Micro Matic reicht monatlich etwa 350 Steuererklärungen in 31 Bundesstaaten ein. Nick sagt, sein Finanzvorstand habe früher jeden Monat vier bis fünf Tage damit verbracht, die Erklärungen für jeden Bundesstaat zusammenzustellen. Durch die Nutzung von Avalara Returns erledigte sein Finanzvorstand dieselbe Aufgabe nun in 15 bis 20 Minuten.
Die Software reduzierte auch den Zeitaufwand für das Hinzufügen eines neuen Bundesstaates. „Früher verbrachte mein CFO möglicherweise Tage damit, einen Bundesstaat hinzuzufügen“, erinnert sich Nick, „unser System dazu zu bringen, die für das Ausfüllen eines Formulars benötigten Daten auszugeben, das Formular einzureichen und dann bei Bedarf einen Scheck auszustellen. All diese Zeit wurde durch die Nutzung von Avalara eingespart. Jetzt dauert es nur noch Minuten, einen Bundesstaat hinzuzufügen.“
Texas prüfte Micro Matic Anfang 2021 erneut, diesmal für einen Zeitraum von drei Jahren nach der Implementierung von Avalara AvaTax, Avalara Returns und Avalara CertCapture. Diese Prüfung erforderte deutlich weniger Aufwand. „Wir konnten auf diese Prüfung etwa 90 % schneller reagieren, weil wir Avalara implementiert haben“, sagt Nick. „Mit CertCapture kann ich ganz einfach eine Datei mit Freistellungszertifikaten herunterladen, basierend auf beliebigen Suchparametern. Wenn ich zum Beispiel alle Zertifikate für Texas haben möchte, dauert das nur ein paar Minuten.“
Nick erkannte, dass er sich auf Micro Matic verlassen konnte. „Wir schuldeten Texas diesmal null Dollar“, sagt er. „Das ist ein hervorragender Maßstab dafür, wie gut Avalara uns hilft, das Unternehmen zu schützen. Der Faktor menschlicher Fehler wird fast vollständig eliminiert.“
Nick nutzt die Kampagnenfunktion in CertCapture auch, um in Kürze ablaufende Freistellungszertifikate zu verwalten. „Ich bin zum Beispiel in Florida ansässig, wo die Zertifikate jährlich ablaufen“, sagt er. „Wir beginnen im Oktober oder November mit dem Versand von Nachrichten, und es ist angenehm, diese Angelegenheiten schon früh im Jahr zu erledigen – insbesondere im Vergleich dazu, später eine Unmenge an Rechnungen gutschreiben zu müssen, wenn der Kunde feststellt, dass ihm Umsatzsteuer berechnet wurde. Das hat uns auch auf diese Weise Zeit gespart. Außerdem haben unsere Kunden das Gefühl, dass wir ihnen proaktiv dabei helfen, diesen Ärger zu vermeiden. Wir nutzen diese Funktion zudem monatlich, um uns gezielt um künftig ablaufende Bescheinigungen zu kümmern.“
