Automazione a 360° con Elettric80 e Avalara

Con sede a Viano in Italia, Elettric80 progetta e costruisce sistemi robotici per magazzini, carrelli elevatori a guida laser, sistemi di stoccaggio ad alta densità e il software per gestire tutto questo. Dopo l'apertura della filiale a Skokie, Illinois, negli Stati Uniti, l'azienda ha conosciuto una crescita rapida e straordinaria.

Il piccolo team amministrativo di Skokie era alle prese con una crescente complessità operativa, dovendo gestire certificati di esenzione, dichiarazioni fiscali, un database delle aliquote dell'imposta sulle vendite (sales tax) in costante aggiornamento e le modifiche conseguenti a fusioni e acquisizioni dei clienti.

"Per noi stava diventando difficile stare al passo con i cambiamenti della sales tax", dice Julie Meredith, Responsabile Area Contabilità e Amministrazione di Elettric80. "Era un processo in gran parte manuale e cercavamo una soluzione che consentisse al nostro ufficio amministrativo di concentrarsi su attività a maggior valore, automatizzando operazioni come la configurazione delle aliquote fiscali per i nuovi clienti, la gestione del database delle aliquote, la gestione dei certificati di esenzione e l'aggiornamento continuo sui requisiti fiscali negli Stati Uniti e in Canada. A volte venivamo a conoscenza delle nuove aliquote fiscali da un cliente o perché, al momento della presentazione di una dichiarazione, ci accorgevamo che i nostri dati non erano corretti. Man mano che si cresce, errori come questi diventano più cari."

"La nostra richiesta principale era che la soluzione fosse nel cloud", afferma Luciano Spotti, Responsabile IT dell'azienda. "Non volevamo una soluzione da installare in locale, perché la nostra priorità era ridurre e risorse interne dedicate alla gestione e alla manutenzione dei sistemi IT.”

"Non abbiamo milioni di prodotti a catalogo, quindi non volevamo qualcosa di eccessivamente complesso", aggiunge Julie. "Avevamo bisogno di qualcosa che automatizzasse il processo, lo rendesse più obiettivo e fosse facile da usare".

Sulla base di questi requisiti e della necessità di integrare la soluzione con SAP, il team ha scelto Avalara, che ha coinvolto DuCharme, McMillen & Associates (DMA), un partner con esperienza nell'integrazione SAP.

Una volta presa la decisione di adottare Avalara, il processo di implementazione è stato avviato e completato rapidamente. "Mi sembra di ricordare che abbiamo avuto due meeting", ricorda Luciano. "Uno per firmare il contratto Avalara all'inizio di novembre e un altro per parlare con DMA, la settimana dopo, della configurazione e della pianificazione del progetto. Ci sono voluti solo pochi giorni per configurare SAP per l'integrazione, perché eravamo praticamente solo io e Julie a prendere le decisioni. È stato un processo molto breve."

Dopo aver testato i sistemi internamente per alcune settimane, Elettric80 ha implementato Avalara AvaTax, Avalara Returns e Avalara CertCapture.