Was ist die elektronische Rechnungsstellung (E‑Invoicing)?
Erfahren Sie, wie die elektronische Rechnungsstellung (E‑Invoicing) funktioniert, wann sie erforderlich ist und welche Vorteile sie Ihrem Unternehmen bietet.
Die elektronische Rechnungsstellung wird mehr und mehr zur Pflicht. Viele Unternehmen werden irgendwann zum Ausstellen und/oder Annehmen elektronischer Rechnungen verpflichtet sein, und für bestimmte Unternehmen, die in einigen Teilen der Welt tätig sind, ist diese Zeit bereits gekommen.
Ist das Thema E‑Rechnungsstellung neu für Sie? Dieser Leitfaden bietet grundlegende Information zu diesem Thema.
Elektronische Rechnungsstellung oder E‑Invoicing ist das Verfahren zum Austauschen von Rechnungen in einem strukturierten digitalen Format.
Eine elektronische Rechnung oder E‑Rechnung enthält dieselben Informationen wie eine Papierrechnung: Gutschriften, Positionen, Zahlungsbedingungen, Bestellung, Einkaufsbetrag, Lieferadresse usw. E‑Rechnungen werden jedoch in einem strukturierten, maschinenlesbaren elektronischen Format wie XML ausgestellt, übermittelt und empfangen.
Was ist der Unterschied zwischen einer Rechnung und einer E‑Rechnung?
Ein Unternehmen fragt sich vielleicht, ob eine E‑Rechnung nur eine digitale Version der üblichen Papierrechnungist. Eine E‑Rechnung ist nicht dasselbe wie eine Papierrechnung, die in einem digitalen Format wie beispielsweise PDF versendet wurde. Als digitale Dateien enthalten E‑Rechnungen strukturierte Daten, die von Buchhaltungs- und ERP‑Systemen automatisch ausgetauscht und verarbeitet werden.
Es sind die strukturierten Daten, die eine E‑Rechnung von einer Rechnung im PDF-Format oder einem digital übertragenen Scan einer Papierrechnung unterscheiden.
Wie funktioniert E‑Invoicing?
E‑Rechnungen sind Rechnungsdaten in einem strukturierten Datenformat, welches definiert, wie die Daten versendet, empfangen und angezeigt werden.
Dabei git es zwei grundlegende Varianten:
- Ein „reines“ strukturiertes E‑Rechnungsformat für den elektronischen Datenaustausch (Electronic Data Interchange, EDI) ist maschinenlesbar, kann aber von Menschen nicht gelesen werden.
Ein hybrides E‑Rechnungsformat enthält strukturierte, maschinenlesbare Daten und ein visuelles, für Menschen lesbares Format.
Wie versende ich eine E‑Rechnung?
Elektronische Rechnungen können über ein offenes Netzwerk wie Peppol (Pan-European Public Procurement Online), über ein staatliches Portal, eine private EDI-Verbindung oder über einen E‑Invoicing-Dienstleister wie Avalara versendet werden. Wichtig ist, dass Ihre Kunden E‑Rechnungen empfangen können – in der Regel ist der Versand einer E‑Rechnung ohne vorherige Abstimmung mit dem Empfänger nicht möglich. Alle Beteiligten müssen eingebunden sein, daher ist es sinnvoll, frühzeitig das Gespräch zu suchen.
Beim Versand einer E‑Rechnung werden strukturierte Daten – etwa im Format ANSI X12, CSV, EDIFACT, XML, VDA oder einem anderen maschinenlesbaren Format – direkt in das Buchhaltungs- oder ERP-System des Käufers übertragen.
“E‑Invoicing ist für Regierungen und Steuerbehörden auf der ganzen Welt ganz klar die zukünftige Richtung,”
—Alex Baulf, Senior Director of Global Indirect Tax, Avalara
Wann ist E‑Invoicing erforderlich?
Immer mehr Länder verlangen die Verwendung von E‑Rechnungen für Transaktionen zwischen Unternehmen und Regierungsbehörden (B2G) und zwischen Unternehmen untereinander (B2B). Diese Automatisierung des E‑Invoicing-Prozesses kann zu erheblichen Einsparungen führen und den Steuerbehörden in vielen Fällen einen detaillierten Einblick in Geschäftsvorgänge geben.
Wenn es eine allgemeine Anordnung für E‑Invoicing bei Transaktionen zwischen Unternehmen und Verbrauchern (B2C) gibt, ist auch ein Echtzeit-Reporting über die ausgestellten Rechnungen erforderlich, da die strukturierten Daten für Verbraucher nicht lesbar sind.
Viele Länder, in denen, schlagen diese Richtung ein. “E‑Invoicing ist für Regierungen und Steuerbehörden auf der ganzen Welt ganz klar die zukünftige Richtung”, bemerkt Alex Baulf, Senior Director of Global Indirect Tax bei Avalara.
Einige Länder und Gebiete verwenden das Post-Audit-Modell, bei dem die E‑Rechnung erst nach Abschluss der Transaktion an die Steuerbehörden gesendet wird.
In anderen Ländern und Gebieten vermittelt die Steuerbehörde zwischen dem Verkäufer und dem Käufer. „Unternehmen sind gezwungen, Details auf Transaktionsebene direkt an die Steuerbehörde zu übermitteln, nahezu in Echtzeit oder tatsächlich in Echtzeit“, so Baulf.
Der Hauptgrund für diese Umstellung auf die obligatorische Verwendung der elektronischen Rechnungsstellung ist eine bessere Einhaltung der Steuervorschriften. Die Europäische Union weist eine enorme Mehrwertsteuerlücke auf — eine Differenz zwischen den erwarteten und den tatsächlichen Mehrwertsteuereinnahmen.
E‑Invoicing kann dazu beitragen, die Mehrwertsteuerlücke zu schließen
Zu den Vorteilen von E‑Invoicing gehört die Verringerung von Steuerfehlern und Steuerbetrug, da die Steuerbehörden Einblick in die einzelnen Transaktionen und die entsprechenden Steuerinformationen erhalten. In einigen Ländern, darunter Brasilien und Italien, muss die Steuerbehörde alle E‑Rechnungen genehmigen, bevor sie an den Kunden übermittelt werden können, oder direkt in den Rechnungsprozess eingreifen und die endgültigen Rechnungen selbst ausstellen. Eine solche Echtzeitberichterstattung ist ohne E‑Invoicing nicht möglich.
Die Europäische Kommission hält E‑Invoicing für ein effizientes Tool, um Mehrwertsteuerbetrug zu bekämpfen und die Verwaltungs- und Compliance‑Kosten für Unternehmen zu senken. Aufgrund der Regierungsstruktur in den USA und weil die USA nicht unter dem gleichen Ausmaß an Steuerbetrug leiden, gibt es in den USA derzeit keine Verpflichtung zu E‑Invoicing.
Dennoch haben die US-Notenbank und die Business Payments Coalition im September 2021 ein Pilotprogramm für E‑Invoicing gestartet. Das daraus resultierende Netzwerk für elektronischen Austausch, das jetzt von der Digital Business Networks Alliance überwacht wird, ermöglicht es Unternehmen, elektronische Lieferkettendokumente sicher miteinander zu teilen.
Wie kann sich E‑Invoicing auf mein Unternehmen auswirken?
E‑Invoicing kann die Effizienz Ihrer Finanzabteilungen erheblich steigern, da der Rechnungsstellungsprozess von Anfang bis Ende automatisiert wird.
Darüber hinaus können Sie möglicherweise in bestimmten Ländern keine Geschäfte tätigen, wenn Ihr Unternehmen nicht dazu in der Lage ist, elektronische Rechnungen auszustellen und/oder zu empfangen. Je mehr Länder E‑Invoicing zur Pflicht machen, desto mehr werden Sie in Ihrer Tätigkeit eingeschränkt, wenn Sie diese Vorgaben nicht erfüllen können. Diese Liste der neuen und geplannten Anforderungen für E‑Invoicing in einzelnen Ländern zeigt, womit Sie rechnen müssen.
Abgesehen von Regierungsvorgaben bietet die Implementierung elektronischer Rechnungen Vorteile.
Welche Vorteile bietet E‑Invoicing meinem Unternehmen?
Wenn Sie Ihre Rechnungsstellungsprozesse auf E‑Invoicing umstellen, können Sie folgende Verbesserungen erreichen:
Schnellere Rechnungszahlung
Weniger administrative Verzögerungen
Mehr Sicherheit durch verschlüsselte Dateiübertragung, digitale Signaturen und sichere Netzwerke
Mehr Effizienz durch Rationalisierung der Kreditoren-/Debitorenbuchhaltung
Weniger manuelle Arbeit, weniger menschliche Fehler und höhere Genauigkeit der Rechnungsdaten
Mehr Transparenz
Weniger Kosten für Druck, Buchung, Verarbeitung und Archivierung von Papierrechnungen
Wie kann E‑Invoicing meinen Cashflow verbessern?
E‑Invoicing kann Ihren Cashflow verbessern, indem es die Zeitspanne zwischen Rechnungsstellung und Zahlungseingang verkürzt. Elektronische Rechnungen können nicht an die falsche Person geliefert werden - und auch nicht auf dem Postweg verloren gehen. Auf der Empfängerseite wird bei der Bearbeitung weniger manuelle Arbeit benötigt – dadurch sparen Unternehmen Zeit und Geld.
Unternehmen, die E‑Invoicing einführen, können so ihre Ausgaben für Personal und Materialien senken. Laut einem Bericht von Billentis kann automatisiertes E‑Invoicing im Vergleich zur herkömmlichen Verarbeitung von Papierrechnungen Kosteneinsparungen von 60–80 % ermöglichen.
Wie wechsele ich zum E‑Invoicing?
Der Umstieg auf ein E‑Invoicing-System erfordert Planung. Es ist wichtig, sowohl Ihre aktuelle Rechnungsstellung als auch Ihre zukünftigen Rechnungsanforderungen (z. B. Rechnungsvolumen und Kundenstandort) zu berücksichtigen, damit Sie ein System implementieren, das bestehende und zu erwartende regulatorische Anforderungen erfüllt. Erschwert wird diese Aufgabe durch ständig neue (und sich vervielfachende) E‑Invoicing-Vorgaben.
Die E‑Invoicing-Plattformen reichen von einfach bis anspruchsvoll. Wenn Sie keine vollständige IT-Überarbeitung planen, benötigen Sie eine Plattform, die mit vorhandenen Systemen und vorhandener Software kompatibel ist. Auch Zuverlässigkeit und Sicherheit sollten berücksichtigt werden.
Die Nutzung eines E‑Invoicing-Dienstleisters ist eine gute Möglichkeit für die Umstellung auf E‑Invoicing, insbesondere wenn Sie in mehreren Ländern tätig sind. Avalara E‑Invoicing and Live Reporting bietet mit nur einer einzigen Integration Unterstützung für mehrere Länder. Avalara E‑Invoicing and Live Reporting lässt sich in gängige ERP- und Buchhaltungssysteme integrieren und unterstützt die Anbindung an Geschäftspartner. So können Sie gesetzliche Vorgaben erfüllen, ohne Ihre Systeme neu aufzusetzen. Zudem hilft die Lösung, neue E‑Invoicing- und Steueranforderungen in mehreren Ländern einzuhalten.
