Pochi mesi dopo il lancio del sito web di Merle Norman Cosmetics, la pandemia di COVID-19 ha avuto un impatto sulle attività di vendita al dettaglio di ogni tipo. Quando gli studi Merle Norman Cosmetics iniziarono a chiudere in gran numero, l'e-commerce divenne l'ancora di salvezza dell'azienda. L'investimento in una soluzione automatizzata per l'imposta sulle vendite, strettamente integrata con il suo sistema ERP, sembrò improvvisamente una mossa geniale.
"Vendiamo in tutti i cinquanta stati più il Distretto di Columbia", spiega Michael. "Presentiamo le dichiarazioni in 37 stati su base mensile, trimestrale o annuale. Ciò include alcuni degli stati più grandi dell'unione, con molte città e molte contee, quindi i requisiti di conformità sono piuttosto onerosi. Non c'è modo di poterlo gestire internamente. Per fortuna avevamo già Avalara."
Michael è entusiasta di quanto tempo l'azienda riesce a risparmiare e della fiducia che ha riposto in automazione e integrazione, specialmente nella presentazione delle dichiarazioni con Avalara Returns. "In passato era un processo molto arduo, compilare manualmente una dichiarazione dei redditi, scaricare informazioni da SYSPRO e dedicare un sacco di tempo ad assicurarsi che tutto fosse accurato. Abbiamo circa ottocento codici di magazzino attivi e la tassabilità per ciascuno varia da giurisdizione a giurisdizione. Tutto questo è stato mappato correttamente, il che semplifica le cose. Il lavoro del mio controller è decisamente migliorato ora che la soluzione è così snella, perché adesso è davvero in modalità di revisione."
"L'altra grande parte della nostra attività è il lato all'ingrosso," aggiunge Michael, "e io ho subito pensato, ok, usiamo questa soluzione automatizzata."
Il settore all'ingrosso dell'attività è di nuovo fiorente e una parte significativa dei ricavi di Merle Norman Cosmetic proviene da queste vendite, molte delle quali sono esenti da imposte.
"Acquisire e gestire i certificati di rivendita era una vera lotta per noi", afferma Michael. "Il nostro referente Avalara mi ha presentato (Avalara) Exemption Certificate Management, e ora quel processo è completamente automatizzato. Abbiamo impostato diverse campagne che hanno immediatamente iniziato a generare i certificati di rivendita provenienti dai proprietari degli studi, invece che fossi io a dover fare centinaia di telefonate per ottenere questi certificati. E, naturalmente, (Avalara) AvaTax estrae tali dati in modo che i grossisti esenti non siano tassati per gli articoli destinati alla rivendita. Ci tempesterebbero di reclami, se succedesse."
"Il modo migliore in cui Avalara ci ha aiutato nel nostro percorso fiscale è stato automatizzare un processo estremamente complesso", conclude Michael. "La conformità non è negoziabile, ma non c'è abbastanza tempo a disposizione a meno che non si voglia creare un team fiscale. La maggior parte dei reparti contabili cerca di fare di più con meno, e Avalara ci permette di dedicare il nostro tempo a questioni aziendali. È così che voglio che il mio team impieghi il proprio tempo ed è quello che Avalara ci ha permesso di fare."
