Gestion des certificats d'exonération axée sur l'IA

ECM transforme la gestion des exonérations en une fonction de contrôle des risques en temps réel. À mesure que les certificats sont reçus, ECM les valide au regard des règles propres à chaque juridiction, extrait et vérifie les champs obligatoires à l’aide d’un assistant d'IA, puis signale les certificats expirés, non valides ou manquants par client, zone géographique ou type de document. Les tableaux de bord intégrés et les alertes configurables permettent à votre équipe fiscale d’agir de manière préventive avant que des problèmes ne soient détectés lors d’un contrôle. Les rapports prêts pour les audits vous permettent également de produire les documents demandés par les États dans le cadre de contrôles par échantillonnage, sans devoir fouiller dans des classeurs ou des espaces de stockage partagés.

Lorsque vous franchissez un seuil de lien économique, vous devez soit collecter la taxe, soit détenir un certificat d’exonération valide pour chaque vente antérieure non taxée dans cet État, souvent de manière rétroactive sur la période couverte par le contrôle. ECM vous permet de lancer à grande échelle des campagnes automatisées de relance en plusieurs étapes, par e-mail, courrier postal et via le portail Avalara Exemption Certificate Management, afin de collecter a posteriori les certificats de revente et d’exonération. La solution transmet à chaque client le formulaire approprié pour son État par l’intermédiaire d’Exemption Certificate Management et valide les documents soumis en temps réel. Les certificats d’exonération et de revente sont conservés avec l’intégralité de leur historique. Ainsi, lorsqu’un auditeur demande plusieurs années de documents pour un État dans lequel vous venez de vous immatriculer, vous pouvez y accéder en quelques minutes plutôt qu’en plusieurs mois.

La livraison directe est l’un des éléments déclencheurs de contrôle les plus courants, car le fournisseur, le vendeur et le client final peuvent chacun se trouver dans un État différent, et tous les États n’acceptent pas les certificats de revente établis dans un autre État. ECM met à votre disposition une bibliothèque complète des formulaires acceptés par les différents États, notamment le certificat uniforme de revente pour la taxe sur les ventes et la taxe d’usage de la Multistate Tax Commission, le certificat d’exonération de la Streamlined Sales Tax et les formulaires de revente propres à chaque État. La solution guide chaque acheteur vers le formulaire approprié pour l’État de destination et assure conjointement le suivi des exigences de son État d’origine et de l’État de livraison. Ainsi, un acheteur qui ne dispose que d’un document de revente établi dans son État d’origine peut être invité à fournir un document supplémentaire lorsque l’État de destination l’exige.

Les règles d’expiration varient considérablement selon l’État et le type de certificat. Certains États exigent un renouvellement annuel, comme les certificats de revente de Floride et les certificats d’exonération de l’Alabama. D’autres appliquent des cycles de plusieurs années, souvent compris entre trois et dix ans. Dans certains États, les certificats restent valides indéfiniment tant que les informations sous-jacentes relatives au client demeurent exactes, notamment en Californie, dans l’État de New York et en Pennsylvanie. Les certificats propres à un projet expirent à la fin de celui-ci. ECM intègre des règles d’expiration préconfigurées propres à chaque État, génère des rapports de renouvellement et déclenche des campagnes automatisées Avalara Exemption Certificate Management en plusieurs étapes auprès de vos clients lorsque les certificats approchent de leur date d’expiration. Vous n’avez ainsi plus à effectuer ce suivi manuellement et réduisez le risque d’appliquer une exonération sur la base d’un certificat expiré depuis plusieurs mois. En savoir plus.