Qu’est-ce que la facturation électronique ?
Découvrez le fonctionnement de la facturation électronique, le moment où elle est requise et ses avantages pour votre entreprise.
Les mandats ou les obligations de de facturation électronique se répandent. De nombreuses entreprises devront émettre et/ou recevoir des factures électroniques à un moment donné, et c’est déjà le cas pour certaines entreprises opérant dans certaines parties du monde.
Vous ne connaissez pas encore la facturation électronique ? Ce guide vise à renforcer vos connaissances en matière de facturation électronique en répondant aux questions les plus fréquemment posées, notamment « Qu’est-ce que la facturation électronique ? »
La facturation électronique est le processus d’échange de factures dans un format électronique structuré.
Une facture électronique contient les mêmes informations qu’une facture papier : avoirs, articles, conditions de paiement, bon de commande, montant de l’achat, adresse d’expédition, etc. Toutefois, les factures électroniques sont émises, transmises et reçues dans un format électronique structuré, tel que le format XML, conçu pour être lu par les machines.
Quelle est la différence entre une facture et une facture électronique ?
Les entreprises peuvent penser qu’une facture électronique n’est qu’une version numérique de la facture papier habituelle. Une facture électronique n’est pas une facture papier téléchargée dans un format numérique comme un PDF. En tant que fichiers numériques, les factures électroniques contiennent des données structurées conçues pour être automatiquement échangées et traitées par les systèmes de comptabilité et ERP.
Ce sont les données structurées qui différencient une facture électronique d’une facture PDF ou d’une facture papier numérisée transmise électroniquement.
Comment fonctionne la facturation électronique ?
Les factures électroniques utilisent généralement l’un des nombreux formats de données structurées, qui contrôlent la façon dont la facture peut être envoyée, affichée et acceptée. Il en existe généralement deux groupes :
- Un format de facture électronique structuré « pur » pour l’échange de données informatisées (EDI) est lisible par une machine, mais ne peut pas être lu par des humains
- Un format de facture électronique hybride contient des données structurées lisibles par une machine et un format visuel lisible par des humains
Comment envoyer une facture électronique ?
Les factures électroniques peuvent être envoyées via un réseau ouvert comme Peppol (Marchés publics paneuropéens en ligne), via un portail gouvernemental ou une connexion EDI privée, ou via un fournisseur de services de facturation électronique comme Avalara. Notez que les clients doivent être en mesure de recevoir des factures électroniques. En règle générale, vous ne pouvez donc pas envoyer de facture électronique sans avoir préalablement communiqué avec vos clients. Dans la mesure où tout le monde doit être prêt, il est donc préférable d’anticiper la transition.
Lorsque vous envoyez une facture électronique, les données structurées telles que les formats ANSI X12, CSV, EDIFACT, XML, VDA ou tout autre format lisible par une machine sont transférées directement dans le système de comptabilité ou ERP de l’acheteur.
« La facturation électronique est la voie à suivre pour les gouvernements et les administrations fiscales du monde entier. »
—Alex Baulf, directeur principal de la fiscalité indirecte mondiale, Avalara
Quand la facturation électronique est-elle requise ?
Un nombre croissant de pays exigent l’utilisation de factures électroniques pour les transactions entre entreprises et administrations publiques (B2G) ou entre entreprises (B2B). Cette automatisation du processus de facturation électronique peut entraîner de grandes économies et, dans de nombreux cas, donner aux administrations fiscales un aperçu détaillé des transactions commerciales.
Lorsqu’il existe des obligations de facturation électronique mondiler pour les transactions entre entreprises et consommateurs (B2C), le reporting ou la transmission en temps réel des factures émises aux administrations fiscales est également requis, car les consommateurs ne peuvent pas lire les données structurées.
De nombreux pays qui n’ont pas encore introduient les obligations de e disposent pas encore de la facturation électronique ou d’e-reporting des données en temps réel ni s’orientent dans cette direction. « La facturation électronique est la voie à suivre pour les gouvernements et les administration fiscales du monde entier », explique Alex Baulf, directeur principal de la fiscalité indirecte mondiale chez Avalara.
Certaines juridictions adoptent le modèle post-audit, c’est-à-dire que la facture électronique n’est envoyée à l’administration fiscale qu’une fois la transaction terminée.
Dans d’autres juridictions, les administrations fiscales se situent entre le vendeur et l’acheteur. « Les entreprises sont contraintes de soumettre les détails des transactions directement aux services fiscaux, en temps réel ou quasi réel », poursuit Alex Baulf.
La principale raison de ce passage à l’utilisation obligatoire de la facturation électronique est d’améliorer la conformité fiscale. L’Union européenne présente un écart énorme en matière de taxe sur la valeur ajoutée (TVA), c’est-à-dire la différence entre les recettes de TVA prévues et réelles.
La facturation électronique peut contribuer à combler l’écart de TVA
Les avantages de la facturation électronique comprennent la réduction des erreurs et de la fraude fiscales en donnant aux services compétents une visibilité sur les données fiscales transactionnelles. Dans certains pays, dont le Brésil et l’Italie, les administrations fiscales doivent approuver toutes les factures électroniques avant qu’elles puissent être transmises au client, ou intervenir directement dans le processus de facturation et émettre les factures finales eux-mêmes. Ce type de reporting en temps réel ne peut être réalisé sans facturation électronique.
La Commission européenne considère que la facturation électronique est essentielle afin de lutter contre la fraude à la TVA et de réduire les coûts administratifs et de mise en conformité pour les entreprises. Compte tenu de la structure du gouvernement aux États-Unis et du fait que ce pays ne connait pas le même degré de fraude liée à la taxe de vente, la facturation électronique n’y est pas obligatoire à l’heure actuelle.
Cependant, la Réserve fédérale et la Business Payments Coalition ont lancé un programme pilote de marché d’échange pour la facturation électronique en septembre 2021. Le réseau d’échange électronique qui en résulte, désormais supervisé par la Digital Business Networks Alliance, permet aux entreprises de partager en toute sécurité des documents électroniques de la chaîne d’approvisionnement entre elles.
Quel impact la facturation électronique peut-elle avoir sur mon entreprise ?
La facturation électronique peut accroître considérablement l’efficacité de vos services financiers en automatisant le processus de facturation de bout en bout.
De plus, vous pourriez ne pas être en mesure d’exercer votre activité dans certains pays si votre entreprise n’a pas la capacité d’émettre et/ou de recevoir des factures électroniques. Plus les juridictions mettent en œuvre des obligations de facturation électronique, plus les contraintes seront élevées à moins de pouvoir vous y conformer. Cette liste d’exigences nouvelles et proposées en matière de facturation électronique par pays montre de quoi il est question.
En dehors des obligations de facturation électronique réglementées, la mise en œuvre des factures électroniques présente des avantages.
Quels sont les avantages de la facturation électronique pour mon entreprise ?
La facturation électronique peut vous aider à plusieurs niveaux :
Accélérer le paiement des factures en réduisant les délais ;
Réduire les délais administratifs ;
Renforcer la sécurité grâce au transfert de fichiers chiffrés, aux signatures électroniques et aux réseaux sécurisés ;
Améliorer l’efficacité en rationalisant les processus des comptes fournisseurs et débiteurs ;
Réduire le travail manuel, diminuer la part d’erreurs humaines et améliorer la précision des données de facturation ;
Promouvoir la transparence ;
Réduire les coûts associés à l’impression, la validation, le traitement et l’archivage des factures papier.
Comment la facturation électronique peut-elle améliorer mon flux de trésorerie ?
La facturation électronique peut améliorer votre trésorerie en réduisant le délai entre la facturation et le paiement. Les factures électroniques ne seront pas envoyées à la mauvaise personne ou ne se perdront pas dans le courrier. De l’autre côté de la transaction, les entreprises qui reçoivent des factures électroniques économisent sur le traitement et la gestion, car elles réduisent la part de travail manuel.
Les entreprises qui mettent en œuvre la facturation électronique peuvent également être en mesure de dépenser moins en main-d’œuvre et en fournitures. D’après un rapport de Billentis, la facturation électronique débouche sur une réduction des coûts de l’ordre de 60 à 80 % en comparaison avec le traitement des factures papier habituelles.
Comment passer à la facturation électronique ?
Le passage à un système de facturation électronique nécessite une planification. Il est important de tenir compte de votre facturation actuelle ainsi que de vos besoins futurs en la matière (p. ex., le volume des factures et l’emplacement du client) afin de mettre en œuvre un système capable de gérer les exigences réglementaires existantes et prévues. Ce processus est complexifié par les mandats de facturation électronique en constante évolution (et qui se multiplient).
Les plateformes de facturation électronique proposent aussi bien des services simples que sophistiqués. À moins que vous ne prévoyiez de procéder à une refonte complète de votre système informatique, vous aurez besoin d’une plateforme compatible avec les systèmes et logiciels existants. La fiabilité et la sécurité doivent également être prises en compte.
Le recours à un fournisseur de services de facturation électronique est un bon moyen de passer à ce système, surtout si vous exercez une activité dans plusieurs pays. Avalara E-Invoicing and Live Reporting prend en charge plusieurs pays avec une seule intégration. Il s’intègre dans les systèmes ERP ou de comptabilité les plus couramment utilisés et se connecte à ceux de vos partenaires commerciaux, ce qui vous permet de vous conformer aux mandats sans complètement réorganiser vos systèmes. Il tient également compte de l’évolution des réglementations en matière d’échange de factures électroniques et de déclaration fiscale dans plusieurs pays et vous aide à rester en conformité avec les nouvelles lois sur la facturation électronique.
