Spanische Mehrwertsteuersätze und Mehrwertsteuerpflichten

Als Mitgliedstaat der Europäischen Union (EU) hält sich Spanien an die EU-Vorschriften zur Mehrwertsteuer (MwSt.). Wie andere Mitgliedstaaten legt Spanien seinen eigenen allgemeinen Mehrwertsteuersatz fest, sofern dieser über dem EU-Mindestschwellenwert von 15 % liegt.

Der allgemeine Mehrwertsteuersatz in Spanien beträgt 21 %. Es gibt auch ermäßigte Mehrwertsteuersätze von 10 % und 4 %. Der stark ermäßigte Steuersatz von 4 % gilt für lebensnotwendige Güter wie Grundnahrungsmittel, Bücher, Zeitungen und bestimmte medizinische Hilfsmittel.

In Spanien mehrwertsteuerlich registrierte Unternehmen müssen den korrekten Mehrwertsteuersatz auf ihre Lieferungen von Waren oder Dienstleistungen anwenden und die erhobene Steuer durch Einreichung regelmäßiger Mehrwertsteuererklärungen an die spanische Steuerbehörde, Agencia Estatal de Administración Tributaria, abführen.

Eine begrenzte Anzahl von Organisationen wie bestimmte öffentliche Einrichtungen, Bildungseinrichtungen und gemeinnützige Organisationen können von der Mehrwertsteuer befreit sein. Unternehmen, die mit diesen Einrichtungen Geschäfte tätigen, sollten die korrekte mehrwertsteuerliche Behandlung überprüfen.

Nicht-EU-Bürger können die Mehrwertsteuer auf berechtigte Einkäufe in Spanien zurückfordern. Der Mindestbetrag pro Beleg beträgt 90,16 Euro und der Antrag muss über genehmigte elektronische Systeme bearbeitet werden, bevor die Waren die EU verlassen.

Eine gültige Mehrwehrsteuernummer ist in Spanien für jedes Unternehmen erforderlich, das steuerpflichtige Tätigkeiten ausübt, unabhängig davon, ob es in Spanien ansässig oder nicht ansässig ist. Es gibt keinen nationalen Schwellenwert für die Mehrwertsteuerregistrierung — jede steuerpflichtige Transaktion erfordert eine Registrierung.

Für grenzüberschreitende Waren und Dienstleistungen im Business-to-Consumer-Bereich (B2C) gilt der EU-weit einheitliche Schwellenwert von 10.000 Euro für das One-Stop-Shop(OSS)-Verfahren. Unternehmen, die diesen Wert überschreiten, müssen sich im Bestimmungsland registrieren oder sich für das OSS-System entscheiden.

Weitere Informationen zur Mehrwertsteuerregistrierung in Spanien finden Sie auf unserer Seite Spanische Mehrwertsteuerregistrierung.

In Spanien müssen mehrwertsteuerpflichtige Unternehmen regelmäßig Mehrwertsteuererklärungen mit dem Formular 303 einreichen. Diese Erklärungen weisen die auf Verkäufe erhobene und die bei Käufen angefallene Mehrwertsteuer aus. Die Erklärungen werden je nach Geschäftsumsatz und Mehrwertsteuersystem vierteljährlich oder monatlich eingereicht.

Eine jährliche zusammenfassende Mehrwertsteuererklärung (Formular 390) muss ebenfalls eingereicht werden, außer bei Unternehmen, die an den Systemen „Sofortige Informationsübermittlung“ (SII), REDEME oder der Mehrwertsteuergruppe teilnehmen. Alle Erklärungen müssen elektronisch über das Portal der Agencia Tributaria erfolgen.

Weitere Informationen zur Mehrwertsteuerregistrierung in Spanien finden Sie auf unserer Seite Spanische Mehrwertsteuererklärungen.

Ausländische Unternehmen, die Waren in Spanien lagern, ohne dort über eine feste Niederlassung zu verfügen, müssen sich unter Umständen für die Mehrwertsteuer registrieren lassen, um Importe und die anschließenden Verkäufe vor Ort zu melden.

Abruflager: Werden Waren unter der alleinigen Kontrolle eines einzelnen spanischen Kunden auf Kommissionsbasis gelagert, ist eine Mehrwertsteuerregistrierung unter Umständen nicht erforderlich, sofern bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind, darunter die Eigentumsübertragung innerhalb von 12 Monaten und die Angabe der Mehrwehrsteuernummer.

Konsignationslager: Werden Waren für mehrere Kunden gelagert, muss sich der Lieferant in Spanien für die Mehrwertsteuer registrieren lassen. Je nach Transaktion kann das Reverse-Charge-Verfahren zur Anwendung kommen.

Für Waren, die von außerhalb der EU importiert werden, ist aufgrund der Einfuhrverpflichtungen in der Regel eine Mehrwertsteuerregistrierung erforderlich.

So können Unternehmen die spanische Mehrwertsteuer zurückfordern:

• EU-Unternehmen: Können gemäß der 8. Richtlinie Erstattungen beantragen, indem sie Anträge bis zum 30. September des auf das Rechnungsdatum folgenden Jahres über das Portal ihrer lokalen Steuerbehörde einreichen.
• Nicht-EU-Unternehmen: Müssen die 13. Richtlinie anwenden, vorbehaltlich von Gegenseitigkeitsabkommen. Anträge müssen bis zum 30. September zusammen mit den entsprechenden Belegen eingereicht werden; unter Umständen ist die Benennung eines Steuervertreters erforderlich.

Spanien verwendet Intrastat-Meldungen, um den Warenverkehr zwischen Spanien und anderen EU-Ländern zu überwachen. Mehrwertsteuerpflichtige Unternehmen müssen Intrastat-Meldungen für Waren einreichen, die spanische Grenzen innerhalb der EU überschreiten.

Intrastat ist erforderlich, wenn steuerpflichtige Waren die Grenzen innerhalb der EU überschreiten:

• Eingänge: Waren, die aus einem anderen EU-Land empfangen wurden

• Versendungen: Waren, die in ein anderes EU-Land versandt wurden

Verwenden Sie die offiziellen Intrastat-Formulare, die Folgendes enthalten müssen:

• Mehrwertsteuernummer des Kunden
• Warenwert
• Ursprungs- oder Bestimmungsland
• Warencode (KN-Code)
• Gewicht und Maßeinheiten

Die spanischen Steuerbehörden verlangen keine gesonderte Genehmigung für innergemeinschaftliche Transaktionen, jedoch müssen Unternehmen in der MIAS-Datenbank (Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystem) registriert sein und über eine gültige spanische Mehrwehrsteuernummer verfügen.

Intrastat-Meldungen sind in der Regel bis zum 12. Werktag des Monats nach dem Berichtszeitraum fällig. Die Meldung erfolgt monatlich für Eingänge und Versendungen, wenn die Schwellenwerte überschritten werden.

Zusätzlich zu Intrastat verlangt Spanien Zusammenfassenden Meldungen (Modell 349) für die innergemeinschaftliche Lieferung von Waren und die innergemeinschaftliche Erbringung bestimmter Dienstleistungen im B2B-Bereich. Diese müssen je nach Transaktionsvolumen monatlich oder vierteljährlich erfolgen.

Registrierte Unternehmen müssen die Vorschriften für Rechnungsstellung, Buchführung und Steuerentstehung einhalten:

• Rechnungen müssen alle erforderlichen Felder enthalten, einschließlich Mehrwehrsteuernummer, Rechnungsdatum und Steueraufschlüsselung.
• Die E-Rechnung ist derzeit für Transaktionen zwischen Unternehmen und Behörden (B2G) obligatorisch und wird voraussichtlich im Rahmen künftiger Digitalisierungsreformen ausgeweitet.
• Unternehmen müssen genaue Bücher führen und die korrekten Regeln für die Steuerentstehung anwenden:
  • Waren: Die Mehrwertsteuer wird fällig, wenn Waren geliefert oder zur Verfügung gestellt werden.
  • Dienstleistungen: Die Mehrwertsteuer wird in der Regel fällig, wenn die Dienstleistung erbracht oder in Rechnung gestellt wird.
  • Import: Die Mehrwertsteuer wird bei der Zollabfertigung fällig.

Erstattungen müssen gemäß den Verfahren für Gutschriften erfolgen, und bei Währungsumrechnungen ist der von der spanischen Zentralbank veröffentlichte offizielle Wechselkurs anzuwenden.

Mehrwertsteuererklärungen und -zahlungen sind ab dem Ende des Berichtszeitraums bis zum Ablauf der gesetzlichen Frist fällig.

Die spanischen Vorschriften für Mehrwertsteuerrechnungen entsprechen der EU-Mehrwertsteuerrichtlinie. Rechnungen müssen wie folgt ausgestellt werden: für nicht steuerpflichtige Personen (z. B. Verbraucher) zum Zeitpunkt der Lieferung; für steuerpflichtige Personen (z. B. Unternehmen) bis zum 16. Tag des Monats, der auf die Lieferung folgt.

Rechnungen – ob elektronisch oder in Papierform – müssen mindestens vier Jahre lang aufbewahrt werden. Sonderfälle können die Aufbewahrungsfristen verlängern: fünf Jahre für Transaktionen mit Anlagegold und sechs Jahre für Geschäftsunterlagen (z. B. Geschäftsbücher, Korrespondenz) gemäß dem Handelsgesetzbuch.

Eine gültige Rechnung muss mindestens die folgenden Elemente enthalten:

• Ausstellungsdatum (und Transaktionsdatum, falls abweichend)

• Eindeutige Rechnungsnummer

• Mehrwehrsteuernummer des Lieferanten (NIF oder gleichwertig)

• Vollständiger Namen und vollständige Adresse des Lieferanten und Kunden

• Beschreibung, Einheitspreis und Menge der Waren oder Dienstleistung

• Etwaige gewährte Rabatte

• Nettobetrag, Mehrwertsteuersatz/-sätze, Mehrwertsteuerbetrag nach Steuersatz und Bruttogesamtbetrag

Vereinfachte Rechnungen können für geringwertige Transaktionen (in der Regel unter 400 € inklusive Mehrwertsteuer) ausgestellt werden. Diese Rechnungen müssen weiterhin die Aufbewahrungsvorschriften erfüllen, auch wenn sie Details wie Kundeninformationen weglassen dürfen.

In Spanien ist die elektronische Rechnungsstellung bei Geschäftsvorgängen zwischen Unternehmen und Regierungsbehörden (B2G) verpflichtend. Rechnungen über 5.000 Euro an öffentliche Stellen müssen im FacturaE-Format über das FACe-Portal ausgestellt und mit einer qualifizierten elektronischen Signatur digital signiert werden. Für Business-to-Business(B2B)-Transaktionen ist die E-Rechnung noch nicht verpflichtend, aber das Regierungsgesetz „Crea y Crece“ wird sie schrittweise vorschreiben. Das spanische B2B-E-Rechnungsmandat wird voraussichtlich um 2027–2028 in Kraft treten.

Bestimmte Steuerpflichtige in Spanien sind verpflichtet, das System zur sofortigen Informationsübermittlung (SII) für die nahezu in Echtzeit erfolgende Mehrwertsteuerberichterstattung zu nutzen. Dies gilt für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über 6.010.121 Euro, Mehrwertsteuergruppen und Unternehmen, die im REDEME-System registriert sind.

Rechnungen müssen innerhalb von vier Kalendertagen nach Ausstellung oder Erhalt gemeldet werden, ausgenommen Wochenenden und nationale Feiertage. Für Februar ist der letzte Werktag des Monats der Stichtag.

Unternehmen, die SII nutzen, sind von der Einreichung der Formulare 347, 340 und 390 befreit. Sie müssen monatliche Mehrwertsteuererklärungen einreichen.

Folgende Datensätze müssen über SII gemeldet werden:

• Buch über ausgestellte Rechnungen

• Bereitstellung von Inkassodaten für Rechnungen, die im Ausgangsrechnungsbuch erfasst sind

• Eingangsrechnungsbuch

• Zahlungsabwicklung für Rechnungen, die im Eingangsrechnungsbuch erfasst sind

• Anlagenbuch

• Buch für spezifische innergemeinschaftliche Transaktionen

• Kasseneingänge

Die Einreichung erfolgt über das Online-Portal der spanischen Steuerbehörde im XML-Format oder mittels zertifizierter Software.