Cadastro: saiba por que ele é tão importante para atingir o compliance fiscal

Você já ouviu que a ordem dos fatores não altera o produto. Bem, isso é verdade quando falamos em soma ou multiplicação. No entanto, a lógica se inverte quando o tema é compliance. Aqui, é preciso seguir uma sequência de ações para garantir que seu negócio tenha fluidez e, ao final do processo, a prestação de contas seja uma tarefa mais simples e assertiva.

Ter um cadastro completo e mantê-lo atualizado é a primeira tarefa que merece atenção.

Cadastro de participantes

Ao cadastrar o participante de uma transação (seja cliente, fornecedor ou prestador de serviço) é necessário garantir que o CNPJ esteja ativo, além de incluir e manter atualizados os dados básicos, como o endereço.

Tudo seria mais prático se a consulta pudesse ser realizada em uma única fonte oficial, mas ela não existe. Portanto, os dígitos do CNPJ devem ser incluídos manualmente nos vários órgãos de validação, tais como Receita Federal do Brasil, Simples Nacionl, Sintegra, Sefaz, e outros.

Serviços prestados ou tomados ainda exigem um cuidado extra para validar seu cadastro, pois é preciso incluir o código de serviço em conformidade com a LC116.

Cadastro de produtos

NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) é o nome dela: a pedra no sapato do profissional que se dedica ao compliance. Afinal, cadastrar o produto com a NCM correta e com a descrição técnica adequada, é o que vai garantir que os tributos calculados estejam em conformidade.
No entanto, a classificação da NCM (e também do CEST - Código Especificador da Substituição Tributária) pode ser um processo subjetivo, manual e impreciso. O que significa dizer que ele consome tempo e dinheiro, com um enorme risco de fazer o cadastro de forma equivocada e ter problema com o Fisco.

Riscos gerados por um cadastro inconsistente

Baixa produtividade operacional, risco de multas e penalidades e erros no cálculo dos impostos são alguns riscos que um cadastro incorreto pode acarretar.

O endereço do participante, a classificação da NCM, a origem e o destino do produto, bem como sua finalidade são aspectos do cadastro que impactam diretamente o cálculo e recolhimento dos tributos. Se a informação do cadastro estiver errada, é falta grave para o Fisco. Este é apenas um dos exemplos do que pode acontecer com as empresas que não se atentam ao cadastro.

A Avalara oferece a tecnologia certa para que o cadastro de participantes e produtos seja eficiente e assertivo, ajudando a sua empresa a atingir o compliance fiscal. Fale com a gente e saiba como podemos ajudar você.