RubinBrown semplifica la gestione dei moduli 1099

RubinBrown è una delle principali società di servizi contabili e consulenza professionale negli Stati Uniti e un membro indipendente di Baker Tilly International, la nona maggiore rete mondiale di servizi contabili e consulenza aziendale. Con quasi 1.000 dipendenti, le unità operative di RubinBrown offrono servizi di Assurance, Business Advisory, Entrepreneurial, Tax e RubinBrown Advisors. Lo studio ha sette sedi negli Stati Uniti.

Per la maggior parte delle persone, "periodo fiscale" fa pensare ai modelli 1040 e alle scadenze di aprile. Ma per le aziende e per gli studi fiscali e contabili che le assistono il periodo inizia molto prima. Una data chiave è il 31 gennaio, la scadenza entro cui i datori di lavoro devono fornire i moduli 1099 ai collaboratori e agli altri lavoratori non dipendenti. Devono anche comunicare le informazioni alle autorità e alle agenzie come l'IRS, naturalmente.

Già questo è un compito impegnativo, ma per di più in campo fiscale le regole sembrano cambiare continuamente. Il continuo cambiamento delle normative sta aumentando la complessità per aziende di ogni dimensione, dal numero complessivo di moduli 1099 da presentare fino al processo stesso di compilazione e invio.

Secondo Lynnae Robinson, Commercialista e responsabile dell'Entrepreneurial Services Group di RubinBrown, la società ha seguito attentamente questi cambiamenti e ha collaborato in modo proattivo con i propri clienti per la loro compliance fiscale. Ma per molte piccole aziende che hanno finora gestito l'intero processo manualmente, potrebbero esserci sorprese poco piacevoli all'orizzonte.

Per gli studi contabili, questa sfida può trasformarsi in un'opportunità: un modo per affiancare i clienti, formarli e consolidare una relazione più stretta in qualità di consulenti di fiducia. "Molte delle nostre piccole aziende clienti a conduzione familiare si sono sentite più a loro agio a fare le cose in modo più manuale", afferma Lynnae. "Quindi, abbiamo dovuto educarli e consigliare loro di adottare un nuovo sistema, e li abbiamo informati che possiamo aiutarli a migliorare la conformità fiscale."

Al centro di questo nuovo approccio c'è la piattaforma automatizzata di Avalara per la conformità ai moduli 1099 e W-9, che RubinBrown mette a disposizione dei clienti durante il periodo delle dichiarazioni fiscali e tutto l'anno.

Da sempre leader nell'automazione fiscale, Avalara offre soluzioni complete per la compliance che aiutano gli studi a gestire questi e altri processi per conto dei clienti, aumentando la precisione, riducendo la necessità di inserimento manuale dei dati e limitando i rischi. E quando si tratta di moduli 1099, il rischio è significativo: le sanzioni possono arrivare a più di 300 dollari per ogni modulo, se la scadenza non viene rispettata.

RubinBrown ha implementato Avalara 1099 & W-9 per offrire un servizio efficiente e scalabile a migliaia di clienti, semplificando la gestione della conformità fiscale e gli adempimenti di rendicontazione per i moduli 1099, W-9, 1095 e W-2. Il servizio cloud di Avalara è anche basato sul volume, il che significa che aziende di qualsiasi dimensione possono sfruttare i più recenti progressi dell'automazione tecnologica.

La soluzione ottimizza i processi in ogni fase, dalla gestione delle informazioni di fornitori e liberi professionisti alla conservazione dei documenti e persino al controllo degli errori. E al momento di presentare la dichiarazione, la trasmissione digitale di Avalara è automatica per l'IRS e gli Stati che la richiedono; le copie dei modelli 1099 vengono anche inviate ai destinatari.

"Avevamo bisogno di una piattaforma coerente, accessibile ai team dei diversi uffici che lavorano sugli stessi clienti", spiega Lynnae. “Avalara è stata in grado di fornirci questa piattaforma unica, in linea con il nostro concetto di ‘studio unico’, e ci ha permesso di servire i nostri clienti in modo più efficace."