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O que é BPO e como ele aumenta a produtividade da gestão fiscal


A sigla BPO (Business Process Outsourcing) em sua tradução literal significa Terceirização de Processos de Negócios. Trata-se de um modelo de contratação de serviços específicos ao funcionamento da empresa. É mais do que a execução de rotinas operacionais internas por uma equipe terceirizada, mas também uma ferramenta estratégica, pois oferece soluções sob medida.

O mercado cada vez mais competitivo tem recorrido frequentemente aos serviços de BPO, pois eles aumentam a produtividade e diminuem os gastos. Além disso, fazem com que a empresa concentre seus esforços em seu core business, direcionando tempo e energia para inovar, melhorar produtos e o aumento de vendas.

Como funciona

A área fiscal tem muitas particularidades, e é preciso muita atenção, pois um descuido pode gerar multas pesadas. Por isso, a terceirização da área fiscal é uma solução segura para pequenas, médias e grandes empresas, descomplicando fluxos e integrando processos.

Antes da implementação, é fundamental definir metas e indicadores de sucesso. Esse processo geralmente é permeado por um “guia” estabelecido entre empresa e prestadora de serviço que alinha as expectativas com relação a prazos, metas e desempenho.

E quais são as vantagens do BPO?

  • Promove expertise em operações que não fazem parte da rotina da empresa, ou que exigem esforço extra da equipe
  • Reduz os gastos em folha de pagamento
  • Aumenta a produtividade
  • Otimiza os processos
  • Poupa recursos próprios
  • Executa tarefas específicas e complexas
  • É mais ágil
  • Tem melhor desempenho
  • Reduz a ocorrência de erros
  • Tempo para a empresa focar no core business

Estou pronto para terceirizar serviços da minha área fiscal?

Antes de tomar essa decisão, é preciso ter em mente alguns pontos.

1. Quais processos serão terceirizados?

Será uma área inteira ou apenas um trabalho específico? Para que haja uma negociação efetiva, os contratantes precisam deixar claro quais são suas reais necessidades. Somente dessa forma será possível traçar o diagnóstico e oferecer a solução mais adequada.

2. Comunicação

Toda a empresa deve estar ciente sobre a necessidade de ter uma comunicação assertiva em um serviço de BPO. Reter informações importantes pode impactar de forma negativa no sucesso da terceirização.

3. Cultura

O trabalho em parceria só funciona quando há colaboração de ambas as partes. Excluir os colaboradores terceirizados de decisões que envolvam suas rotinas operacionais, pode gerar conflito e stress. A flexibilidade deve fazer parte da cultura da empresa.

Sabemos que o projeto SPED está em constante desenvolvimento e longe de ser estático. A cada ano que passa são mais obrigações impostas pelo Fisco e mais dados a serem cruzados. É importante que a empresa fornecedora do serviço de BPO tenha a capacidade evolutiva de manutenção, e que a cada atualização da legislação sejam mapeados todos os impactos nos processos e sistemas. As novidades devem ser levadas para dentro da empresa colaborando assim para o correto andamento das atividades.