Gestione dei certificati di esenzione con approccio AI-first

ECM trasforma la gestione delle esenzioni in una funzione di controllo del rischio in tempo reale. Quando arrivano i certificati, ECM li convalida in base alle normative delle diverse giurisdizioni fiscali; estrae e verifica i campi necessari con un assistente di intelligenza artificiale e segnala eventuali certificati scaduti, non validi o mancanti per ogni cliente, area geografica o tipo di documento. Le dashboard integrate e gli avvisi configurabili permettono al team fiscale di intervenire in modo proattivo, individuando e risolvendo le criticità prima che emergano in sede di verifica. Inoltre, la reportistica predisposta appositamente per i controlli fiscali consente di produrre rapidamente tutta la documentazione richiesta dalle autorità fiscali durante i controlli a campione, evitando di perdere tempo a cercare i documenti negli archivi e nelle cartelle condivise.

Quando si supera la soglia di "nexus" economico, si è responsabili della riscossione delle imposte o del possesso di un certificato di esenzione valido per ogni vendita precedentemente non tassata in quello Stato, spesso in modo retroattivo per il periodo di riferimento della verifica fiscale. ECM consente di avviare campagne di richiesta multicanale automatizzate (tramite e-mail, posta e il portale Avalara Exemption Certificate Management) per raccogliere in modo massivo i certificati di rivendita ed esenzione, inviare il modulo statale corretto a ciascun cliente tramite Exemption Certificate Management e verificare gli invii in tempo reale. I certificati di esenzione e i certificati di rivendita vengono conservati insieme al loro storico completo così, quando un revisore fiscale richiede la documentazione relativa a un nuovo Stato in cui l'azienda si è registrata, è possibile reperirla in pochi minuti anziché in mesi.

Le spedizioni dirette sono uno dei motivi più comuni di verifica fiscale perché il fornitore, il venditore e il cliente finale possono trovarsi in Stati diversi e non tutti gli Stati accettano un certificato di rivendita emesso da un altro Stato. ECM fornisce un archivio completo di moduli accettati dagli Stati (inclusi i seguenti: Multistate Tax Commission Uniform Sales & Use Tax Resale Certificate, the Streamlined Sales Tax Exemption Certificate, nonché i moduli di rivendita specifici per lo Stato), indirizza ogni acquirente al modulo corretto per lo Stato di spedizione e segnala sia i requisiti dello Stato di origine che dello Stato di spedizione. In questo modo, quando un acquirente dispone solo di un documento di rivendita dello Stato di origine, il sistema identifica automaticamente i casi in cui è necessario richiedere un ulteriore documento per soddisfare i requisiti dello Stato di destinazione.

Le scadenze variano in modo significativo in base allo Stato e al tipo di certificato. Alcuni Stati richiedono un rinnovo annuale (ad esempio, i certificati di rivendita della Florida e i certificati di esenzione dell'Alabama), alcuni hanno cicli pluriennali (spesso da tre a dieci anni), mentre altri non prevedono scadenze, purché le informazioni del cliente restino valide (ad esempio, California, New York e Pennsylvania). I certificati emessi per progetti specifici scadono al termine del progetto. ECM dispone di regole di scadenza preconfigurate specifiche per ogni Stato, esegue report di rinnovo e attiva campagne di richiesta multicanale automatizzate verso i clienti quando i certificati si avvicinano alla scadenza. In questo modo non dovrai tenere traccia di tutto manualmente e non correrai il rischio di richiedere un'esenzione sulla base di certificati scaduti. Scopri di più.