Umsatzsteuerliche Registrierung innerhalb der EU

Für Unternehmen, die innerhalb der EU tätigen sind und in andere Länder verkaufen, kann es erforderlich sein, dass sie sich in einem der anderen EU-Länder umsatzsteuerlich registrieren lassen müssen. Diese Anforderungen sind von Land zu Land unterschiedlich und basieren aber auf der Mehrwertsteuerrichtlinie der EU, die von jedem Mitgliedstaat in seine lokale Gesetzgebung umgesetzt wird.

Als Teil der Bemühungen, das europäische Umsatzsteuersystem zu harmonisieren und das Streben nach einem EU-Binnenmarkt für Waren und Dienstleistungen zu unterstützen, sollten die Anforderungen an die Registrierung für eine USt-IdNr. in jedem Land gleich sein. Typische Fälle, in denen ein ausländischer Händler sich für eine lokale USt-IdNr. registrieren lassen muss

• Wenn ein ausländisches Unternehmen in einem anderen Land Waren kauft und verkauft
• Wenn ein Unternehmen Waren in ein EU-Land einführt, dazu kann auch die Beförderung von Waren über nationale Grenzen innerhalb der EU gehören
• Die Aufbewahrung von Waren in einem Lager oder als Konsignationsbestand in anderen EU-Ländern für Kunden
• Veranstaltung einer Live-Konferenz, Ausstellung oder Schulung bei bezahltem Eintritt
• Der Verkauf von Waren an Verbraucher über das Internet oder durch Kataloge (Fernabsatz)
• Lieferung und Einbau von Ausrüstung in einer begrenzten Anzahl von Situationen
• Eine sehr begrenzte Anzahl von Situationen, in denen Dienstleistungen erbracht werden (nach den Reformen des Mehrwertsteuerpakets 2010)

Die oben genannten Anforderungen gelten gleichermaßen für Unternehmen aus der EU und für Unternehmen aus Nicht-EU-Ländern. Sie können sich hier über EU-USt-Sätze informieren.

Nicht gebietsansässige Unternehmen müssen sich grundsätzlich sofort für die USt registrieren lassen. Schwellenwerte für die umsatzsteuerliche Registrierung gebietsansässiger Unternehmen finden Sie hier. Eine weitere Ausnahme bilden E-Commerce-Unternehmen, für die ein eigener Lieferschwellenwert für die umsatzsteuerliche Registrierung für Fernabsatzgeschäfte gilt.

Sobald klar ist, dass eine umsatzsteuerliche Registrierung erforderlich ist, kann die Registrierung beginnen. Grundsätzlich müssen Unternehmen umsatzsteuerlich (EU-Unternehmen) oder steuerlich (Nicht-EU-Unternehmen) registriert sein. Sie müssen dann einen Fragebogen zur steuerlichen Registrierung ausfüllen und zusammen mit Begleitunterlagen beim zuständigen Finanzamt einreichen. Der Fragebogen zur steuerlichen Registrierung wird meistens in der Landessprache zur Verfügung gestellt. EU-Länder übersetzen immer weniger ihre Fragebögen, da eine Übersetzung leicht zu Missverständnissen führen kann.

In der Regel muss ein Unternehmen die folgenden Begleitunterlagen vorlegen:

• Nachweis der umsatzsteuerlichen oder steuerlichen Registrierung in seinem Ansässigkeitsstaat
• Eine Originalkopie/beglaubigter Kopie der Gründungsurkunde der Gesellschaft
• Eine Kopie der Satzung des Unternehmens
• Ein Auszug aus dem nationalen Unternehmensregister als Nachweis des Bestehens,
• Immer häufiger der Nachweis über den geplanten Handel (z.B. Verträge oder Rechnungen)
• Wenn das Unternehmen einen örtlichen Vertreter oder Fiskalvertreter ernennt, eine Vollmacht oder eine Prokura

Jedes Land wird verschiedene Dokumente angeben, die vorgelegt werden müssen. So verlangt beispielsweise Spanien eine Erklärung, die bestätigt, dass das Unternehmen keine Betriebsstätte in Spanien hat.

Nach der Einreichung des Fragebogens zur steuerlichen Registrierung dauert es je nach Land 2 bis 8 Wochen, bis eine USt-IdNr. ausgestellt wird. Die Steuerbehörden können durchaus weitere Fragen stellen, insbesondere um umsatzsteuerlichen Betrug zu verhindern.

Sie erhalten eventuell eine lokale Steuernummer, die umsatzsteuerliche Transaktionen ausschließlich für lokale Transaktionen zulässt. Diese Steuernummer ist nicht im MIAS-System (VIES) registriert und ermöglicht daher keinen grenzübergreifenden Handel.

In diesem Fall müssen zusätzliche Belege eingereicht werden, um eine vollständige USt-IdNr. zu erhalten.