La gestion de la complexité de la taxe sur les ventes nécessitait un poste à temps plein, marqué par une forte rotation du personnel. « Nous devions affecter une personne presque à temps plein au suivi des règles applicables dans chaque comté, municipalité et État où nous vendons nos produits », explique Barb Mika, responsable de la comptabilité des ventes de l’entreprise. « Le taux d’erreur était très élevé… et nous avions déjà fait l’objet de nombreux contrôles. »
Oxbo gérait la taxe sur les ventes au moyen de son système ERP, selon un processus fastidieux et chronophage. « Nous devions effectuer nous-mêmes toutes les recherches sur les lois fiscales propres à chaque État et applicables au secteur agricole », explique Barb. « Il fallait ensuite ajouter chaque juridiction séparément dans nos différents systèmes et les relier entre eux… La configuration pour chaque État était extrêmement complexe. Nos systèmes nous imposaient de fortes contraintes. »
En l’absence de système automatisé pour gérer les certificats d’exonération, les contrôles étaient particulièrement difficiles. « Certains certificats étaient très anciens, d’autres s’étaient perdus… et nous n’avions aucun processus en place pour demander aux clients des formulaires actualisés », précise Barb. La croissance rapide de la clientèle de l’entreprise n’a fait qu’aggraver le problème.
