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Témoignages clients

Pacon fait preuve de créativité dans l’automatisation de sa conformité fiscale

Résultats

Implémentation flexible

Conformité accrue

Processus améliorés

Présentation de l’entreprise

Fondée en 1951, Pacon fournit des produits éducatifs et artistiques aux enseignants, aux élèves et aux artistes. Ces dernières années, l’entreprise a élargi ses gammes de produits, principalement par le biais d’acquisitions qui ont complexifié ses obligations en matière de taxe sur les ventes.

Défis fiscaux

À la suite des acquisitions de Pacon, les exigences relatives à la taxe sur les ventes sont devenues plus complexes et la conformité plus difficile à gérer. L’ajout de nouveaux États n’a fait qu’accentuer les inefficacités. L’ajout d’un seul État pouvait prendre jusqu’à une demi-journée : il fallait télécharger et vérifier les taux en vigueur, puis mettre SAP à jour.

 

Ces étapes devaient être répétées chaque mois pour chaque État afin de suivre l’évolution des taux. « Nous utilisions les fonctionnalités natives de SAP », se souvient Joe Rossmeissl, contrôleur de gestion de l’entreprise. « Il était difficile de suivre tous les changements de taux dans l’ensemble des juridictions. »

 

Pourquoi choisir Avalara ? 

Le fiscaliste du cabinet d’audit de Pacon a recommandé Avalara, une solution cloud qui s’intègre à SAP, ainsi qu’à des centaines d’autres applications métier, afin d’automatiser le calcul de la taxe sur les ventes, le dépôt des déclarations et la gestion des certificats d’exonération.

 

L’intégration à SAP étant essentielle pour Pacon, Avalara a fait appel à DMA, DuCharme, McMillen & Associates, un partenaire spécialisé dans l’intégration de la gamme Avalara à SAP. Joe et son équipe ont étudié deux autres solutions, mais ont rapidement conclu qu’Avalara était le meilleur choix. « La solution répond à tous nos besoins, son prix est compétitif et son interface est moderne », explique Joe. « J’ai également apprécié l’équipe de DMA qui nous l’a présentée. J’ai immédiatement eu confiance en son expertise. »

Mise en œuvre d’Avalara avec DMA

Selon Joe et son équipe, la mise en œuvre et l’intégration ont été étonnamment simples. Avalara AvaTax et Avalara Returns ont été activées en quelques mois seulement, alors même que l’équipe travaillait sur une autre acquisition pendant le projet.

 

Outre la rapidité et la simplicité du déploiement, Joe et son équipe ont été impressionnés par l’implication et la créativité de DMA pour adapter la solution aux besoins spécifiques de Pacon, notamment la gestion des groupements d’achats et l’exonération des clients étrangers.

 

« DMA nous a véritablement accompagnés à chaque étape du processus », explique Joe. « Lors d’autres mises en œuvre auxquelles j’ai participé, le prestataire externe aurait pu nous proposer une solution de contournement ou nous demander de nous en accommoder au motif que nos besoins étaient particuliers. DMA a au contraire adapté la solution précisément à notre activité. C’est l’une des mises en œuvre les plus simples que nous ayons réalisées. »

 

« Je pense que nous exercerons bientôt nos activités dans 46 États, et je crois que ce sera désormais plus simple grâce à Avalara. »

  • — Joe Rossmeissl
  • Contrôleur financier du groupe

 

Résultats

« Le principal avantage est la tranquillité d’esprit que nous procure la certitude de faire les choses correctement », explique Joe. « Par exemple, après qu’Avalara a commencé à déposer nos déclarations en Arizona, nous avons découvert certains éléments concernant l’utilisation des codes de localisation, qui différait de notre propre méthode. Et chaque fois que nous avons constaté un écart dans un taux de taxe, celui d'AvaTax s’est révélé exact, ce qui m’a agréablement surpris. Notre système est clairement mieux préparé aux contrôles que notre ancienne méthode. Le fait que nos auditeurs sachent que nous utilisons Avalara nous inspire une réelle confiance. »

 

Pour une entreprise en forte croissance comme Pacon, la facilité avec laquelle de nouveaux États peuvent être ajoutés constitue un autre avantage majeur. « Il suffit d’activer l’État concerné dans AvaTax, et c’est quelque chose que j’apprécie », explique Joe.

 

Pacon a pu charger dès le début de la mise en œuvre tous les États dans lesquels elle collecte la taxe sur les ventes, car l’entreprise est toujours en phase de croissance. « Ce n’est peut-être pas ainsi que toutes les entreprises mettent en œuvre la gamme Avalara, mais cette approche nous convenait bien », précise-t-il. « Nous sommes désormais prêts pour la suite. L’expérience a été très positive et nous sommes satisfaits du résultat. »

 

 

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