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Testimonianze dei clienti

Pacon diventa creativa con l'automazione della conformità fiscale

Risultati

Implementazione flessibile

Compliance consolidata

Processi migliorati

Panoramica sull'azienda

Fondata nel 1951, Pacon fornisce prodotti didattici e artistici a insegnanti, studenti e artisti. L'azienda ha ampliato le proprie linee di prodotti negli ultimi anni, in gran parte tramite acquisizioni che hanno aggiunto complessità agli obblighi fiscali di Pacon.

Problematiche fiscali

Con le acquisizioni di Pacon, i requisiti relativi all'imposta sulle vendite divennero più complicati e la conformità divenne un problema più grande. L'aggiunta di stati non ha fatto che esacerbare le inefficienze. Il processo di aggiunta di un solo stato potrebbe richiedere fino a mezza giornata per scaricare e verificare le tariffe attuali, quindi aggiornare SAP.

 

Questi passaggi dovevano essere ripetuti ogni mese per ogni stato per rimanere aggiornati sulle variazioni delle tariffe. "Utilizzavamo le funzionalità native di SAP", ricorda Joe Rossmeissl, il controller dell'azienda. "Era difficile rimanere aggiornati su tutte le modifiche alle tariffe in tutte le giurisdizioni."

 

Perché Avalara?

L'esperto fiscale della società di revisione di Pacon ha raccomandato Avalara, una soluzione basata su cloud che si integra con SAP (e centinaia di altre applicazioni aziendali) per automatizzare il calcolo dell'imposta sulle vendite, la presentazione delle dichiarazioni e la gestione dei certificati di esenzione.

 

Poiché l'integrazione con SAP era di primaria importanza per Pacon, Avalara ha coinvolto DMA (DuCharme, McMillen & Associates), un partner specializzato nell'integrazione della suite Avalara con SAP. Joe e il suo team hanno esaminato altre due soluzioni, ma hanno subito deciso che Avalara era la scelta giusta. "Fa tutto ciò di cui abbiamo bisogno, ha un prezzo competitivo e sembra un'app moderna", afferma Joe. "Inoltre, mi è piaciuto il team DMA che ce l'ha fornito la dimostrazione. Mi sono fidato subito della loro esperienza."

Implementazione di Avalara con DMA

L'implementazione e l'integrazione sono state sorprendentemente facili, dicono Joe e il suo team. Avalara AvaTax e Avalara Returns sono stati attivati in pochi mesi, anche se il team stava lavorando a un'altra acquisizione durante il progetto.

 

Oltre alla velocità e alla facilità di implementazione, Joe e il suo team sono rimasti colpiti dall'impegno e dalla creatività di DMA nel far sì che la soluzione si adattasse alle esigenze specifiche di Pacon, come la gestione dei gruppi d'acquisto o l'esenzione dei clienti stranieri.

 

"DMA ci ha davvero accompagnato passo dopo passo nell'intero processo", afferma Joe. "In altre implementazioni che ho realizzato, la terza parte avrebbe potuto suggerire una soluzione alternativa o dirci di "convivere con il problema" perché le nostre esigenze sono uniche. DMA ha invece fatto in modo che la soluzione funzionasse specificamente per la nostra attività. Questa è una delle implementazioni più semplici che abbiamo realizzato."

 

"Nel nostro futuro vedo la possibilità di operare in 46 stati, e penso che ora sarà più facile grazie ad Avalara."

  • — Joe Rossmeissl
  • Controller aziendale

 

Risultati

"Il vantaggio numero uno è la tranquillità che deriva dal sapere che stiamo facendo le cose nel modo giusto", afferma Joe. "Ad esempio, abbiamo imparato alcune cose sulle nostre dichiarazioni dei redditi dell'Arizona dopo che Avalara ha iniziato a presentarle per noi... come usano i codici di localizzazione rispetto a come li avevamo usati noi. E ogni volta che abbiamo riscontrato una discrepanza in un'aliquota fiscale, il valore che si è rivelato corretto è stato quello di AvaTax, e questo mi ha piacevolmente sorpreso. È decisamente più a prova di audit rispetto al nostro vecchio modo di fare le cose: sapere che i nostri revisori utilizzano Avalara è una vera fonte di fiducia."

 

Un altro grande vantaggio per un'azienda in rapida crescita come Pacon è la facilità con cui possono aggiungere nuovi stati. "È sufficiente attivare un interruttore di AvaTax, e questo mi piace", dice Joe.

 

Pacon è stata in grado di caricare tutti gli stati con imposta sulle vendite all'inizio della loro implementazione, poiché sono ancora in fase di crescita. "Potrebbe non essere il modo in cui tutti implementano la suite di Avalara, ma per noi ha funzionato bene", dichiara Joe. "Ora siamo pronti al futuro. Abbiamo avuto un'esperienza molto positiva e siamo soddisfatti del risultato."

 

 

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