Micro Matic presenta circa 350 dichiarazioni ogni mese in 31 stati. Nick afferma che il suo direttore finanziario impiegava quattro o cinque giorni al mese per preparare le dichiarazioni per ogni stato. Utilizzando Avalara Returns, il suo direttore finanziario ha svolto lo stesso compito in 15-20 minuti.
Il software ha anche ridotto il tempo necessario per aggiungere un nuovo stato. "Prima, il mio CFO poteva impiegare giorni per aggiungere uno stato", ricorda Nick, "facendo in modo che il nostro sistema producesse i dati necessari per compilare un modulo, inviandolo e poi emettendo un assegno quando necessario. Tutto quel tempo è stato eliminato usando Avalara. Ora aggiungere uno stato richiede solo pochi minuti."
Il Texas ha nuovamente sottoposto a revisione contabile Micro Matic all'inizio del 2021, questa volta per un periodo di tre anni successivo all'implementazione di Avalara AvaTax, Avalara Returns e Avalara CertCapture. Questo audit ha richiesto molto meno lavoro. "Siamo riusciti a rispondere a questa verifica circa il 90% più velocemente perché abbiamo implementato Avalara", afferma Nick. "Con CertCapture, posso scaricare facilmente un file di certificati di esenzione basato su qualsiasi parametro di ricerca desideri. Se voglio tutti i certificati per il Texas, per esempio, ci vogliono pochi minuti."
Nick ha capito che poteva fidarsi della conformità di Micro Matic. "Questa volta non dovevamo un dollaro al Texas", afferma Nick. "È un ottimo indicatore di quanto Avalara ci stia aiutando a proteggere l'azienda. Il fattore di errore umano è quasi completamente eliminato."
Nick utilizza anche la funzione campagna in CertCapture per gestire i certificati di esenzione che scadranno a breve. "Ad esempio, io mi trovo in Florida, dove i certificati scadono ogni anno", afferma. "Iniziamo a inviare i messaggi a ottobre o novembre, ed è bello averli gestiti all'inizio dell'anno. Soprattutto rispetto all'accredito di un sacco di fatture in seguito, quando il cliente si rende conto che gli è stata addebitata l'imposta sulle vendite. Ci ha fatto risparmiare tempo anche in questo modo. Inoltre, i nostri clienti sentono che li stiamo aiutando proattivamente a evitare il problema. Utilizziamo questa funzione anche mensilmente per mirare attivamente ai certificati in scadenza in futuro."
