Sí. ECM Pro ofrece una función de gestión de campañas de recopilación que le permite enviar una comunicación automatizada a tus clientes cuando los certificados están a punto de caducar o si faltan o no son válidos. Se trata de una campaña de correo electrónico «multicontacto» en la que se seguirán solicitando certificados hasta que se reciban, lo que permite a su equipo ahorrar tiempo y esfuerzo.

A medida que una empresa crece, la cantidad de transacciones y exenciones que gestiona puede resultar abrumadora y llevar mucho tiempo. ECM Pro automatiza el proceso de gestión de certificados de exención para reducir el riesgo asociado con los errores de los procesos manuales, minimiza la necesidad de introducir datos manualmente y ahorra tiempo. ECM Pro puede ayudarte a gestionar un número cada vez mayor de transacciones exentas sin necesidad de usar recursos adicionales para que de este modo tu empresa pueda centrarse en avanzar y crecer, en lugar de preocuparse por el cumplimiento normativo.

Además de una integración directa con Avalara AvaTax, puedes acceder a un conjunto completo de API que se pueden usar para integrar ECM Pro con varias plataformas y sistemas, incluidas las principales plataformas de comercio electrónico, ERP, CRM y sistemas de contabilidad. Avalara ofrece amplios recursos para el equipo de soporte y desarrolladores con el fin de ayudar con el proceso de integración.

Además, Avalara ofrece integraciones prediseñadas para muchas plataformas, lo que puede contribuir a acelerar el proceso de integración y reducir la cantidad de desarrollo personalizado requerido.

Sí. ECM Pro utiliza una solución basada en la nube para ayudarle a almacenar, rastrear y gestionar los certificados de exención de varias ubicaciones en un solo lugar. Una base de datos en la nube centralizada permite a la empresa acceder a un único repositorio para que los empleados locales y remotos puedan recuperar los certificados de un modo fácil y seguro. Recopila, valida y almacena los certificados de exención de tus clientes, independientemente de su ubicación, y posteriormente asocia estos certificados con la ubicación o jurisdicción correspondientes, lo que te permitirá aplicar el tratamiento fiscal y el tipo aplicable a cada transacción.

Sí. La biblioteca de recursos de exención de impuestos es la base de datos más sólida del mercado e incluye formularios de exención de impuestos sobre las ventas, certificados de reventa y armonización del impuesto sobre las ventas (SST, por sus siglas en inglés), y certificados de exención para fabricantes, el sector agrícola y la industria de la energía, los cuales varían según el estado y la localidad. Nuestra biblioteca de recursos contiene información detallada y actualizada periódicamente sobre las leyes y reglamentos tributarios de diferentes jurisdicciones, lo que facilita y reduce el tiempo que necesitan las empresas para realizar un seguimiento de los cambios en las normas y reglamentos tributarios.

Por supuesto. ECM Pro incluye un módulo que denominamos Gestión de certificados de exención para comercio electrónico que permite a los compradores cargar certificados de exención a través de nuestro portal web seguro (CerteXpress) antes o en el momento de la compra desde su cuenta de cliente o desde un carrito de la compra en línea. ECM for Ecommerce permite configurar más rápidamente a nuevos clientes y acelerar la tramitación de los pedidos.

ECM Pro se actualiza periódicamente con las últimas normas tributarias y requisitos de certificados de exención, ayudando de este modo a las empresas el cumplimiento de leyes y reglamentos aplicables. Esto facilita y reduce el tiempo necesario para estar al día con los cambios en las normas y reglamentos tributarios.

Normalmente nadie duda de que antes o después se enfrentará a una auditoría. Con frecuencia, si un auditor descubre que no se recaudaron impuestos y no hay ningún certificado de exención o de reventa registrado (o si no es válido), asumirá que el importe del impuesto NO recaudado se aplica a todos los meses del periodo que cubre la auditoría. La multa podría ser la cantidad del impuesto sobre las ventas no recaudada, más una penalización específica, multiplicada por cada mes del periodo que abarca la auditoría. El coste de la falta de un certificado se agrava y puede acarrear una fuerte multa económica. ECM Pro te ayuda a realizar comprobaciones y controles para apoyar la verificación de la validez y almacenar y recuperar fácilmente los certificados durante una auditoría.

ECM Pro proporciona las herramientas de validación automática necesarias para revisar los certificados a medida que se reciben y para solicitar que sean sustituidos en caso de que los certificados cargados sean incorrectos o no válidos. Además, ECM Pro usa CertExpress, lo que reduce las suposiciones a la hora de crear y completar los certificados de exención. CertExpress solicita la zona o región de exposición y el motivo de la exención, y posteriormente proporciona el formulario correcto. CertExpress también ayuda al creador del formulario a rellenarlo, ayudando a que los campos que no son necesarios estén atenuados y de que los campos obligatorios se rellenen en el formato adecuado. Estas herramientas reducen la frustración y, como resultado, aumentan la satisfacción y la retención de los clientes.

ECM Pro cumple con las normas SOC 2 Type 1 y 2 y está certificado. Las certificaciones SOC 2 Type 1 y 2 son procedimientos de auditoría que garantizan la seguridad de los datos en línea y proporcionan prácticas operativas y servicios alojados de forma segura, preservando la privacidad del cliente y del usuario final. Cuando se contemple la opción de contratar un proveedor de SaaS, una empresa a la que le preocupe la seguridad podría considerar exigir informes de aseguramiento como SOC 2, en función del riesgo y del caso de uso.

Tenemos una solución llamada ECM Managed Services Pro. Nuestros expertos proporcionan orientación estructurada a través de un equipo de soporte compartido para ayudarte con la solución de problemas, la carga de documentos, comprobaciones de validación de certificados y las campañas de correo electrónico para la recopilación general, incluidas las solicitudes de renovación de certificados.