Con l'espansione di ProviNET sia a livello geografico che di offerte, gli obblighi fiscali sulle vendite dell'azienda sono diventati più complessi, rendendo più difficile il mantenimento della conformità. I processi manuali per il calcolo dell'imposta sulle vendite e la gestione delle esenzioni sono diventati troppo rischiosi e onerosi.
"È stato un compito arduo", afferma Barb Cullinan, responsabile dei servizi aziendali di ProviNET. Il suo compito era prendere le informazioni sulle transazioni dal loro ERP ConnectWise e inviare l'imposta sulle vendite a Microsoft Dynamics GP. Ogni mese riconciliava i due sistemi, assicurandosi che tutto ciò che era imponibile fosse soggetto a imposta e che tutto ciò che era esente non lo fosse. A rendere le cose ancora più complicate, ProviNET è anche un rivenditore con responsabilità fiscale sull'imposta sull'uso (use tax).
"Dato che la nostra organizzazione vendeva prodotti o forniva servizi a clienti fuori dallo stato, occasionalmente incontravo discrepanze", ricorda Barb, "e in quei casi dovevo dedicare parte del mio tempo a cercare la fonte e apportare correzioni." Se, ad esempio, a un cliente esente da imposte fosse stata erroneamente addebitata l'imposta sulle vendite, Barb doveva capire dove il processo fosse andato storto.
Il rischio di conformità maggiore riguardava il modo in cui l'azienda gestiva i suoi certificati di esenzione. "Li tenevo in un grande raccoglitore sulla mia scrivania", ride Barb. "E una volta ho chiesto a qualcuno di stamparmi un foglio di calcolo per aiutarmi a tenere traccia di chi era esente da tasse e perché... e la confusione è addirittura aumentata."
