Una vez establecida la obligación de obtener un número de IVA de la UE, el proceso puede comenzar. Las empresas deben estar registradas a efectos de IVA (empresas de la UE) o de impuestos (empresas de fuera de la UE) en sus países de origen. A continuación, deberán cumplimentar y presentar un formulario de registro de IVA local, junto con la documentación justificativa. El formulario de solicitud suele estar en el idioma local de la nación correspondiente, lo que supone un posible reto para las empresas (un representante fiscal puede ayudar a superar las barreras lingüísticas). Los países de la UE se han mostrado cada vez más reacios a proporcionar traducciones de documentos, ya que esto puede generar malentendidos.
Normalmente, una empresa deberá presentar la siguiente documentación justificativa:
- Prueba de registro a efectos del IVA o registro fiscal en su país de domicilio
- Una copia original del certificado de incorporación de la empresa
- Una copia de los estatutos de la empresa
- Un extracto del Registro Mercantil como prueba de la existencia de la empresa
- Cada vez más, se exige presentar pruebas de la actividad comercial prevista (por ejemplo, contratos o facturas)
- Si la empresa va a nombrar a un agente fiscal o representante fiscal local, una carta de autorización o poder notarial
La mayoría de los países solicitarán otros documentos antes de emitir los números de IVA. Por ejemplo, España exige una declaración que confirme que la empresa no tiene un establecimiento permanente en España.
Tras la presentación de la solicitud, una empresa puede tardar hasta ocho semanas en recibir su número de IVA, dependiendo del país que tramite la solicitud. Es muy probable que las autoridades fiscales formulen más preguntas, en concreto para intentar prevenir el fraude en el IVA, por lo que las empresas deben estar preparadas para que se les solicite información adicional.
