Una volta stabilito l'obbligo di ottenere un numero di partita IVA UE, il processo può iniziare. Le aziende devono essere registrate ai fini IVA (se con sede nell'UE) o fiscalmente (se extra-UE) nei loro paesi d'origine. Dovranno compilare e inviare un modulo di registrazione ai fini IVA nel paese, e inviare documentazione di supporto. Il modulo di domanda spesso si presenta nella lingua ufficiale del paese interessato, il che potrebbe rappresentare un problema per le aziende (un rappresentante fiscale può aiutare a superare le barriere linguistiche). I paesi dell'UE sono diventati sempre più riluttanti a fornire traduzioni di documenti, poiché ciò può portare a interpretazioni errate.
Di norma, una società dovrà fornire la seguente documentazione di supporto:
- Prova di avvenuta registrazione ai fini IVA o fiscale nel proprio paese di domicilio
- Una copia originale del certificato di costituzione della società
- Una copia dello statuto della società
- Un estratto dal registro nazionale delle imprese come prova dell'esistenza della società
- Sempre più di frequente, viene richiesta una prova dell'operazione commerciale prevista (ad es. contratti o fatture)
- Se l'azienda nomina un agente fiscale o un rappresentante fiscale locale, una lettera di autorizzazione o procura
Per il rilascio del numero di partita IVA, la maggior parte dei paesi richiederà anche altri documenti. Ad esempio, la Spagna richiede una dichiarazione che confermi che la società non ha una stabile organizzazione in Spagna.
Dopo l'invio della domanda, potrebbero servire fino a otto settimane per vedersi assegnato il proprio numero di partita IVA, a seconda del paese. Le autorità fiscali potrebbero porre ulteriori domande, tese soprattutto a prevenire frodi in materia di IVA. Per questo, alle aziende potrebbero essere richieste informazioni aggiuntive.
