O que é uma Nota Fiscal Avulsa e quando emitir?

A Nota Fiscal Avulsa (NFA) é uma alternativa prática para quem presta serviços ou realiza vendas de forma pontual, sem ter CNPJ.

Disponível em algumas cidades, ela permite que pessoas físicas formalizem suas atividades de maneira legal e simples. 

Neste artigo, você vai entender como a NFA funciona, quem pode emitir e quais são os passos para usar esse recurso com segurança.

A Nota Fiscal Avulsa (NFA) é um documento fiscal utilizado por pessoas físicas ou jurídicas que não são obrigadas por lei a emitir a Nota Fiscal Eletrônica (NFe). 

O documento serve como uma alternativa para quem ainda não está formalizado como empresa, mas precisa comprovar a realização de uma atividade comercial.

Ela é disponibilizada por órgãos estaduais ou municipais para atender contribuintes eventuais ou autônomos que desejam formalizar uma operação de venda ou prestação de serviço.

Na prática, esse tipo de nota costuma ser utilizado por microempreendedores individuais (MEIs), micro e pequenas empresas, além de pessoas físicas registradas como autônomos ou artesãos. 

No caso dos MEIs, embora não haja obrigatoriedade legal para emissão da NFA em todas as situações, muitos optam por emitir o documento para facilitar o processo para seus clientes, evitando que precisem gerar uma nota de entrada.

Já pessoas físicas, quando devidamente registradas junto à prefeitura, podem emitir a NFA informando apenas o CPF, desde que o município ofereça esse serviço e autorize o cadastro como autônomo. 

A emissão da NFA é permitida para:

• Pessoas físicas que prestam serviços ou vendem produtos de forma esporádica;
• Microempreendedores Individuais (MEIs) que, apesar de terem CNPJ, optam por esse modelo em situações específicas;
• Empresas de pequeno porte que não realizam vendas frequentes ou não são obrigadas a emitir notas fiscais regularmente.
  

É importante destacar que as regras para emissão da NFA podem variar de acordo com o estado ou município. Portanto, é essencial consultar a legislação antes de proceder com a emissão.

A principal diferença entre a Nota Fiscal Avulsa e outros modelos de nota fiscal está na frequência e na obrigatoriedade da emissão:

• Nota Fiscal Eletrônica (NF-e): Utilizada por empresas para documentar a venda de produtos. Requer CNPJ e, geralmente, um sistema emissor autorizado.

• Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e): Emitida por prestadores de serviços. Também exige CNPJ e cadastro na prefeitura.

• Nota Fiscal Avulsa (NFA): Indicada para quem realiza transações comerciais de forma esporádica e não possui CNPJ. Pode ser emitida manualmente ou eletronicamente, dependendo da localidade.

A emissão da NFA-e varia conforme o estado, já que cada Secretaria de Fazenda possui seu próprio sistema e regras. 

No entanto, o processo geralmente segue uma estrutura comum, principalmente para quem não é contribuinte do ICMS, como pessoas físicas, profissionais autônomos ou artesãos. Confira abaixo os principais pontos que você precisa saber antes de emitir:

Antes de tudo, é necessário se cadastrar no sistema da SEFAZ do estado em que você reside. Para profissionais autônomos e artesãos, esse registro costuma ser feito na prefeitura do município, e não diretamente na SEFAZ.

Durante o cadastro, podem ser exigidos documentos como:

• Documento de identidade;
• CPF;
• Comprovante de residência;
• Certificado digital (dependendo da prefeitura).

2. Emissão é individual, nota por nota

Mesmo em ambiente digital, a NFA-e não permite emissão em lote. Cada nota deve ser gerada individualmente, mediante solicitação no portal da SEFAZ. 

Além disso, cada nota comporta no máximo 10 produtos. Se a operação envolver mais itens, será necessário emitir um novo documento.

3. Impressão obrigatória em papel comum

Apesar de ser eletrônica, a validade da NFA-e está vinculada à sua impressão. O arquivo XML, isoladamente, não tem valor fiscal. Por isso, é necessário imprimir a nota em papel comum (A4) e armazená-la por, no mínimo, cinco anos.

Se houver perda do documento, é preciso solicitar uma segunda via com nova autorização no portal da SEFAZ. A não apresentação da nota em caso de fiscalização pode resultar em multas de até R$ 1.000,00.

4. CNPJ exibido é o da SEFAZ

Diferente de outros modelos de nota, o CNPJ que aparece na chave de acesso da NFA-e é o da SEFAZ emissora, e não do contribuinte. No entanto, os dados do emitente aparecem corretamente no XML e também nas consultas públicas realizadas pela internet.

5. Processo não permite interrupções

Se o sistema for interrompido por qualquer motivo,  como falha de conexão durante a emissão da NFA-e, será necessário recomeçar o preenchimento do zero. Não há salvamento parcial no processo.

6. Emissão é exclusiva para não contribuintes do ICMS

A NFA-e está disponível apenas para quem não está cadastrado como contribuinte do ICMS. Se o emissor já estiver habilitado a emitir NF-e, ele não poderá utilizar a nota avulsa eletrônica.

7. Não há correção: só cancelamento

Se for emitida com erro, a NFA-e não pode ser corrigida, nesse caso, será necessário cancelá-la e emitir uma nova. O cancelamento pode levar até sete dias, o que exige atenção redobrada no preenchimento dos dados.

8. Numeração é sequencial e limitada

A sequência numérica da NFA-e vai de 1 até 999.999.999. Quando atinge esse limite, o contador é reiniciado automaticamente, sem prejuízo à emissão.

9. Consulta pública da nota

É possível verificar a validade da NFA-e no portal da SEFAZ estadual e também no Portal Nacional da NF-e. Lá, o usuário pode conferir o status do documento (normal ou cancelado) e confirmar sua emissão.

10. Não há emissão em contingência

Caso o sistema da SEFAZ esteja indisponível, não é possível emitir a NFA-e em modo de contingência. Será necessário aguardar a normalização do serviço para concluir o processo.

11. Emissões em grande volume não são recomendadas

Por ser um processo manual e documento por documento, a NFA-e não é indicada para quem precisa emitir grandes volumes de notas. A repetição do processo aumenta o risco de erros e demanda mais tempo operacional.

12. Escrita contábil deve considerar emissão por terceiros

O destinatário da nota precisa escriturar a NFA-e como documento emitido por terceiros, utilizando o código “08 – Documento Fiscal emitido com base em Regime Especial ou Norma Específica”.

13. Prazo para transporte da mercadoria

A NFA-e permite que a data de saída da mercadoria seja registrada com até três dias de diferença em relação à data de emissão. Após a entrega da mercadoria, o documento não pode mais ser cancelado.

Mesmo sendo uma alternativa para quem não possui CNPJ, a emissão da NFA não isenta o contribuinte de obrigações fiscais. Dependendo da natureza da transação e da legislação local, podem ser devidos tributos como:

• Imposto Sobre Serviços (ISS): aplicável a prestações de serviços. A alíquota e a forma de recolhimento variam conforme o município.

• Imposto de Renda Pessoa Física (IRPF): incide sobre os rendimentos obtidos com a atividade comercial.

• Contribuição ao INSS: pode ser exigida em casos de prestação de serviços, especialmente quando há habitualidade.

A Nota Fiscal Avulsa é uma ferramenta valiosa para profissionais que realizam transações comerciais de forma esporádica e ainda não possuem CNPJ. Ela permite a formalização dessas atividades, conferindo maior credibilidade e facilitando o cumprimento das obrigações fiscais.

No entanto, à medida que o volume de emissões cresce, o processo manual pode se tornar inviável e mais sujeito a erros. 

Se a sua operação exige recorrência, agilidade e controle centralizado, o ideal é contar com uma solução integrada de emissão, recebimento e gestão de documentos fiscais, que ofereça alta capacidade de processamento, segurança das informações e conformidade tributária automatizada.

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