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Alles, was Sie über eine EU-Mehrwertsteuernummer wissen müssen

Unternehmen, die in der Europäischen Union (EU) tätig sind, müssen sich möglicherweise in einem oder mehreren Mitgliedstaaten für die Mehrwertsteuer (MwSt.) registrieren lassen, um eine Mehrwertsteuernummer zu erhalten. Die Anforderungen an die Mehrwertsteuerregistrierung variieren von Land zu Land, basieren aber auf der EU-Mehrwertsteuerrichtlinie.

Was ist eine Mehrwertsteuernummer?

Eine Mehrwertsteuernummer — auch bekannt als USt-IdNr. — ist eine eindeutige Nummer, die eine steuerpflichtige Person (Unternehmen) oder eine nicht steuerpflichtige juristische Person identifiziert, die für die Mehrwertsteuer registriert ist. Das Format einer Mehrwertsteuernummer besteht in der Regel aus bis zu 12 Zeichen und kann Buchstaben und Ziffern enthalten. Die Nummern werden von den Steuerbehörden jedes EU-Mitgliedstaates ausgestellt, die alle ihre eigenen nationalen Mehrwertsteuernummern haben.

 

Unternehmen, die Waren oder Dienstleistungen in mehreren EU-Ländern anbieten, müssen möglicherweise mehrere Mehrwertsteuernummern beantragen. Programme wie der Import-One-Stop-Shop (IOSS) und der One-Stop-Shop (OSS) können den Registrierungsprozess für Mehrwertsteuerzwecke jedoch vereinfachen, indem sie es Unternehmen ermöglichen, mit einer einzigen Registrierung in mehrere EU-Mitgliedstaaten zu verkaufen.

Wann müssen sich Unternehmen für eine EU-Mehrwertsteuernummer registrieren?

Unternehmen müssen sich für die Mehrwertsteuer registrieren, sobald ihre steuerbaren Lieferungen den Mehrwertsteuerschwellenwert oder die Kriterien überschreiten, die von der EU oder der lokalen Behörde in einem Nicht-EU-Land festgelegt wurden. Unternehmen sollten beachten, dass die Mehrwertsteuerschwellenwerte je nach EU-Mitgliedstaat variieren und sich auch ändern können. Die Pflicht zur Mehrwertsteuerregistrierung gilt für alle Arten von gewerblichen Unternehmen, unabhängig von Branche oder Betriebsstruktur.

 

Die EU hat sich bemüht, die Anforderungen für die Registrierung einer Mehrwertsteuernummer in allen EU-Ländern zu vereinheitlichen. Typische Fälle, in denen ein Unternehmen eine lokale Mehrwertsteuernummer beantragen muss, sind:

 

  • Wenn ein ausländisches Unternehmen Waren in einem anderen Land kauft und verkauft
  • Wenn ein Unternehmen Waren in ein Land importiert, was auch die Verbringung von Waren über nationale Grenzen innerhalb der EU umfassen kann
  • Aufbewahren von Waren in Lagern oder in Konsignationslagern in anderen EU-Ländern für Kunden
  • Abhalten einer Live-Konferenz, Ausstellung oder Schulung mit kostenpflichtigem Eintritt
  • Warenverkauf an Verbraucher über das Internet oder per Katalog (Versandhandel)
  • Lieferung und Installation von Geräten in einer begrenzten Anzahl von Fällen
  • Eine sehr begrenzte Anzahl von Fällen, in denen Dienstleistungen erbracht werden (im Anschluss an die Reformen des Mehrwertsteuerpakets von 2010)

 

Die oben genannten Anforderungen gelten gleichermaßen für EU- und Nicht-EU-Unternehmen, die innerhalb der EU tätig sind (zum Beispiel, wenn ein britisches Unternehmen in Frankreich tätig wird).

Wie erhalten Unternehmen eine EU-Mehrwertsteuernummer?

Sobald die Pflicht zur Beantragung einer Mehrwertsteuernummer festgestellt wurde, kann das Verfahren beginnen. Unternehmen müssen in ihren Heimatländern mehrwertsteuerlich (EU-Unternehmen) oder steuerlich (Nicht-EU-Unternehmen) registriert sein. Sie müssen dann ein lokales Mehrwertsteuerregistrierungsformular ausfüllen und zusammen mit den erforderlichen Unterlagen einreichen. Das Antragsformular ist oft in der Landessprache der jeweiligen Nation verfasst, was eine potenzielle Herausforderung für Unternehmen darstellt (ein Steuervertreter kann helfen, Sprachbarrieren zu überwinden). EU-Länder sind zunehmend zurückhaltend bei der Bereitstellung von Dokumentübersetzungen, da dies zu Missverständnissen führen kann.

 

In der Regel muss ein Unternehmen die folgenden Belege vorlegen:

 

  • Nachweis der Mehrwertsteuer- oder Steuerregistrierung im Land des Firmensitzes
  • Originalkopie der Gründungsurkunde des Unternehmens
  • Kopie der Satzung des Unternehmens
  • Auszug aus dem nationalen Handelsregister als Nachweis über das Bestehen
  • Zunehmend Nachweis des geplanten Handels (z. B. Verträge oder Rechnungen)
  • Wenn das Unternehmen einen lokalen Steuerbevollmächtigten oder Steuervertreter ernennt, dann eine Vollmacht oder eine notarielle Vollmacht

 

Die meisten Länder verlangen weitere Dokumente, bevor sie Mehrwertsteuernummern ausstellen. Spanien verlangt beispielsweise eine Erklärung, die bestätigt, dass das Unternehmen keine Betriebsstätte in Spanien hat.

 

Nach Einreichung des Antrags kann es bis zu acht Wochen dauern, bis ein Unternehmen seine Mehrwertsteuernummer erhält, abhängig vom Land, das den Antrag bearbeitet. Die Steuerbehörden können durchaus weitere Fragen stellen — insbesondere um Mehrwertsteuerbetrug zu verhindern. Daher sollten Unternehmen damit rechnen, dass zusätzliche Informationen angefordert werden.

Einige Länder stellen keine vollständige Mehrwertsteuernummer aus

Ausländische Unternehmen, die eine Mehrwertsteuernummer beantragen, können in bestimmten Ländern zusätzlichen Anforderungen unterliegen. Die Steuerbehörden können ihnen eine lokale Steuernummer zuweisen, die nur Mehrwertsteuergeschäfte für lokale Transaktionen erlaubt. Diese ist nicht im Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystem (MIAS) registriert und erlaubt daher keinen innergemeinschaftlichen Handel.

 

In diesem Fall ist zusätzliche Korrespondenz erforderlich, um eine gültige Mehrwertsteuernummer zu erhalten.

Was passiert, nachdem eine EU-Mehrwertsteuernummer erteilt wurde?

Sobald ein Unternehmen eine gültige Mehrwertsteuernummer erhalten hat, kann es mit dem Handel beginnen und auf seine Auslandstransaktionen Mehrwertsteuer erheben.

 

Jedes Land hat seine eigenen Formate für EU-Mehrwertsteuernummern, obwohl sie Teil desselben Mehrwertsteuersystems sind. Es kann für ein Unternehmen hilfreich sein, sich mit diesen Abweichungen sowie mit etwaigen geringfügigen Unterschieden bei den Mehrwertsteuerregelungen vertraut zu machen.

 

Der Erhalt von Mehrwertsteuernummern ist nicht das Ende der Mehrwertsteuerpflichten. Mehrwertsteuerpflichtige Unternehmen sind verpflichtet, die Mehrwertsteuervorschriften der EU zu befolgen und regelmäßige EU-Mehrwertsteuererklärungen abzugeben.
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