Meu fornecedor entregou a mercadoria e depois cancelou a Nota Fiscal. O que fazer?

De acordo com as regras do Fisco, uma Nota Fiscal Eletrônica (NFe) não pode ser cancelada após a saída da mercadoria do estabelecimento. Ainda assim, em alguns casos o fornecedor pode realizar o cancelamento indevido mesmo depois da entrega. E aí surge a dúvida: como proceder?

Neste artigo, confira como proceder caso seu fornecedor cancele a nota fiscal emitida.

A Nota Fiscal eletrônica (NFe) é o documento que comprova a circulação de mercadorias. Segundo a legislação, o cancelamento só pode ser feito em até 24 horas após a emissão, desde que a mercadoria não tenha sido entregue ao comprador.

Em alguns estados, como Minas Gerais e Rio Grande do Sul, esse prazo pode ser estendido para até 168 horas, mas as condições continuam as mesmas:

• A mercadoria não pode ter saído do estabelecimento;
• Não pode haver Registro de Passagem em posto fiscal;
• Não pode existir CTe ou MDFe atrelado à operação;
• Não pode haver manifestação de confirmação do destinatário.

Se a mercadoria já foi entregue, o cancelamento é indevido. Nesse caso, o fornecedor deve emitir uma nota fiscal de devolução ou ajuste, jamais cancelar o documento original.

Além disso, o emitente não pode realizar o cancelamento caso a mercadoria tenha passado por um posto de fiscalização (e a SEFAZ emitido um Registro de Passagem) ou o transportador tenha emitido um CTe ou MDFe para o documento.

Quando a NFe é cancelada depois da entrega, a operação não tem validade fiscal. Isso traz riscos para as duas partes envolvidas:

Para o comprador:

• As mercadorias ficam no estoque sem documento válido;
• Não é possível aproveitar créditos de ICMS (quando aplicável);
• Pode haver autuação em caso de fiscalização.

Para o fornecedor:

• Sujeição a penalidades por descumprimento das regras fiscais;
• Obrigação de regularizar a operação emitindo nova nota.

Se isso acontecer, a empresa compradora deve agir rapidamente para regularizar a situação:

1. Não dar entrada no estoque com a NFe cancelada;
2. Solicitar que o fornecedor emita uma nova NFe válida;
3. Caso já tenha sido feita a entrada contábil, pode ser necessário emitir uma nota de devolução para ajustar a operação;
4. Registrar toda a comunicação com o fornecedor, garantindo comprovação em caso de fiscalização.

A forma mais eficaz de prevenir esse problema é realizar a Manifestação do Destinatário. Esse recurso da SEFAZ permite que o comprador se manifeste sobre a operação e impeça o cancelamento indevido.

As opções de manifestação são:

• Ciência da Operação – reconhecimento da emissão;
• Confirmação da Operação – valida a operação e bloqueia cancelamentos;
• Desconhecimento da Operação – usado quando a NF-e foi emitida de forma indevida;
• Operação não realizada – quando o produto não foi entregue.

Para realizar a manifestação é necessário ter certificado digital (A1 ou A3), acesso ao sistema da SEFAZ ou usar uma solução especializada em automação fiscal.

Como nem sempre o fornecedor informa quando cancela uma nota, é essencial acompanhar o status da NFe na SEFAZ.

Embora seja possível consultar manualmente, a prática é trabalhosa e limitada. Muitas empresas já adotam sistemas de monitoramento automatizado, que notificam em tempo real qualquer alteração, cancelamento ou inutilização de documentos fiscais.

Assim, sua empresa ganha segurança, evita prejuízos tributários e mantém o compliance fiscal em dia.

O Avalara Tax Docs Monitor 2.0 é a solução ideal para empresas que querem ter controle total sobre o recebimento de notas fiscais eletrônicas. Com ele, você acompanha em tempo real o status de todas as NFes vinculadas ao seu CNPJ, recebe alertas de cancelamento, inutilização ou irregularidades e mantém seu estoque e créditos fiscais sempre protegidos.

Não corra riscos com notas fiscais canceladas sem aviso. Conheça o Avalara Tax Docs Monitor 2.0 e garanta mais segurança e compliance para o seu negócio.

Saiba Mais!