Acer utilizza Avalara VAT Reporting per ottimizzare il processo di gestione dell'IVA

Acer ha un proprio sistema ERP proprietario sviluppato internamente. Una delle problematiche principali per il team fiscale di Acer era assicurarsi che i dati potessero essere adattati ai diversi requisiti dichiarativi previsti nei vari Paesi. Una situazione ulteriormente complicata dal fatto che anche i paesi UE che hanno adottato lo standard di rendicontazione SAF-T possono richiedere informazioni e dati supplementari diversi.

Un’efficace ottimizzazione della catena di approvvigionamento richiede una conoscenza dettagliata delle regole IVA e delle relative modalità di applicazione. Questo aspetto è ulteriormente complicato dai continui tentativi dell’Unione Europea di rendere i propri processi più efficienti, interventi che spesso comportano nuovi oneri per i contribuenti IVA. Grazie alla partnership con Avalara, Acer può contare sulle competenze approfondite in materia IVA del suo team di specialisti, che mantiene VAT Reporting sempre aggiornato sulle nuove normative, le aliquote e gli obblighi di rendicontazione.

La chiave del successo, quando si parla di IVA, risiede nella disponibilità di dati di riferimento affidabili, che potrebbero essere distribuiti all'interno dell'organizzazione in ambienti ERP distinti. È qui che, lavorando con Avalara VAT Reporting, il team di Acer è riuscito a snellire enormemente il processo di gestione dell'IVA e a ridurre drasticamente errori e omissioni.

"Alle autorità fiscali non piacciono gli errori, che possono finire per costare molto di più di quanto costerebbe implementare le tecnologie utili per evitarli", commenta Posky. “Con VAT Reporting abbiamo integrato la soluzione nel nostro processo ERP/IVA in modo che ogni transazione venga elaborata da in modo fluido e verificata in tempo reale.”

La struttura dei dati necessari per integrare VAT Reporting con così tante istanze del sistema ERP, nei 17 paesi in cui la soluzione Avalara è già operativa, è molto dettagliata. Mentre in passato il responsabile IVA di ogni paese scaricava e riconciliava i report per preparare le dichiarazioni mensili in Excel, oggi il sistema automatizza l'estrazione dei dati IVA logici da tutti i sistemi. I dati vengono quindi filtrati, controllati e caricati ogni giorno in VAT Reporting come processo batch.

VAT Reporting esegue quindi più di 140 controlli e segnala eventuali criticità nei dati. Alcune incongruenze vengono corrette automaticamente all'interno del sistema, mentre altre, che riflettono errori nei dati master, vengono segnalate e respinte. I responsabili locali dei dati vengono quindi avvisati affinché correggano i dati di origine e ricarichino il file corretto.

“L'intero processo è fluido e fa risparmiare un'incredibile quantità di tempo,” commenta Posky, “e ci ha permesso di sviluppare aspetti ancora più avanzati e interessanti del sistema, come una dashboard di BI per VAT Reporting, che permette ai responsabili locali di confrontare la qualità dei propri dati con quella degli altri team e di identificare l’origine degli errori.”

L'automazione del processo IVA, con i conseguenti risparmi in termini di tempo e riduzione dei rischi, è solo uno dei vantaggi che Acer ha ottenuto lavorando con Avalara. Posky afferma: "Uno dei motivi per cui abbiamo scelto Avalara rispetto alla concorrenza è che ci ha permesso di sviluppare automazioni molto più innovative e utili, integrabili nel nostro normale flusso di lavoro."

I team di Avalara non solo hanno aiutato Acer a garantire una perfetta integrazione con il loro ERP proprietario, ma continuano a lavorare insieme all’azienda per prepararla alle esigenze future. Posky continua: "È fantastico poter contare su partner commerciali fidati come Avalara, per avere la certezza di gestire tutto nel modo giusto. È un percorso entusiasmante che non vediamo l'ora di portare al livello successivo, quando cominceremo a implementare sistemi in tempo reale come AvaTax, che prevediamo porteranno ancora una volta significativi miglioramenti in termini di efficienza.”