BRANY International raccoglie i frutti dell'automazione della sales tax

BRANY (Biomedical Research Alliance of New York) offre servizi che aiutano sponsor e ricercatori scientifici a condurre studi clinici efficienti e revisioni da parte di comitati o organismi di valutazione. Quando è stata fondata, BRANY collaborava soprattutto con gli ospedali e i centri medici universitari dell'area metropolitana di New York, ma ora collabora con team e organizzazioni di tutti gli Stati Uniti.

Alcune importanti acquisizioni hanno portato l'organizzazione a entrare nel settore della formazione online per la ricerca clinica e comportamentale sociale, oltre che nell’ambito della consulenza in presenza e da remoto per i programmi di compliance nella ricerca. Con i nuovi servizi sono arrivati i nuovi mercati e nuove complessità, soprattutto per quanto riguarda l'imponibilità dei nostri servizi.

"Queste due acquisizioni ci hanno fatto assumere rilevanza nazionale", afferma il Vicepresidente esecutivo e CFO Joanne Nicholson. "Improvvisamente ci siamo ritrovati a vendere corsi online in tutto il paese, con consulenti in diversi Stati."

In un periodo di tempo molto breve, da una sola registrazione ai fini dell'imposta sulle vendite (sales tax), BRANY è passata alla registrazione in 28 Stati. Poiché i diversi Stati tassano i servizi in modo differente, Joanne sapeva che BRANY aveva bisogno di una soluzione per snellire il processo di calcolo della sales tax e mitigare i rischi. Programmare il sistema di e-commerce interno di BRANY per eseguire i calcoli sarebbe stato difficile e non avrebbe garantito la precisione richiesta.

"Abbiamo parlato con diverse persone, compresi i nostri revisori contabili, e il primo nome che tutti hanno menzionato è stato Avalara", ricorda Joanne. "Uno dei miei colleghi aveva usato Avalara in un'altra azienda, quindi ci siamo fidati molto di quella raccomandazione. Una volta valutati i prezzi e fatti alcuni calcoli, abbiamo capito che Avalara era la soluzione giusta."

BRANY aveva bisogno che Avalara AvaTax si integrasse con il suo sistema di e-commerce, oltre che con QuickBooks Desktop, che l'azienda utilizza per fatturare i servizi di formazione online. "L'integrazione con QuickBooks è stata molto, molto semplice", afferma Joanne. "Ci siamo riusciti in due soli meeting, e l'unico motivo per cui ne sono serviti due di giorni è stato perché dovevamo superare i firewall di un fornitore terzo che ospita tutte le nostre funzioni IT."

L'integrazione con il sistema di e-commerce di BRANY ha richiesto un po' più di tempo. Secondo Joanne, "Abbiamo dovuto esaminare tutti i nostri servizi e accordarli attentamente ai requisiti di imponibilità di ogni Stato. Ad esempio, il West Virginia considera imponibile la formazione online, a meno che non venga riconosciuta come formazione continua. Abbiamo corsi accreditati come formazione continua e corsi non accreditati. Assicurarsi che questo tipo di personalizzazioni fossero eseguite nel modo giusto è stato un importante lavoro preliminare che abbiamo dovuto fare, e il team di Avalara è stato molto utile nel fornire indicazioni lungo il percorso. Dopodiché, l'integrazione tecnica è stata molto semplice."