Therabody semplifica la complessa gestione della conformità fiscale globale con Avalara

Therabody sviluppa tecnologie per il benessere volte a ridurre la tensione muscolare, accelerare il recupero fisico e migliorare le prestazioni. Dal lancio del suo prodotto Theragun nel 2008, l'azienda è all'avanguardia nella terapia del massaggio a percussione e oggi mette a disposizione dei clienti oltre 30 dispositivi, oltre a centri benessere e programmi educativi in tutti gli Stati Uniti.

In seguito al successo di Theragun, la rapida crescita di Therabody ha comportato una maggiore complessità nella gestione fiscale, con l’espansione delle vendite su più canali, inclusi e-commerce, Amazon, grandi catene retail, settore hospitality e distributori e il raggiungimento di una base clienti globale con normative fiscali e requisiti di compliance diversi.

Inoltre, la sentenza della Corte Suprema del 2018 South Dakota v. Wayfair ha introdotto leggi sul "nexus" economico che impongono alle aziende di riscuotere e versare l'imposta sulle vendite (sales tax) in base al luogo in cui vengono effettuate le vendite e non solo in base alla presenza fisica dell'azienda.

Di conseguenza, Therabody, dalle otto dichiarazioni fiscali cui era soggetta nel 2019 è passata a 32 nel 2020. Questo ha creato una complessa e difficile gestione delle aliquote fiscali e delle normative, diverse per giurisdizione fiscale. Come spiega Vivek Dadhania, Responsabile Fiscale presso Therabody, "Con l'introduzione del "nexus" economico in tutti gli Stati Uniti, mi sono trovato a dover calcolare queste aliquote per ogni giurisdizione locale, sapendo che possono cambiare ogni trimestre o anche più spesso."

Contemporaneamente, la crescita internazionale di Therabody ha introdotto problemi di compliance fiscale alle imposte GST e IVA. La registrazione in diversi paesi ha comportato la necessità di orientarsi tra sistemi fiscali differenti, obblighi di rendicontazione e aliquote soggette a variazioni, con un aumento significativo del carico di lavoro per il team.

"Ci sono i marketplace Amazon, i magazzini Amazon, i nostri siti web, i punti vendita in conto deposito... e la domanda è non solo capire quanto addebitare di IVA, ma anche come presentare correttamente le dichiarazioni nei diversi paesi", afferma Vivek.

Nel 2023, Therabody ha effettuato una significativa riconfigurazione dell’ERP che ha compromesso il processo di gestione dei certificati di esenzione, rendendo necessario verificare nuovamente migliaia di certificati in tempi brevi. I processi gestiti manualmente non erano più sufficienti e, considerando che diversi account strategici erano integrati tramite EDI, un semplice errore nel calcolo delle imposte avrebbe potuto ripercuotersi sulle operazioni aziendali e sulla gestione degli incassi.

"A febbraio 2023, tutte le nostre eccezioni manuali sono andate perse... abbiamo dovuto ricominciare a gestire i certificati di esenzione da zero", racconta Vivek.

La prima esperienza di Vivek con Avalara risale al 2018, quando lavorava per una casa editrice e doveva gestire l'impatto della sentenza South Dakota v. Wayfair. Mentre cercava le aliquote fiscali precise da applicare in base al codice postale, Vivek si è imbattuto in database in formato CSV di Avalara.

In quel momento, Vivek si è reso conto che i sistemi interni della casa editrice non erano attrezzati per gestire le immense complessità della compliance fiscale in un mondo post-Wayfair e che l'aggiornamento manuale delle aliquote fiscali non era una soluzione sostenibile.

In seguito, mentre lavorava per un'azienda del settore fitness, Vivek ha potuto toccare con mano le capacità di automazione fiscale di Avalara: report completi, obblighi semplificati, riduzione del lavoro manuale e una compliance fiscale più accurata ed efficiente.

Quando è entrato in Therabody nel 2022, l'azienda era nel pieno di una rapida espansione su più canali di vendita e mercati internazionali. Consapevole della crescente complessità delle dichiarazioni fiscali da presentare nei diversi Stati, dei rischi di conformità internazionale associati e della gestione dei certificati di esenzione, ha sentito la necessità urgente di automatizzare i processi manuali.

Therabody era cliente di Avalara già dal 2018, così Vivek ha colto l'opportunità di ottimizzarne l'utilizzo a livello globale. Grazie alla sua precedente esperienza, sapeva che Avalara avrebbe potuto semplificare la conformità, migliorare la precisione e ridurre il carico di lavoro di più reparti, fra cui fatturazione, servizio clienti, finanza e IT.

Con 2.600 clienti esenti da imposte negli Stati Uniti, la gestione dei certificati di esenzione era una priorità assoluta per Therabody. Oltre a ridurre il carico di lavoro dei team operativi, l'automazione è stata essenziale per assicurare la piena preparazione in vista di eventuali verifiche fiscali nelle diverse giurisdizioni.

L’utilizzo di NetSuite come ERP, uno dei principali partner di integrazione di Avalara, ha reso ancora più semplice la crescita di Therabody. Con oltre 10 integrazioni Avalara disponibili, espandere l'utilizzo su più piattaforme è stato un passo naturale.

All'inizio del 2023, Vivek ha implementato Avalara Exemption Certificate Management (ECM), inserendo oltre 2.500 clienti e verificando oltre 5.200 certificati, un grande successo dopo la riconfigurazione dell'ERP.

Entro la metà del 2024, Therabody ha iniziato a utilizzare Shopify Plus per il suo portale B2B, oltre ai negozi POS per il retail. Vivek ha coordinato l'implementazione di Avalara su entrambi i sistemi, integrandoli perfettamente con NetSuite e Avalara AvaTax per il calcolo delle imposte e la presentazione delle dichiarazioni fiscali. Ha anche utilizzato il database dei codici fiscali e gli strumenti di intelligenza artificiale messi a disposizione da Avalara per classificare gli SKU dei prodotti e applicare le esenzioni in modo efficiente all'interno di Shopify.

All'inizio del 2025, Therabody ha esteso l'integrazione al suo sito web B2C utilizzando Avalara per Shopify, per il calcolo preciso delle aliquote fiscali globali al momento del pagamento.