E-Rechnung in Polen

Die elektronische Rechnungsstellung zwischen Unternehmen ist in Polen ab dem 1. Februar 2026 verpflichtend. Dies gilt für alle Unternehmen mit einer dauerhaften Betriebsstätte in Polen, deren Jahresumsatz 200.000.000 PLN übersteigt. Am 1. April 2026 wird die elektronische Rechnungsstellung dann auf die meisten Steuerzahler ausgeweitet. Schließlich wird das Mandat ab dem 1. Januar 2027 auf die „digital Ausgeschlossenen“ ausgeweitet. Dabei handelt es sich um Steuerpflichtige, die nur schwer oder gar nicht auf die digitale Infrastruktur zugreifen können — und daher die Pflicht zur Ausstellung und zum Empfang von Rechnungen über KSeF nicht erfüllen können — und deren Transaktionen geringe Beträge von bis zu 450 PLN pro Rechnung sowie einen Gesamtumsatz von bis zu 10.000 PLN pro Monat umfassen.

Polen hat die Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnungsstellung mehrfach verschoben. Die polnischen Behörden sind — nach einer technischen Prüfung — der Auffassung, dass eine Umgestaltung der Architektur erforderlich ist, um eine bessere Dokumentation und Wartungsplanung sowie Schulungen und Unterstützung für polnische Steuerzahler zu gewährleisten.

Unternehmen können E‑Rechnungen über die staatliche zentrale Plattform Polens für strukturierte E‑Rechnungen, dem nationalen System für die elektronische Rechnungsstellung oder „Krajowy System e‑Faktur“ (KSeF), im FA(3)-XML‑Format ausstellen und empfangen.

Wenn eine E‑Rechnung über KSeF eingereicht wird, erhält sie eine eindeutige Kennung. Nach Freigabe der E-Rechnung durch KSeF und Anerkennung als rechtsgültig kann der Empfänger sie von der Plattform herunterladen.

Ein ausländisches Unternehmen, das in Polen einen festen Geschäftssitz hat und tätig ist, muss E-Rechnungen über KSeF ausstellen und einen steuerlichen Vertreter benennen. Ein ausländisches Unternehmen, das in Polen aus dem Ausland ohne einen steuerlichen Vertreter tätig ist, muss KSeF nicht zwingend verwenden. In diesem Fall kann das ausländische Unternehmen Rechnungen in dem zwischen beiden Parteien vereinbarten Format, z. B. als PDF per E-Mail, ausstellen und empfangen.

Polen hat eine Schonfrist für Strafen bei Nichteinhaltung angekündigt. Bis Ende 2026 werden gegen Unternehmen, die nicht konforme Rechnungen verwenden, keine Strafen verhängt. Ab Januar 2027 jedoch drohen Unternehmen Strafen von bis zu 100 % des auf der Rechnung ausgewiesenen Mehrwertsteuerbetrags, wenn sie keine Rechnung über KSeF ausstellen. Wiederholte Nichteinhaltung kann zu weiteren administrativen Strafen und Prüfungen führen.