione, installazione e manutenzione, Atlas gestisce progetti di insegne brandizzate per numerose catene nazionali presenti nell'elenco Fortune 500. Le insegne dei brand di quasi ogni settore che si vedono percorrendo le strade americane, sono molto probabilmente frutto di progetti firmati Atlas.

Complessità fiscali

Con sede a West Palm Beach, in Florida, Atlas possiede stabilimenti in tutto il paese e presenta dichiarazioni fiscali in più di 50 giurisdizioni in 47 Stati. Le aliquote fiscali e le regole per la cartellonistica/insegne sono complesse, perché dipendono dal fatto che un'insegna sia installata su un edificio, da come è stata fissata e se l'edificio è di nuova costruzione o già esistente. E in tutte le giurisdizioni, il panorama fiscale è in continua evoluzione.

 

"Ricevevo tre avvisi a settimana da varie giurisdizioni fiscali in tutto il Paese, che annunciavano nuove modifiche alle normative e alle aliquote dell'imposta sulle vendite (sales tax)", afferma il CFO Gary Bennett. “Chi riesce a starci dietro?”

 

Ogni anno il team di Gary aggiornava manualmente la propria tabella delle aliquote fiscali interna, ma non si era mai sicuri che i dati fossero precisi in tutte le giurisdizioni fiscali in un determinato momento. Nonostante i loro sforzi, Gary e il suo team sapevano che probabilmente c'erano errori nella riscossione e nella dichiarazione delle imposte. "Quella sensazione di essere sempre esposti ci ha spinto a cercare una soluzione migliore", ricorda Gary.

Perché scegliere Avalara?

"Abbiamo esaminato diverse soluzioni con l'obiettivo di trovarne una che si integrasse perfettamente con il nostro sistema ERP residente", spiega Gary. Atlas utilizza Aptean Made2Manage ERP, un sistema ERP diffuso tra i produttori.

 

Progressive Edge, un'azienda di Milwaukee che fornisce servizi Aptean Made2Manage a utenti come Atlas, aveva già realizzato un'integrazione per Avalara. Alla fine, è stata la capacità di Avalara di integrarsi con l'ERP Aptean Made2Manage a far propendere Atlas per questa scelta.

Integrazione

"Progressive Edge aiuta i propri clienti a essere rapidamente operativi su AvaTax", afferma Greg Chapman, SVP, Business Development di Avalara. "Una delle specialità dei partner tecnologici di Avalara è capire le esigenze dei loro clienti e aiutarli a implementare una soluzione per una conformità fiscale semplificata, risparmiando tempo e denaro e riducendo i rischi."

Dopo che Atlas ha eseguito l'aggiornamento all'ultima versione di Aptean Made2Manage ERP, è servito poco tempo per automatizzare il calcolo della sales tax di AvaTax nel sistema ERP on-premise. "Progressive Edge ha fatto un ottimo lavoro", dice Gary. "È stato molto semplice da implementare e funziona perfettamente." 

 

Atlas è integrato con AvaTax e Avalara Returns dall'estate del 2017.

"Avevamo bisogno di un grado di precisione e sicurezza molto più elevato e livelli di impegno e preoccupazione molto più bassi. Ora basta premere un pulsante. Il nostro processo di raccolta è diventato molto più fluido."

  • — Gary Bennett 
  • CFO

 

Risultati

Gary cita i molti vantaggi derivanti dall'utilizzo del sistema completamente connesso. Principalmente, ha ridotto l'esposizione dell'azienda a possibili errori di calcolo della sales tax, perché le aliquote della piattaforma cloud AvaTax sono le più aggiornate in tutte le giurisdizioni fiscali.

"Il vantaggio è tangibile", dice Gary. "Avevamo l'equivalente di una persona a tempo pieno che cercava, con risultati non sempre uniformi, di fare in modo che venissero applicate le aliquote giuste. Automatizzare i calcoli della sales tax e ricollegarli all'ERP Aptean Made2Manage ci ha permesso di riallocare quell'energia e quello sforzo in progetti più importanti.

"Ora basta premere un pulsante. La risposta arriva in pochi secondi, ed è precisa. Rende davvero il nostro processo di raccolta molto più fluido".

  • — Gary Bennett
  • CFO

 

L’automazione ha anche semplificato il processo di vendita, riducendo le difficoltà operative e alcune criticità riscontrate dai responsabili di programma di Atlas e dai loro clienti. Prima dell'introduzione del nuovo sistema, il responsabile di programma incaricato di elaborare l'offerta per un cliente, chiamava il reparto contabile per conoscere le aliquote della sales tax, quindi inseriva manualmente l'aliquota nell'offerta. Una volta emesso l'ordine di vendita, il responsabile del programma seguiva lo stesso procedimento per creare la fattura. Se l'aliquota sulla fattura non corrispondeva a quella del preventivo, la fattura veniva probabilmente rifiutata e il project manager doveva rifare il lavoro. "Ora basta premere un pulsante", dice Gary. "La risposta arriva in pochi secondi, ed è precisa. Rende davvero il nostro processo di raccolta molto più fluido".

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