Aufbau einer Umsatzsteuerpraxis der nächsten Generation

Chris Vignone, der über 25 Jahre Erfahrung im Bereich Umsatzsteuer sowohl im öffentlichen als auch im privaten Sektor verfügt, gründete PM Business Advisors, um sich auf einzelstaatliche und kommunale Steuern, Bundessteuern sowie strategische Planung zu spezialisieren. Als die Umsatzsteuerfragen komplexer wurden, sah er eine steigende Nachfrage von Mandanten nach Hilfe bei der Einreichung ihrer Umsatzsteuererklärungen.

Chris fand einen Weg, aus steuerlichen Herausforderungen das Beste zu machen. Dabei baute er den Bereich der Umsatzsteuerberatung bei PMBA erheblich aus und steigerte die damit verbundenen Umsätze, während er gleichzeitig den Arbeitsaufwand und das Risiko im Zusammenhang mit der Umsatzsteuererklärung für mehrere Unternehmensmandanten reduzierte.

Die Verwaltung der Umsatzsteuererklärungen für kleine Unternehmen ist seit dem Aufkommen des E-Commerce in den 1990er-Jahren komplex. Nach dem Urteil des Obersten Gerichtshofs der USA im Fall „South Dakota gegen Wayfair, Inc.“ im Jahr 2018 und den darauf folgenden Gesetzen der Bundesstaaten zum wirtschaftlichen Nexus, die E-Commerce-Unternehmen betreffen, haben diese Komplexitäten erheblich zugenommen.

Chris bemerkte die Auswirkungen. „Kleinere Unternehmen, die früher nur in wenigen Bundesstaaten steuerpflichtig waren, stellten nun fest, dass sie in 20 oder mehr Bundesstaaten und Unterjurisdiktionen steuerpflichtig waren“, sagt Chris. „Und größere Unternehmen wurden mit Hunderten oder mehr Umsatzsteuererklärungen pro Monat überhäuft. Sie waren einfach nicht vorbereitet, hatten nicht die Ressourcen, um die Aufgaben zu bewältigen, und wussten nicht, wohin sie sich wenden sollten, außer an ihre Steuerberater, von denen viele ebenfalls nicht über die nötige Expertise für diese Aufgabe verfügten.“

Chris trifft oft auf Unternehmen, die in mehreren Bundesstaaten meldepflichtig wären, aber die Vorschriften nicht einhalten. Er vermutet, dass es für internationale Unternehmen eine noch größere Herausforderung ist. „Diese Unternehmen wenden sich an uns, weil wir die Erfahrung und die Ressourcen haben, um sie strategisch durch diese Prozesse zu führen.“

PMBA war gut aufgestellt, um dieser gestiegenen Nachfrage nach Dienstleistungen zur Umsatzsteuererklärung gerecht zu werden, da das Unternehmen diese Dienstleistungen seit mehr als zwei Jahrzehnten anbietet. Um jedoch zu expandieren, mussten sie Wege finden, den durch manuelle Prozesse entstehenden Aufwand und das erhöhte Risiko zu verringern.

Nach mehr als 20 Jahren Arbeit mit verschiedenen Umsatzsteuersoftwares, Tabellenkalkulationen und anderen „zusammengeschusterten“ Systemen erkannte Chris, dass er eine einzige Lösung benötigte, um die Anmeldeprozesse für mehrere Mandanten mit Dutzenden bis Hunderten von Formularen in verschiedenen Jurisdiktionen zu verwalten.

Das Problem, sagt er, war, dass es ein solches System nicht gab. „Unser Prozess umfasste viele manuelle Funktionen, die oft die Konvertierung von Dateiformaten und die individuelle Einreichung von Steuererklärungen für Mandanten erforderten – häufig über verschiedene staatliche Websites, was mühsam und zeitaufwendig war. Wir brauchten neue Technologie und ein neues Modell für die Einhaltung der Vorschriften.“

Im Jahr 2019 entdeckte Chris, dass Avalara zwei neue Systeme speziell für Wirtschaftsprüfungskanzleien entwickelt hatte. PMBA nahm am Beta-Test von Avalara Managed Returns for Accountants teil, einer neuen Lösung, die Unternehmen dabei hilft, ihre Umsatzsteuerdienstleistungen durch die Automatisierung des Prozesses aufzubauen oder zu erweitern.

„Avalara hat erkannt, dass es verschiedene Arten von Kanzleien gibt“, sagt Chris. „Einige Kanzleien wollten sich nicht mit der Umsatzsteuer befassen, aber da diese für ihre Unternehmensmandanten immer wichtiger wird, mussten sie entweder mit einer SALT-Praxis zusammenarbeiten, um diese Funktionen zu verwalten, oder eine Partnerschaft mit Avalara für die Erstellung und Einreichung der Steuererklärungen schließen.“

Chris fährt fort: „Es gibt Kanzleien wie meine, die über umfassende Expertise im Bereich der Umsatz- und Gebrauchssteuern verfügen, aber erkennen, dass unsere Mandanten besser betreut werden und unsere Kanzlei erfolgreicher ist, wenn Avalara die mühsamen und risikoreichen Anmeldeprozesse übernimmt, während wir uns auf die Bereitstellung von Beratungsdienstleistungen konzentrieren. Aber wir brauchten eine optimierte Methode dafür.“

Mit Managed Returns for Accountants übernimmt Avalara die Erstellung und Einreichung aller Umsatz- und Gebrauchssteuererklärungen für die Mandanten einer Wirtschaftsprüfungskanzlei. Avalara verwaltet zudem die Überweisung der Steuerbeträge an alle Jurisdiktionen. Kanzleien können ihre Beziehungen zu ihren Mandanten pflegen und stärken sowie die administrative Aufsicht über die Einreichungsprozesse behalten.