Focus sul cliente BIC

Profilo dell'azienda

BIC è una multinazionale del settore manifatturiero nota soprattutto per la produzione di prodotti di consumo monouso come penne, rasoi e accendini. L'azienda è stata fondata in Francia nel 1945 e oggi ha un fatturato annuo di €1,6 miliardi. La sede centrale di BIC si trova ora a Shelton, nel Connecticut e le sue attività di produzione sono globali, con 25 stabilimenti operativi in tutto il mondo.

Negli Stati Uniti, BIC ha un'importante attività di e-commerce B2B per la vendita di accendini personalizzati a grandi marchi, eventi congressuali e al settore dell'ospitalità. L'acquisizione nel 2020 di un altro produttore di accendini ha permesso a BIC di espandere significativamente l'offerta e le vendite sono cresciute di conseguenza.

Quando il calcolo manuale diventa complesso, rischioso e non scalabile

Fino al 2020, il team finanziario di BIC calcolava ancora manualmente l'aliquota dell'imposta sulle vendite (sales tax) per ogni ordine e manteneva elenchi di aliquote divise per stato, contea e città. Gli Stati Uniti contano oltre 12.000 giurisdizioni fiscali e aliquote che cambiano frequentemente. Cercare di rimanere aggiornati con una miriade di aliquote e regole si stava rivelando un compito impossibile. Anche l'utilizzo dei codici postali per calcolare l'imposta sulle vendite può portare a errori: BIC ha verificato che l'aliquota può cambiare da un lato della strada all'altro.

A complicare ulteriormente la gestione amministrativa, i clienti aziendali di BIC chiedevano costi trasparenti, cosa che rendeva essenziale l'emissione di fatture con il dettaglio completo della sales tax. Circa il 70% dei clienti aziendali era esente dall'imposta, il che complicava ulteriormente le transazioni. Molti ordini dovevano essere modificati manualmente per adattarsi alla situazione specifica dei diversi venditori.

“AvaTax è la Rolls Royce del calcolo delle imposte, quindi è stata la scelta più ovvia”

— Davide Moncalvo
Senior Business Analyst, BIC

Risultati

A quel punto, BIC ha deciso che era il momento di automatizzare la conformità alla sales tax, per permettere alla divisione nordamericana di crescere con efficienza. Il team responsabile della ricerca di un partner tecnologico sapeva che AvaTax di Avalara avrebbe potuto risolvere il problema del calcolo della sales tax sulle vendite di BIC, quindi la scelta del software basato su cloud è stata una decisione facile. "AvaTax è la Rolls Royce del calcolo delle imposte, quindi è stata la scelta più ovvia", afferma Davide Moncalvo, Senior Business Analyst.

AvaTax calcola dazi e imposte in tempo reale al momento della vendita che vengono riscossi al checkout, riducendo così il rischio di sanzioni, ritardi alla dogana e costi imprevisti per i clienti. Consente inoltre ai venditori di gestire i certificati di esenzione per garantire il rispetto dei requisiti di conformità; essere in grado di documentare e dimostrare l'esenzione è fondamentale in caso di verifica fiscale.

AvaTax e Magento creano una potente piattaforma B2B

Grazie ai connettori predefiniti al sistema ERP di BIC e a Magento 2, l'implementazione di AvaTax è stata semplice. Davide se n'è occupato personalmente. "Avalara fornisce un'ottima documentazione, quindi mettere in funzione il sistema è stato piuttosto semplice. È stato sufficiente collegarlo. AvaTax è intuitivo e facile da usare. Ho dovuto impostare molte regole personalizzate, di cui alcune abbastanza complesse, ma il team di supporto di Avalara è stato a disposizione per aiutarmi."

"Avalara fornisce un'ottima documentazione, quindi mettere in funzione il sistema è stato piuttosto semplice. È stato sufficiente collegarlo. AvaTax è intuitivo e facile da usare."

— Davide Moncalvo
Senior Business Analyst, BIC

Aggiunge anche: "Durante la configurazione del sistema ho eseguito molti test per verificare che fossero state calcolate le aliquote fiscali corrette. Volevo essere certo che potessimo avere piena fiducia nel software. Ho testato il prodotto su decine di località, concentrandomi su quelle con regole di sales tax particolarmente complicate. AvaTax ha superato il test ogni volta."

Il sistema integrato ha fornito a BIC una piattaforma di e-commerce avanzata. AvaTax e Magento collaborano per offrire un'esperienza molto fluida sia ai clienti aziendali che a quelli privati. I clienti aziendali di BIC possono inserire il numero del certificato di esenzione nei loro registri contabili, che Avalara tiene in archivio in Magento e rende facilmente accessibile al momento del checkout per l'esenzione dalla sales tax. I clienti abituali sono enormemente facilitati nella fase dell'ordine.

Davide afferma: "Le vendite B2B possono avere un volume inferiore rispetto alle B2C, ma gli ordini hanno un valore molto più alto, quindi è fondamentale rendere semplice l'acquisto per i nostri clienti aziendali".

"Durante la configurazione del sistema ho eseguito molti test per verificare che fossero state calcolate le aliquote fiscali corrette. "Ho testato il prodotto su decine di località, concentrandomi su quelle con regole di sales tax particolarmente complicate. AvaTax ha superato il test ogni volta."

Anche se AvaTax è in grado di gestire automaticamente fino a 1.000 certificati, Davide ritiene che BIC potrebbe presto aver bisogno di aggiungere Avalara Exemption Certificate Management al proprio ecosistema tecnologico. Servirebbe a gestire il numero sempre maggiore di vendite esenti e rappresenterebbe un ulteriore strumento di conformità, ad esempio per la gestione del rinnovo dei certificati e i processi di verifica più approfonditi.

Oggi BIC è registrata ai fini della sales tax in tutti i 50 Stati USA e in 9 province canadesi. Utilizza AvaTax per le vendite B2B e B2C negli Stati Uniti e per le vendite B2B in Canada.

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