Tout ce que vous devez savoir sur le numéro d'identification de TVA de l'UE

Un numéro d’immatriculation à la TVA, également appelé numéro d’identification TVA, est un numéro unique qui permet d’identifier un assujetti, une entreprise, ou une personne morale non assujettie immatriculée à la TVA. Un numéro d'identification TVA se compose généralement de 12 caractères maximum et peut inclure des lettres et des chiffres. Ils sont délivrés par les autorités fiscales de chaque État membre de l'UE, qui ont tous leurs propres numéros de TVA nationaux.

Les entreprises fournissant des biens ou des services dans plusieurs pays de l'UE peuvent avoir besoin de demander plusieurs numéros d'identification TVA. Cependant, des régimes tels que le guichet unique à l'importation (IOSS) et le guichet unique (OSS) peuvent simplifier le processus d'immatriculation à la TVA en permettant aux entreprises de vendre dans plusieurs États membres de l'UE avec une seule immatriculation.

Une fois l'obligation d'obtenir un numéro d'immatriculation à la TVA de l'UE établie, le processus peut commencer. Les entreprises doivent être immatriculées à la TVA dans leur pays d’origine lorsqu’elles sont établies dans l’UE, ou immatriculées fiscalement dans leur pays d’origine lorsqu’elles sont établies hors UE. Elles devront ensuite remplir et soumettre un formulaire d’immatriculation à la TVA dans le pays concerné, accompagné des pièces justificatives nécessaires. Le formulaire de demande est souvent rédigé dans la langue locale du pays concerné, ce qui peut constituer un défi pour les entreprises (un représentant fiscal peut aider à surmonter les barrières linguistiques). Les pays de l'UE sont devenus de plus en plus réticents à fournir des traductions de documents, car cela peut créer des malentendus.

Généralement, une entreprise devra fournir les pièces justificatives suivantes :

• Preuve de l’immatriculation à la TVA ou de l’immatriculation fiscale dans le pays de domiciliation de l’entreprise
• Un exemplaire original du certificat de constitution de la société
• Une copie des statuts de la société
• Un extrait du registre national des sociétés comme preuve d'existence
• De plus en plus souvent, une preuve des opérations commerciales envisagées est demandée, par exemple des contrats ou des factures
• Si l’entreprise désigne un agent fiscal local ou un représentant fiscal, une lettre d’autorisation ou une procuration devra également être fournie

La plupart des pays demanderont d'autres documents avant de délivrer des numéros de TVA. Par exemple, l'Espagne exige une déclaration confirmant que l'entreprise n'a pas d'établissement permanent en Espagne.

Après le dépôt de la demande, l’obtention d’un numéro d’immatriculation à la TVA peut prendre jusqu’à huit semaines, selon le pays chargé du traitement du dossier. Les autorités fiscales peuvent tout à fait poser des questions complémentaires, notamment afin de prévenir la fraude à la TVA. Les entreprises doivent donc s’attendre à devoir fournir des informations supplémentaires.