Aktualisierte Informationen zur elektronischen Rechnungsstellung in Deutschland ab 2025

In August 2024 wurden in Deutschland neue Informationen zu den Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung (E­‑Invoicing) veröffentlicht. Lernen Sie in unserem Blog-Artikel, was diese für Ihr Unternehmen bedeuten können

Seit November 2020 ist in Deutschland für Geschäftsvorgänge, die den öffentlichen Sektor betreffen (‘Business-to-Government’- B2G), die elektronische Rechnungsausstellung verpflichtend. Diese Anforderung gilt für alle Rechnungen, die an Bundesbehörden übermittelt werden, und wird schrittweise für einzelne Bundesländer und kommunale Behörden umgesetzt, wobei die Bundesländer die ERechnung in eigener Kompetenz umsetzen.

Nach der letzten Wahl nahm die „Ampelkoalition“ in Deutschland die obligatorische Nutzung der elektronischen Rechnungsstellung im Business-to-Business-Bereich (B2B) im Rahmen des Wachstumschancengesetzes auf ihre Agenda.

In ihrem Schreiben vom Oktober 2024 „Ausstellung von Rechnungen nach § 14 UStG; Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1. Januar 2025“ legte das Bundesministerium der Finanzen (BMF) die Anforderungen fest und präzisierte die Bedingungen für das anstehende E‑Invoicing-Mandat für B2B-Geschäftsvorgänge.

Laut den veröffentlichten Plänen des BMF wird die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung in Deutschland einen „sanften“ Ansatz verfolgen, der Übergangsfristen und Flexibilität für Unternehmen vorsieht. Angesichts der Tatsache, dass die deutsche Wirtschaft von KMUs geprägt ist, für die ein striktes E‑Rechnungsmandat und ein erzwungener schneller Start eine Herausforderung darstellen könnten, und gleichzeitig viele Unternehmen bereits vor Jahren einen elektronischen Rechnungsaustausch mit Geschäftspartnern etabliert haben (und daher möglicherweise bereits eine E‑Invoicing-Lösung im Einsatz haben), ist dieser Ansatz nicht überraschend.

Die E‑Rechnungspflicht für B2B wird in mehreren Stufen eingeführt und unterscheidet zwischen der Verpflichtung, E‑Rechnungen zu empfangen, und der Verpflichtung, E‑Rechnungen auszustellen, wobei erstere Verpflichtung bereits ab Januar 2025 beginnt.

Das Dokument des BMF spezifiziert den Begriff „E‑Rechnung“: Ab dem 1. Januar 2025 wird eine E‑Rechnung definiert als „eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht“ – wie beispielsweise das Format XRechnung. Standard-PDFs, die elektronisch erstellt, übermittelt und empfangen werden (aber keine elektronische Verarbeitung ermöglichen), gelten nach dem 1. Januar 2025 nicht mehr als E‑Rechnungen (obwohl sie nach der aktuellen Gesetzgebung noch als solche gelten).

Die Anforderung an die „Lesbarkeit der Rechnung“ bedeutet nun streng, dass die XML-Datei maschinell auswertbar sein muss (maschinelle Lesbarkeit). Das Erstellen eines menschenlesbaren Dokuments ist daher nicht mehr erforderlich, und das Bereitstellen eines solchen (z.B. durch ein Hybridformat oder ein zusätzliches PDF) ist nur optional.

„Hybride“ E-Rechnungsformate wie ZUGFeRD, die auf dem PDF/A-3-Format basieren und strukturierte Daten mit der visuellen Darstellung kombinieren, werden ebenfalls als E-Rechnungen betrachtet, wobei der Fokus nun eindeutig auf der maschinellen Lesbarkeit liegt. In dem (unwahrscheinlichen) Fall, dass es Unterschiede zwischen den in der PDF/A-3-Datei vorhandenen XML-Daten (den maschinell lesbaren Daten) und der PDF-Visualisierung (der menschenlesbaren Darstellung) gibt, gelten die XML-Daten als die Rechnungsdaten. Dies ist eine signifikante Änderung gegenüber den aktuellen Regeln, bei denen der visuelle Teil der ZUGFeRD-Rechnung vorherrscht und als die „gültige“ Rechnung betrachtet wird, falls er von den XML-basierten Informationen abweicht.

Alle anderen digitalen Rechnungsformate wie Standard-PDF, JPEG oder zum Beispiel eine E-Mail mit Rechnungsinformationen werden als „andere Rechnungen“ betrachtet (genauso wie Papierrechnungen).

Da es eine Übergangsfrist für die Verpflichtung zur Ausstellung elektronischer Rechnungen gibt, die vom 1. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2027 dauert, können während dieser Übergangszeit generell zwei Gruppen von Rechnungen für die Abrechnung verwendet werden: 

1. E-Rechnungen:
   • Strukturierte Datenformate, die dem Standard EN 16931 entsprechen. 
   • Andere strukturierte Formate, die zwischen den Handelspartnern vereinbart wurden, sofern dieses Format die korrekte und vollständige Extraktion der nach dem Umsatzsteuergesetz erforderlichen Informationen ermöglicht und das Format mit der Europäischen Norm EN 16931 kompatibel oder interoperabel ist.
2. Andere Rechnungen: Papier, einfache PDFs, die über die Druckfunktion erstellt wurden, JPEG, gescannte Formate, E‑Mails mit Rechnungsinformationen, usw.
   

Hinweis: Die Einordnung von Standard-PDFs in die Gruppe der „sonstigen Rechnungen“ stellt eine wesentliche Änderung dar. In der Vergangenheit betrachtete die deutsche Gesetzgebung Standard-PDFs, die elektronisch erstellt, übermittelt und empfangen wurden, als elektronische Rechnungen. Dies wird nach dem 1.1.2025 nicht mehr der Fall sein. 

Die Verpflichtung zur E-Rechnung betrifft alle Geschäftsvorgänge im B2B-Bereich zwischen inländischen Unternehmen - bei denen sowohl der Lieferant als auch der Empfänger in Deutschland ansässig sind (d. h. sie haben ihren Sitz, ihre Geschäftsleitung, eine umsatzsteuerrechtliche Betriebsstätte oder - in Ermangelung eines Sitzes - den Wohnsitz in Deutschland). Grenzüberschreitende Umsätze sind ausgenommen.

Ausgenommen von der bevorstehenden Verpflichtung zur Verwendung von E-Rechnungen im B2B-Bereich sind:

• Geschäftsvorgänge, die von der Umsatzsteuer befreit sind
• Rechnungen mit einem Gesamtbetrag von unter 250 € (Kleinbeträge)
• Fahrkarten für die Personenbeförderung 
• Vorgänge, bei denen mindestens eine Partei kein inländisches Unternehmen ist (Auslandsgeschäfte)

E‑Rechnungen in strukturierten Formaten können mit Zustimmung des Empfängers ausgestellt werden – neben Papierrechnungen, PDF-Dokumenten oder E‑Mails mit Rechnungsdaten. Das Ausstellen und Empfangen von E‑Rechnungen ist freiwillig möglich, jedoch nicht erforderlich. Während sich das ZUGFeRD-Format in Deutschland als De‑facto-Standard etablierte, sind andere Formate auch möglich, sofern sich die Handelsparteien darauf einigen und die E‑Rechnungen die Anforderungen des UStG an die Pflichtangaben sowie die Voraussetzungen für die Authentizität, Integrität und Lesbarkeit der Daten erfüllen.

• Alle Unternehmen müssen auf den Empfang von elektronischen Rechnungen vorbereitet sein. 
• Für diesen Teil der Vorschrift gibt es keine Übergangsfrist.
• Der Rechnungsempfänger kann eine elektronische Rechnung nicht ablehnen und eine andere Art von Rechnung vom Verkäufer verlangen (der Rechnungsaussteller entscheidet, welche Art von Rechnung er versendet, eine „elektronische Rechnung“ oder eine „andere Rechnung“).
• Die Handelsparteien können sich auf das Format einigen, solange es sich um strukturierte Daten handelt, die der Norm EN 16931 entsprechen oder mit ihr interoperabel sind. 
• Die Daten müssen elektronisch übermittelt werden. Dies erscheint logisch, es war jedoch wichtig, die (unwahrscheinliche, aber theoretisch mögliche) Möglichkeit auszuschließen, XML-Daten z. B. auf einem USB-Stick zu speichern und diesen physisch zu versenden.

Hinweis: Die Empfangsbereitschaft für elektronische Rechnungen ist bereits gegeben, wenn der Empfänger eine E-Mail-Adresse angibt und die XML-basierte elektronische Rechnung als Anhang erhält. Von diesem ‚Kompromiss‘ raten wir dringend ab, da dem Empfänger der größte Effizienzvorteil - die automatisierte und maschinelle Rechnungsverarbeitung - entgehen würde. Theoretisch würde ein solches System jedoch die gesetzliche Anforderung erfüllen.

Ab dem 1. Januar 2027: Ausstellung von                        E-Rechnungen verpflichtend für große Unternehmen

• Ab diesem Zeitpunkt beginnt die Verpflichtung zur Ausstellung elektronischer Rechnungen für Unternehmen, die im Vorjahr (2026) einen Umsatz von mehr als 800.000 Euro erzielten.
• Kleinere Unternehmen mit einem Umsatz von weniger als 800.000 Euro im Jahr 2026 können weiterhin „andere Rechnungen“ ausstellen (z. B. Standard-PDF, Papier, JPEG).

Ab dem 1. Januar 2028: Ausstellung von                    E-Rechnungen verpflichtend für alle Unternehmen

• Auch kleinere Unternehmen mit einem Jahresumsatz von weniger als 800.000 Euro im Vorjahr müssen damit beginnen, E-Rechnungen für ihre Kunden auszustellen.
• Nur elektronische Rechnungen in Form von strukturierten Daten sind erlaubt.
• „Andere Rechnungen“ werden die Anforderungen der Steuerbehörden nicht erfüllen.
• Ab diesem Datum wird es nicht mehr möglich sein, bestehende EDI-Verbindungen zu nutzen, wenn das Format nicht mit der Norm EN 16931 kompatibel ist. 

In Deutschland wird die elektronische Rechnungsstellung schrittweise eingeführt, und in der Anfangsphase ist kein Clearance-Modell oder eine andere Art von transaktionsbezogener Meldung geplant. Es wird jedoch erwartet, dass zu einem späteren Zeitpunkt eine Form von E-Reporting (wahrscheinlich in Echtzeit) erforderlich sein wird. Das Schreiben des BMF vom Juni 2024 besagt deutlich: „Eng verbunden mit der Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung für inländische B2B-Umsätze ist die zu einem späteren Zeitpunkt gesetzlich einzuführende Verpflichtung zur zeitnahen und transaktionsbezogenen elektronischen Meldung von bestimmten Rechnungsangaben an die Verwaltung (Meldesystem).“

Bevor das E-Invoicing-Mandat in Deutschland Realität wird, sollten Unternehmen rechtzeitig handeln und einen geeigneten E‑Invoicing-Anbieter auswählen. Eine frühzeitige Vorbereitung ist von entscheidender Bedeutung, insbesondere in Anbetracht der künftigen Pläne der Regierung zur Einführung des elektronischen Meldeverfahrens. Unternehmen sollten sich für einen Anbieter entscheiden, der in der Lage ist, seine Lösung nahtlos an diese sich entwickelnden Anforderungen anzupassen.

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