Gestión de certificados de exención basada en IA

ECM transforma la gestión de exenciones en una función de control de riesgos en tiempo real. A medida que llegan los certificados, ECM los valida de acuerdo con las normas jurisdiccionales; extrae y verifica los campos obligatorios con un asistente de IA; y marca los certificados caducados, no válidos o ausentes por cliente, área geográfica o tipo de documento. Los paneles de control integrados y las alertas configurables permiten a su equipo fiscal tomar medidas preventivas antes de que surjan problemas durante una auditoría, y los informes listos para afrontar auditorías te permiten producir la documentación que los estados solicitan durante las auditorías basadas en muestreo sin tener que rebuscar en archivadores o unidades compartidas.

Cuando se supera un umbral de nexo económico, se pasa a ser responsable de recaudar impuestos o de poseer un certificado de exención válido para cada venta previamente no gravada en ese estado, a menudo con carácter retroactivo para el período de revisión de la auditoría. ECM te permite lanzar campañas automatizadas de divulgación multicanal (por correo electrónico, correo postal y el portal de Avalara Exemption Certificate Management) para recopilar certificados de reventa y exención a gran escala, enviar el formulario estatal correcto a cada cliente a través de Exemption Certificate Management y validar los envíos en tiempo real. Los certificados de exención y los certificados de reventa se mantienen junto con tu historial completo, de modo que cuando un auditor solicite años de documentación para un estado recién registrado, se pueda acceder a ella en minutos en lugar de meses.

El envío directo es uno de los motivos más habituales que desencadenan una auditoría, ya que el proveedor, el vendedor y el cliente final pueden encontrarse cada uno en un estado diferente, y no todos los estados aceptan un certificado de reventa de fuera del estado expedido por el vendedor. ECM te ofrece la biblioteca completa de formularios aceptados por los estados (incluidos el Certificado de reventa uniforme de impuestos sobre las ventas y el uso de la Comisión Fiscal Multiestatal, el Certificado de exención de armonización del impuesto sobre las ventas y los formularios de reventa específicos de cada estado), guía a cada comprador hacia el formulario correcto para el estado de destino del envío y realiza un seguimiento conjunto de los requisitos tanto del estado de residencia como del estado de destino del envío. De esta forma, se puede señalar a un comprador que solo tenga un documento de reventa de su estado de origen para que presente un documento adicional cuando el estado de destino lo exija.

Las normas de expiración varían mucho según el estado y el tipo de certificado. Algunos estados exigen una renovación anual (por ejemplo, los certificados de reventa de Florida y los certificados de exención de Alabama), otros tienen ciclos plurianuales (a menudo de tres a diez años) y algunos estados mantienen los certificados válidos indefinidamente, siempre y cuando la información del cliente subyacente siga siendo correcta (por ejemplo, California, Nueva York y Pensilvania). Los certificados específicos de proyectos caducan cuando el proyecto finaliza. ECM tiene preconfiguradas reglas de caducidad específicas para cada estado, genera informes de renovación y activa campañas automatizadas de gestión de certificados de exención con múltiples interacciones dirigidas a tus clientes a medida que los certificados se acercan a su caducidad. Esto elimina la carga que supone el seguimiento manual y reduce el riesgo de que eximas del impuesto basándote en un certificado que caducó hace meses. Más información.