A Set Solutions la sales tax non fa più paura

Set Solutions, un'azienda Trace3 con sede a Houston, risolve problemi di cybersecurity per i suoi clienti situati in 27 Stati. Proprio come quei problemi possono essere complessi, i preventivi dell'azienda sono una combinazione sofisticata di prodotti, servizi e formazione. "Se avessimo un catalogo prodotti, conterrebbe 90.000 articoli", dice il CFO dell'azienda, Missy Basone.

L'imposta sulle vendite (sales tax) sui servizi SaaS è particolarmente complicata da gestire. Il trattamento fiscale del SaaS varia da uno Stato all'altro e le aziende sono responsabili di gestirlo correttamente. A complicare ulteriormente le cose, Set Solutions crea i preventivi su QuoteWerks, dove sono presenti non solo i suoi prodotti e servizi, ma anche quelli di altri produttori e distributori. Molti dei clienti dell'azienda hanno più sedi in diverse giurisdizioni fiscali e i preventivi devono riflettere la corretta imponibilità di ogni voce.

Quando Set Solutions riscuoteva le imposte solo nel suo Stato d'origine, il Texas, questi livelli di complessità erano gestibili per il team di Missy. Poi è arrivata la decisione della Corte Suprema degli Stati Uniti nel caso South Dakota v. Wayfair, Inc., che ha annullato il principio consolidato della presenza fisica e ha permesso agli Stati di adottare regole di "nexus" economico per le aziende che vendono prodotti e servizi anche nelle giurisdizioni fiscali in cui non hanno una presenza fisica.

"Sapevamo che avremmo dovuto riscuotere e versare le imposte in diversi Stati, solo che non sapevamo in quanti", ricorda Missy. "Siamo un piccolo team, quindi la decisione Wayfair ci ha spinti a cercare una soluzione automatizzata per la gestione della sales tax."

"I nostri consulenti fiscali sono venuti da me subito dopo la sentenza Wayfair e hanno raccomandato Avalara", spiega Missy. "Come azienda che si occupa di cybersecurity, dobbiamo sempre lavorare con i partner più all'avanguardia e Avalara è il leader indiscusso nei servizi fiscali sul cloud. Le loro soluzioni, con cui è facile determinare le imposte e presentare le dichiarazioni in varie giurisdizioni fiscali, si integrano perfettamente sia con QuoteWerks che con QuickBooks, che all'epoca era il nostro software di contabilità. Ho pensato: "Ok, facciamolo".

Quando l'azienda ha deciso di investire in un nuovo software di contabilità, Missy ha scelto Sage Intacct, principalmente per la sua facile integrazione con Avalara. "Qualsiasi cosa usassi, doveva funzionare con Avalara" spiega, "perché avevo investito molto nei loro prodotti e mi fido della loro esperienza."

Set Solutions ha cominciato a usare Avalara in un solo Stato e nel primo anno è arrivata a quattordici. Quattro anni dopo, l'azienda presenta dichiarazioni fiscali in 27 Stati. “Utilizziamo AvaTax per i calcoli in tempo reale di preventivi e fatture, insieme ad Avalara Returns per la dichiarazione e il versamento della sales tax", dice Missy. "Usiamo anche Avalara Exemption Certificate Management, Avalara Tax Research e Avalara Professional Services."

"Lavorando con Avalara e Sage, Set Solutions ha risparmiato più di 300.000 dollari all'anno e 30 ore alla settimana nelle attività di conformità fiscale, tempo e risorse preziosi che impattano notevolmente sulle nostre attività in forte crescita", afferma Missy.

Quando arrivano gli ispettori fiscali, Missy e il suo team possono stare tranquilli. "Avevo affrontato una verifica fiscale sulla sales tax in Texas che ci ha tenuti in ballo per quasi un anno", ricorda. "Con Avalara, ho tutte le informazioni e il backup a portata di mano. È un enorme risparmio di tempo ed energia, e ti dà tranquillità.

Set Solutions collabora con molte organizzazioni esenti dal pagamento della sales tax. Con Avalara Exemption Certificate Management, Missy non deve preoccuparsi di tenere monitorati i certificati di esenzione e le relative date di scadenza. "Avalara tiene tutto sotto controllo", afferma.

Con Avalara Returns, la dichiarazione in 27 Stati non rappresenta un onere eccessivo per il team di Missy. "Avalara si fa carico di tutte le dichiarazioni e dei versamenti per nostro conto", afferma. "Ci affidiamo ad Avalara anche per sapere quando dobbiamo registrarci in un nuovo Stato. Ci dice quando stiamo per superare la soglia del "nexus", quindi Avalara ci aiuta a registrarci in quello Stato, con la certezza che è tutto configurato correttamente."

Per quanto Missy apprezzi il risparmio di tempo e denaro, è la partnership che apprezza sopra ogni altra cosa. "Lavorare con Avalara è stato perfetto", afferma. Ci affidiamo alla loro competenza in molti ambiti. Ad esempio, usiamo Avalara Tax Research per verificare l'imponibilità di un prodotto nelle diverse giurisdizioni fiscali. Poter contare sulla loro competenza ci fa risparmiare così tanto tempo, che non so come potremmo fare senza."

"Lavorare con Avalara, insieme a QuoteWerks e Sage Intacct, mi ha restituito tempo per la famiglia e la tranquillità per godermelo", conclude. "Quando sono con la mia famiglia, ora sono presente al 100%".