Mehrwertsteuersätze und Mehrwertsteuerpflichten in Belgien

Belgien befolgt, wie alle Mitgliedsländer der Europäischen Union (EU), die EU-Mehrwertsteuerrichtlinie. Belgien kann jedoch seinen eigenen allgemeinen Mehrwertsteuersatz festlegen, sofern dieser über 15 % liegt.

Lieferanten von Waren oder Dienstleistungen, die in Belgien umsatzsteuerlich registriert sind, müssen die Mehrwertsteuerbestimmungen des Landes befolgen und ihren Umsatzsteuerpflichten nachkommen. Dies beinhaltet die Berechnung des korrekten Mehrwertsteuerbetrags und die Erhebung der Steuer zur Weiterleitung an die belgischen Steuerbehörden durch Mehrwertsteuererklärungen.

Die Mehrwertsteuer in Belgien ist bekannt als Belasting over de toegevoegde waarde (BTW) oder Taxe sur la valeur ajoutée (TVA).

Es gibt keinen Schwellenwert für die Mehrwertsteuerregistrierung – sowohl inländische als auch ausländische Unternehmen, die sich in Belgien registrieren, müssen die Mehrwertsteuerregistrierung vornehmen, sobald sie eine steuerpflichtige Lieferung erbringen. Nicht ansässige Unternehmen (Nicht-EU-Unternehmen) müssen einen Steuervertreter benennen und eine Bankbürgschaft oder eine Bareinlage bei den belgischen Steuerbehörden hinterlegen. Diese Garantie beträgt 10 % der geschätzten jährlichen Mehrwertsteuer des Unternehmens, mindestens jedoch 7.500 Euro und höchstens 1 Million Euro. Die Garantie dient als Sicherheit dafür, dass das Unternehmen seinen Mehrwertsteuerpflichten nachkommt. Die belgischen Behörden können auf diese Kaution zurückgreifen, um Unterzahlungen oder Strafen einzutreiben.

In der EU ansässige Unternehmen benötigen keinen Steuervertreter.

• Bei monatlichen Mehrwertsteuererklärungen ist die Zahlung bis zum 20. des Folgemonats fällig.
• Bei vierteljährlichen Einreichungen ist die Zahlung bis zum 25. des Monats nach dem Quartal fällig.
• Intrastat-Meldungen und Zusammenfassende Meldungen müssen ebenfalls bis zum 10. Werktag nach Ende des Berichtszeitraums eingereicht werden.

• Verspätete Einreichung: 100 Euro pro Monat, in dem die Erklärung verspätet ist, bis zu einem Höchstbetrag von 500 Euro.
• Vollständige Nichtabgabe: Beginnt bei 500 Euro, steigt auf 5.000 Euro.
• Zahlungsverzug: 15 % Strafe plus ca. 0,8 % Zinsen pro Monat.

Grundsätzlich müssen Unternehmen, die ihren gewöhnlichen Sitz nicht in Belgien haben und Waren importieren möchten, sich in Belgien für die Mehrwertsteuer registrieren und zusätzlich zu den anfallenden Zöllen eine Einfuhrmehrwertsteuer von 21 % entrichten.

Belgien bietet jedoch eines der am besten optimierten Systeme zum Aufschub der belgischen Einfuhrmehrwertsteuer in der EU. Dieses System, bekannt als ET-14000-Lizenz, ermöglicht es Unternehmen, die Zahlung der Einfuhrmehrwertsteuer aufzuschieben, indem sie diese in ihrer Mehrwertsteuererklärung statt zum Zeitpunkt der Einfuhr verbuchen — ähnlich dem niederländischen System.

Nicht-EU-Unternehmen müssen einen belgischen Steuervertreter ernennen, um das Modell des Aufschubs der Einfuhrmehrwertsteuer nutzen zu können. Der Vertreter fungiert als Importeur und verwaltet die Mehrwertsteuererklärungen im Namen des Unternehmens.

Eine Mehrwertsteuerregistrierung ist jedoch weiterhin erforderlich. Die Ernennung eines Steuervertreters entbindet das nicht ansässige Unternehmen nicht von der Pflicht, sich für die belgische Mehrwertsteuer registrieren zu lassen.

Wenn Waren oder Dienstleistungen von einem in Belgien mehrwertsteuerlich registrierten Unternehmen an ein anderes mehrwertsteuerlich registriertes Unternehmen in einem EU-Mitgliedstaat verkauft (versandt) werden, kann eine Zusammenfassende Meldung (ZM) erforderlich sein. Diese Meldungen ermöglichen es den belgischen und anderen EU-Steuerbehörden, innergemeinschaftliche Transaktionen auf Konsistenz und Steuerkonformität zu überprüfen.

ZMs sind sowohl für Waren als auch für Dienstleistungen erforderlich, die grenzüberschreitend innerhalb der EU geliefert bzw. erbracht werden.

Die ZM umfasst:

• Kundennamen und Mehrwertsteuernummer
• Gesamtwert der innergemeinschaftlichen Lieferungen
• Anwendbare Transaktionscodes

Ein in Belgien mehrwertsteuerpflichtiges Unternehmen, das innergemeinschaftliche Waren liefert und Dienstleistungen erbringt, muss eine ZM-Meldung einreichen. Die Meldehäufigkeit – monatlich oder vierteljährlich – richtet sich in der Regel nach dem Zeitraum der Mehrwertsteuererklärung des Unternehmens.

Übersteigt der Gesamtwert der innergemeinschaftlichen Lieferungen jedoch in einem der vorangegangenen vier Kalenderquartale den Betrag von 50.000 Euro, wird die monatliche Abgabe der ZM-Meldung verpflichtend.

Es gibt keinen Meldeschwellenwert — alle qualifizierenden B2B-Transaktionen innerhalb der EU müssen gemeldet werden.

Belgische ZMs können elektronisch über die Intervat-Plattform eingereicht werden.

ZMs müssen bis zum 20. Tag des Monats nach dem Berichtszeitraum eingereicht werden. Fällt dieser Tag auf ein Wochenende oder einen Feiertag, verlängert sich die Frist auf den nächsten Werktag.

• Bei verspäteter Einreichung können Verwaltungsstrafen von bis zu 3.000 Euro anfallen.
• Auslassungen oder falsche Angaben können zu Strafen von bis zu 1.350 Euro führen.
• Bei geringfügigen Verzögerungen (1 bis 2 Monate): 25 Euro pro fehlender Rechnung, mindestens 75 Euro, höchstens 1.500 Euro.
• Wiederholte Verstöße können zu erhöhten Strafen oder offiziellen Steuerprüfungen führen.

• Bei verspäteter Einreichung können Verwaltungsstrafen von bis zu 3.000 Euro anfallen.
• Auslassungen oder falsche Angaben können zu Strafen von bis zu 1.350 Euro führen.
• Bei geringfügigen Verzögerungen (1 bis 2 Monate): 25 Euro pro fehlender Rechnung, mindestens 75 Euro, höchstens 1.500 Euro.
• Wiederholte Verstöße können zu erhöhten Strafen oder offiziellen Steuerprüfungen führen.

Im Rahmen der Reformen des EU-Binnenmarktes Mitte der 1990er-Jahre wurde ein Meldesystem namens Intrastat eingeführt, um den Warenverkehr zwischen den EU-Ländern zu verfolgen. Intrastat-Meldungen erfassen den Wert und das Volumen des innergemeinschaftlichen Handels für mehrwertsteuerpflichtige Unternehmen.

Wenn in Belgien mehrwertsteuerpflichtige Unternehmen, ob ansässig oder nicht ansässig, Waren in ein anderes EU-Land oder aus einem anderen EU-Land verkaufen oder verbringen, muss dieser innergemeinschaftliche Handel in der Intrastat-Meldung erfasst werden.

Intrastat-Meldungen listen Waren, die aus Belgien versandt werden, als „Versendungen“ und solche, die nach Belgien gebracht werden, als „Eingänge“ auf. Intrastat findet keine Anwendung, wenn Waren von außerhalb der EU eintreffen (Exporte) oder aus der EU versandt werden (Importe).

Eine Nullmeldung ist auch dann erforderlich, wenn im betreffenden Monat keine innergemeinschaftlichen Warenbewegungen stattgefunden haben.

Alle mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmen müssen den Gesamtwert aller Waren, die sie an andere EU-Mitgliedstaaten geliefert oder von diesen erworben haben, in ihrer Mehrwertsteuererklärung angeben. Sobald sie jedoch die Intrastat-Schwellenwerte überschreiten, müssen sie Ergänzungsmeldungen (EM) einreichen.

Die aktuellen jährlichen Schwellenwerte sind folgende:

Überschreitet ein Unternehmen in einem Kalenderjahr einen der Schwellenwerte, werden Intrastat-Meldungen ab dem Folgemonat für den Rest des laufenden Jahres und für das gesamte nächste Jahr obligatorisch.

Übersteigt der Jahreshandel 25 Millionen Euro, müssen zusätzliche Daten — wie Transportart und Incoterms — angegeben werden.

Welche Informationen sind in einer belgischen Intrastat-Meldung enthalten?

Jede innergemeinschaftliche Warenbewegung muss gemeldet werden mit:

• Handelsklassifikation (KN8-Warencode)

• Wert (Transaktionsbetrag)

• Menge und Eigenmasse (kg)

• Ursprungs- und Bestimmungsland

• Art der Transaktion

• Lieferbedingungen (falls zutreffend über 25 Mio. €)

• Transportart (falls zutreffend über 25 Mio. €)

  
  

Korrekturen müssen für frühere Einträge vorgenommen werden, bei denen der Wertfehler 25.000 Euro übersteigt oder die Gewichtsabweichung mehr als 20 % beträgt.

Wann müssen belgische Intrastat-Meldungen eingereicht werden?

Monatliche Intrastat-Meldungen müssen bis zum 20. Tag des Monats nach den Warenbewegungen eingereicht werden. Fällt das Fristende auf einen Feiertag oder Sonntag, verschiebt es sich auf den nächsten Werktag (Hinweis: Samstage zählen als Werktage).

Die Einreichung muss elektronisch über das OneGate-Portal der Belgischen Nationalbank (BNB) erfolgen.

Ab 2024 ist die Anmeldung bei OneGate nur noch mit einem qualifizierten elektronischen Zertifikat oder via CSA möglich – Anmeldungen mit Benutzername/Passwort werden nicht mehr akzeptiert.

Welche Strafen drohen bei Nichteinhaltung der belgischen Intrastat-Meldepflicht?

Verspätete, fehlende oder ungenaue Intrastat-Meldungen können zu Verwaltungsstrafen von 100 Euro bis zu 10.000 Euro führen. Wiederholte Verstöße können die Strafe verdoppeln. Seltene oder schwerwiegende Fälle können strafrechtliche Sanktionen oder Freiheitsstrafen nach sich ziehen.

• In seltenen und schwerwiegenden Fällen können strafrechtliche Sanktionen, einschließlich Freiheitsentzug drohen.

  
  

Mehrwertsteuer bei Konsignationslager in Belgien

Nicht-belgische Unternehmen ohne feste Niederlassung (lokales Unternehmen, Personal, Büros usw.), die Waren zum Weiterverkauf lagern, müssen sich möglicherweise in Belgien mehrwertsteuerlich registrieren, um den Eingang der innergemeinschaftlichen Lieferung und den Weiterverkauf zu erfassen. Dies umfasst gegebenenfalls eine Mehrwertsteuererklärung und Steuerzahlungen.

Vereinfachungsregelung zur belgischen Mehrwertsteuer bei Lagerbeständen

In der Europäischen Union und gemäß der EU-Mehrwertsteuerrichtlinie gibt es zwei mögliche Regelungen für die Verwaltung der Mehrwertsteuer auf Lagerbestände. Belgien wendet beide Modelle an: Konsignationslager und Abruflager.

Konsignationslager in Belgien

Werden die Waren in einem einzigen Lager des Kunden unter dessen Kontrolle gelagert (auch wenn das Eigentum noch nicht übergegangen ist), kann der ausländische Verkäufer die belgische Mehrwertsteuerregistrierung durch die Vereinfachungsregelung für Konsignationslager vermeiden. Diese Regelung wurde im Anschluss an die „Quick Fixes“ der EU mit Wirkung zum 1. Januar 2020 umgesetzt.

Die Anforderungen umfassen:

• Der Verkäufer hat keine belgische Mehrwertsteuernummer

• Eine gültige Konsignationsvereinbarung liegt vor

• Die Waren werden im Rahmen einer Vereinbarung mit Rückgaberecht gelagert

• Der Kunde führt die Lagerbestandsaufzeichnungen im Namen des Verkäufers

• Der Kunde stellt zum Zeitpunkt der Lieferung einen Warenbegleitschein aus

  
  

Im Rahmen dieser Regelung berücksichtigt der Käufer:

1. einen innergemeinschaftlichen Erwerb bei Wareneingang
2. eine inländische Reverse-Charge-Lieferung bei Eigentumsübergang

Hinweis: Der Verwaltungsaufwand obliegt dem Käufer, um sicherzustellen, dass alle Bedingungen erfüllt sind.

Konsignationslager in Belgien

Wenn der Verkäufer die Kontrolle über die Waren behält oder an mehrere Kunden in Belgien verkauft, muss er sich in Belgien für die Mehrwertsteuer registrieren lassen.

In diesem Fall muss der Verkäufer Folgendes melden:

• einen innergemeinschaftlichen Wareneingang in Belgien

• einen Inlandsverkauf an den belgischen Käufer

  
  

Ist der Käufer mehrwertsteuerlich registriert, kann die Lieferung nach den örtlichen Vorschriften mehrwertsteuerbefreit sein, eine Registrierung ist jedoch weiterhin erforderlich.

Zusätzlich werden Waren, die von außerhalb der EU eingehen, als Importe behandelt. Dies führt zu einer separaten Mehrwertsteuerregistrierungspflicht, unabhängig von der Struktur der Lagerbestandsführung.