Bartlett Bearing Company semplifica la compliance alla sales tax

Nel 1951, Thomas Bartlett ha iniziato a vendere cuscinetti dal bagagliaio della sua auto, usando il garage come magazzino. Successivamente, sua figlia Gayle ha preso le redini dell'azienda e l'ha fatta crescere fino ad avere sei sedi negli Stati Uniti. Oggi, Bartlett Bearing Company distribuisce cuscinetti e altri componenti per la trasmissione di potenza a officine di manutenzione elettromeccanica in tutto il paese.

Nonostante la sua impressionante crescita, Bartlett Bearing rimane ancora oggi un'azienda a conduzione familiare. "Uno dei nostri vicepresidenti è qui da più di 40 anni", dice Sarah Musser, Responsabile delle operazioni aziendali e figlia di Gayle. "Sono la crescita dell'azienda e il panorama fiscale in rapida evoluzione che hanno richiesto un approccio fiscale più moderno", spiega Sarah.

La gestione dei documenti era una grande sfida per Sarah e il suo team. "La stragrande maggioranza dei nostri clienti è esente da imposte", afferma Sarah. "Archiviare i certificati e mantenerli aggiornati e organizzati era un lavoro immane. Inoltre, c'è da considerare la complessità dell'imposta sulle vendite (sales tax) in generale... credo sia impossibile per chiunque stare al passo con aliquote che cambiano costantemente.

The Mesa Group, partner di Bartlett Bearing per i sistemi gestionali, ha presentato alcune soluzoini per semplificare la gestione della sales tax. Uno dei criteri chiave era la capacità di integrarsi con Iptor DC1, il sistema ERP di Bartlett Bearing, il che ha ulteriormente ristretto il ventaglio delle possibilità.

Con sei sedi operative, l’azienda era anche attenta alla business continuity e al disaster recovery. "Se la nostra sede di Philadelphia andasse in fiamme," si preoccupa Sarah, "potremmo rimetterci in piedi in 24 o 48 ore?"

Alla fine, Bartlett Bearing desiderava una soluzione che non fosse legata a un'unica sede fisica, e la suite cloud di Avalara per la conformità fiscale si è rivelata la scelta vincente.

Con l'integrazione predefinita tra Avalara e Iptor, realizzata da The Mesa Group, l'implementazione è stata abbastanza semplice, ma non del tutto priva di problemi, ricorda Sarah. Uno dei maggiori problemi è stato mettere ordine nei dati aziendali. I certificati di esenzione, ad esempio, dovevano essere aggiornati e alcuni dati relativi agli indirizzi dei clienti di Bartlett richiedevano la verifica da parte di Avalara AvaTax.

Tutto il lavoro di implementazione è stato risolto con l'aiuto esperto di Avalara e The Mesa Group. Bartlett Bearing ha implementato Avalara AvaTax, Avalara Returns e Avalara CertCapture, tutti integrati con Iptor.