Oxbo International profitiert von der Automatisierung der Umsatzsteuer

Oxbo International ist ein weltweit führendes Unternehmen in der Herstellung, dem Vertrieb und dem Support von Erntemaschinen. Oxbo hat seinen Hauptsitz in Byron, New York, und ist in sieben Bundesstaaten der USA sowie international in Brasilien und Europa tätig. In den letzten Jahrzehnten ist das Unternehmen durch Fusionen und Übernahmen erheblich gewachsen und erwartet, dass sich dieser Trend aufgrund der Stärke seiner Kompetenzen, seiner Mitarbeiter und seiner Produktinnovationen fortsetzen wird.

Die Bewältigung der Komplexität der Umsatzsteuer war eine Vollzeitaufgabe mit hoher Fluktuation. „Wir benötigten fast eine Vollzeitkraft, die die Vorschriften in jedem Bezirk, jeder Gemeinde und jedem Bundesstaat, in denen wir verkaufen, überwacht“, sagt Barb Mika, die die Verkaufsbuchhaltung des Unternehmens leitet. „Die Fehlerquote war sehr hoch … wir wurden etliche Male geprüft.“

Oxbo verwaltete die Umsatzsteuer über sein ERP-System, was mühsam und zeitaufwendig war. „Wir mussten die Steuergesetze jedes einzelnen Bundesstaates, die für die Landwirtschaft gelten, recherchieren“, sagt Barb. „Dann mussten wir jede Jurisdiktion einzeln in unsere unterschiedlichen Systeme einpflegen und miteinander verknüpfen … die Einrichtung war für jeden Bundesstaat ein ziemlicher Albtraum. Unsere Systeme haben uns wirklich eingeschränkt.“

Ohne ein automatisiertes System zur Verwaltung von Freistellungszertifikaten waren Betriebsprüfungen besonders herausfordernd. „Einige der Zertifikate waren sehr alt, einige waren verloren gegangen … wir hatten keinen Prozess, um von Kunden aktualisierte Formulare anzufordern“, erklärt Barb. Da der Kundenstamm des Unternehmens schnell wuchs, verschärfte sich das Problem.

Auf der Suche nach einer Lösung zur Automatisierung der Umsatzsteuer erhielt Oxbo Empfehlungen von einigen ihrer größeren Kunden, die auch Wiederverkäufer waren. Avalara kristallisierte sich bald als Favorit heraus.

„Das Team von Avalara zeigte eine bemerkenswerte Bereitschaft, sich intensiv mit unseren spezifischen Anforderungen auseinanderzusetzen und Lösungen zu finden“, erinnert sich Barb. „Wir haben eine Sandbox-Umgebung speziell für Kalifornien und Washington aufgebaut – die beiden Bundesstaaten, die uns die meisten Probleme bereiten. Nach acht oder neun Monaten der Tests waren wir von den Ergebnissen überrascht.“

Oxbo konnte sowohl Avalara AvaTax als auch Avalara CertCapture in sein ERP-System QAD integrieren.