Pacon setzt kreativ auf die Automatisierung der Einhaltung der Steuervorschriften

Pacon wurde 1951 gegründet und beliefert Lehrer, Schüler und Künstler mit Bildungs- und Kunstprodukten. Das Unternehmen hat seine Produktpalette in den letzten Jahren erweitert, hauptsächlich durch Übernahmen, die die Umsatzsteuerpflichten von Pacon komplexer gemacht haben.

Mit den Übernahmen von Pacon wurden die Umsatzsteueranforderungen komplizierter und die Einhaltung der Vorschriften wurde zu einem größeren Problem. Das Hinzufügen von Bundesstaaten verschärfte die Ineffizienzen nur noch weiter. Das Hinzufügen nur eines Bundesstaates konnte bis zu einem halben Tag dauern – vom Herunterladen und Überprüfen der aktuellen Steuersätze bis hin zur Aktualisierung des SAP-Systems.

Diese Schritte mussten für jeden Bundesstaat monatlich wiederholt werden, um mit den Steuersatzänderungen Schritt zu halten. „Wir nutzten die nativen SAP-Funktionen“, erinnert sich Joe Rossmeissl, Controller des Unternehmens. „Es war schwierig, den Überblick über alle Steuersatzänderungen in allen Jurisdiktionen zu behalten.“

Der Steuerexperte der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft von Pacon empfahl Avalara, eine cloudbasierte Lösung, die sich in SAP (und Hunderte anderer Geschäftsanwendungen) integrieren lässt, um die Berechnung der Umsatzsteuer, die Einreichung von Steuererklärungen und die Verwaltung von Befreiungsbescheinigungen zu automatisieren.

Da die Integration mit SAP für Pacon von größter Bedeutung war, holte Avalara DMA (DuCharme, McMillen & Associates) ins Boot, einen Partner, der auf die Integration der Avalara Suite mit SAP spezialisiert ist. Joe und sein Team prüften zwei andere Lösungen, entschieden sich aber schnell für Avalara. „Die Lösung von Avalara erfüllt alle unsere Anforderungen, ist preislich wettbewerbsfähig und sieht aus wie eine moderne App“, sagt Joe. „Außerdem war ich vom DMA-Team begeistert, das uns alles gezeigt hat. Ich war sofort von ihrem Fachwissen überzeugt.“

Die Implementierung und Integration waren laut Joe und seinem Team überraschend einfach. Avalara AvaTax und Avalara Returns wurden in nur wenigen Monaten aktiviert, obwohl das Team während des Projekts an einer anderen Übernahme arbeitete.

Neben der Geschwindigkeit und Einfachheit der Implementierung waren Joe und sein Team beeindruckt vom Engagement und der Kreativität von DMA, wenn es darum ging, die Lösung an die spezifischen Bedürfnisse von Pacon anzupassen, wie beispielsweise den Umgang mit Einkaufsgemeinschaften oder die Steuerbefreiung ausländischer Kunden.

„DMA hat uns wirklich durch den Prozess geführt“, sagt Joe. „Bei anderen Implementierungen, die ich durchgeführt habe, hätte der Drittanbieter möglicherweise eine Notlösung vorgeschlagen oder uns gesagt, wir müssten uns damit abfinden, da unsere Anforderungen einzigartig sind. Stattdessen hat DMA die Lösung speziell für unser Unternehmen angepasst. Das ist eine der einfacheren Implementierungen, die wir je durchgeführt haben.“